文／蘭州交通大學(xué)檔案館　許惠瑋

探究檔案工作的現(xiàn)狀與發(fā)展

文／蘭州交通大學(xué)檔案館許惠瑋

本文從我國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)狀的闡述加以探究并對(duì)其今后的發(fā)展進(jìn)行展望，讓大家對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化加以了解，對(duì)其在社會(huì)中的地位加以重視。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化；現(xiàn)在狀況；未來(lái)發(fā)展

一、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化意義

檔案工作的主體部分就是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。它不僅涉及到檔案工作的各個(gè)方面，而且起到了使管理更加科學(xué)化的作用。要將檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作的其他方面有效的結(jié)合，就會(huì)產(chǎn)生復(fù)數(shù)級(jí)的效果，這樣會(huì)更好的使檔案工作更好的與時(shí)俱進(jìn)。從另一個(gè)角度看，要是檔案工作不與時(shí)代接軌即不標(biāo)準(zhǔn)化的話，那么與之相關(guān)的各種工作的發(fā)展都將受到限制，既使轉(zhuǎn)變向其他方向發(fā)展最終其工作也將無(wú)法開(kāi)展，在無(wú)序與混亂中結(jié)束。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的作用和意義最重要的體現(xiàn)就是在對(duì)檔案及其各項(xiàng)工作進(jìn)行科學(xué)管理和有序控制上，使得各項(xiàng)工作可以有效的開(kāi)展，從無(wú)序轉(zhuǎn)為有序。因此檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是極為重要的，沒(méi)有它就沒(méi)有檔案工作的現(xiàn)代化的建設(shè)。

二、檔案工作的現(xiàn)狀

（一）推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)是呼應(yīng)了時(shí)代的召喚。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及以及信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案工作得到了新的發(fā)展，其內(nèi)涵也得到了豐富與擴(kuò)展?？傊?，檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)是一種社會(huì)進(jìn)步的必然趨勢(shì)。

（二）檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)是自身事業(yè)發(fā)展內(nèi)在要求?，F(xiàn)在的工作、生活已經(jīng)離不開(kāi)電子產(chǎn)品以及互聯(lián)網(wǎng)了，人們的工作生活已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入了電子時(shí)代。如今的檔案文件已經(jīng)與早前單一的紙制品不同，各種新型載體的出現(xiàn)使得檔案文件的管理難度更加大了。因此需要既科學(xué)又高效的方法來(lái)管理；提供適當(dāng)?shù)沫h(huán)境，合適的技術(shù)來(lái)保管各種形式的檔案。對(duì)于出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，應(yīng)該使用現(xiàn)代化的的知識(shí)來(lái)豐富檔案工作人員的管理方法和手段，即檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。所以說(shuō)檔案管理自身原因決定了其管理工作的現(xiàn)代化的建設(shè)程度。

（三）與之有關(guān)的學(xué)科的大力推廣。在信息類學(xué)科中情報(bào)、圖書和檔案是聯(lián)系較大的三門，因?yàn)檫@三者之間的基本理論，認(rèn)識(shí)論和方法論是大體相同的。為了檔案類自身可以更好的建設(shè)，加快其現(xiàn)代化進(jìn)程就需要將這三類學(xué)科進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，并且跟隨社會(huì)發(fā)展的步伐。因?yàn)闄n案信息是信息資源的一個(gè)分支，所以適用于信息資源管理的相關(guān)理論也是適用于檔案信息的。因此，要將信息資源管理中與現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)的知識(shí)理論合理的運(yùn)用到檔案的現(xiàn)代化建設(shè)工作中來(lái)。只有在不斷的學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短的過(guò)程中才能更好的發(fā)展，檔案工作才能隨著信息資源管理體系在發(fā)展中趨向于成熟而獲得更加豐富和完善的理論知識(shí)，并為其今后的發(fā)展提供有效的理論基礎(chǔ)。由于電子科技的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟，還有媒體技術(shù)被廣泛的使用都在檔案現(xiàn)代化進(jìn)程在技術(shù)上給予很大的支持。檔案管理人員可以充分使用這些手段來(lái)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、設(shè)計(jì)操作界面、設(shè)置自動(dòng)檢索功能以及資料數(shù)據(jù)的備份等等。通過(guò)以上技術(shù)手段，讓檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)不再紙上談兵。

