高職院校學生管理信息化探索與實踐

陳佩馥

（遼寧稅務高等?？茖W校，遼寧 大連 116023）

高職院校學生管理信息化探索與實踐

陳佩馥

（遼寧稅務高等?？茖W校，遼寧 大連 116023）

隨著我國高職院校學生管理體系的不斷完善，信息化建設也開始成為院校管理的重要項目之一。然而，從當前各高職院校學生管理信息系統(tǒng)的使用情況來看，在整體管理流程構(gòu)建以及系統(tǒng)整合方面依然存在諸多問題?；诟鞲呗氃盒W生信息化管理的實際需求，本文旨在具體分析當前各院校學生信息化管理的現(xiàn)狀，歸納總結(jié)系統(tǒng)管理存在的共性問題，并有針對性地提出相應的解決對策，希望能為信息化在學生管理領域的進一步發(fā)展提供理論性指導。

高職院校；學生管理；信息化

隨著信息時代的到來，高職院校網(wǎng)絡建設也得到了長足發(fā)展，并為全面推進高職院校管理信息化創(chuàng)造了基本條件?，F(xiàn)如今，許多高職院校都通過購置價格高昂的信息管理系統(tǒng)來強化學生管理工作，但由于部分院校內(nèi)部缺乏管理信息化的實踐經(jīng)驗，信息化管理水平依然較低。因此，如何通過創(chuàng)新手段實現(xiàn)信息系統(tǒng)為學生管理服務，已成為時代需求。

1 高職院校學生管理信息化概述

隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已初步運用到各行業(yè)領域，并滲透到各種管理環(huán)節(jié)中。

1.1 高職院校學生管理信息化管理定義

信息化管理主要指在一定的組織內(nèi)部充分利用信息技術(shù)開發(fā)信息資源，以實現(xiàn)管理效率提高，管理成本降低的動態(tài)過程。高職院校學生管理信息化充分迎合這一定義，在充分利用信息資源和信息手段的基礎上，提高學生管理信息的傳遞和反饋速度，改善管理結(jié)構(gòu)和運行機制。在高職院校整體架構(gòu)體系中，有多個部門分管不同的學生工作，例如招生處、就業(yè)處、學生處、教務處、院系辦公室、黨委、后勤處以及大學生活動中心等，主要負責院校內(nèi)招生管理、就業(yè)管理、心理咨詢、學生綜合測評、安全防護及學生后勤管理等工作。信息化技術(shù)的融入為給各高職學生全方位立體化管理服務理念的快速發(fā)展提供基礎。

1.2 高職院校學生信息化管理的基本要素

高職院校學生信息化管理涉及多個管理要素。第一，信息網(wǎng)絡。該因素是實現(xiàn)院校學生管理信息化的先決條件?，F(xiàn)如今，隨著數(shù)字化時代的到來，各高職院校也開始積極引進這一先進理念和先進技術(shù)，校園網(wǎng)絡開始全面鋪設，許多管理部門更是積極實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，加大計算機中心、網(wǎng)絡實驗室、校園局域網(wǎng)等建設。第二，學生管理信息資源。主要包括學生管理軟件資源、學生信息資源兩大類，即以軟件資源為載體，實現(xiàn)學生信息資源的搜集、整合、集成、處理、分析以及利用。第三，信息技術(shù)應用。使用信息化管理手段的主要目的是將信息技術(shù)應用到學生管理實踐中。而實現(xiàn)學生管理信息技術(shù)應用主要從4個方面著手：強化與思想政治密切相關的建設，建立與院校環(huán)境、管理對象等相適應的信息化管理模式，提高學生管理者的信息化管理理念和技能，實現(xiàn)學生管理信息化技術(shù)的資源整合。第四，創(chuàng)造力。人才決定高職院校信息系統(tǒng)建設的完善性。當前高職院校學生信息化管理主要需要兩方面人才，一方面為通識型管理人才，在掌握信息技術(shù)基本知識的前提下，從事院校各種學生教育管理以及服務工作，另一方面為專業(yè)型管理人才，著重針對信息系統(tǒng)進行專門的管理應用和維護，例如網(wǎng)絡工程師、高級軟件人才等。第五，信息化政策及制度。高職院校學生信息化管理是一個系統(tǒng)性工程，每個環(huán)節(jié)都要有嚴格的規(guī)定，必須針對整個系統(tǒng)的不同環(huán)節(jié)（例如信息資源開發(fā)、網(wǎng)絡建設、技術(shù)應用等）制定一系列的政策及制度，以保障信息化管理的良性發(fā)展。

2 高