三、檔案現(xiàn)代化建設(shè)未來(lái)的發(fā)展

檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是一件一蹴而就的事，它將是一段艱辛而漫長(zhǎng)的工程，由于它的長(zhǎng)期性導(dǎo)致它在不同的階段有著不同的要求和指標(biāo)。在新紀(jì)元里，檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展有著以下幾個(gè)標(biāo)志性的表現(xiàn)：

（一）科學(xué)化的組織管理。遵照事實(shí)的基本規(guī)律對(duì)于檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一安排和統(tǒng)籌，將所有的工作在量和質(zhì)方面得到有效的提高，這就是所謂的組織管理的科學(xué)化。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作。所謂的進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的需要很強(qiáng)的邏輯統(tǒng)籌能力的工程。該工程主要是在檔案的管理工作中讓其做到簡(jiǎn)化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)，從而達(dá)到降低經(jīng)費(fèi)消耗、增加工作效率、收獲較高效益的目的。是為了讓檔案管理活動(dòng)的效果最佳。

（三）檔案資源的信息化。隨著整個(gè)社會(huì)在信息化發(fā)展程度的加深，總之檔案工作也必須緊跟時(shí)代的步伐，因此檔案資源的信息化管理將是勢(shì)在必行的，同時(shí)這也是為了檔案工作能更好的服務(wù)社會(huì)。檔案資源信息化指的是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段強(qiáng)化檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用。其本身的表現(xiàn)在于數(shù)字化的檔案信息、網(wǎng)絡(luò)化的檔案資源以及信息化的相關(guān)機(jī)構(gòu)。一方面是檔案信息數(shù)字化可以分為檔檔案目錄的數(shù)字化和全文信息的數(shù)字化兩種，這是實(shí)現(xiàn)信息化的一個(gè)前提。由于其在我國(guó)檔案目錄以及全文的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的比較好，為今后的工作提供了有力的保證。另一方面檔案資源網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息采集和核對(duì)。各分部既可以將總部生成的各種數(shù)字文檔發(fā)到檔案館，又可以將即時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)直接記錄到檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)中，保持了信息的的實(shí)效性。檔案館也可以定期到各部門的專門文件夾中采集資料。資料的信息化在現(xiàn)代化建設(shè)中是最為重要的一環(huán)，也是關(guān)鍵性的突破點(diǎn)。只要在未來(lái)發(fā)展中可以將它實(shí)現(xiàn)，檔案信息化就可以實(shí)現(xiàn)了。

四、小結(jié)

針對(duì)檔案工作現(xiàn)在的發(fā)展情況，我們必須要樹(shù)立起全新的創(chuàng)造性思維和可持續(xù)發(fā)展的理念以及與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展態(tài)度，盡快制定檔案信息管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與體系，加速檔案信息數(shù)字化建設(shè)、完善網(wǎng)絡(luò)化的平臺(tái)服務(wù)，并且與相關(guān)方面的工作合理有效的相互協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化飛躍。讓我們的檔案工作在全新的時(shí)代發(fā)揮其自身的特點(diǎn)，使其更好的為社會(huì)服務(wù)。

[1]候昌明.多媒體技術(shù)及其在檔案數(shù)字化建設(shè)中的應(yīng)用[J].檔案學(xué)通訊,2004(2).

[2]張春香,郭忠.現(xiàn)代檔案與檔案工作現(xiàn)代化[J].工程建設(shè)與設(shè)計(jì),2002 (4).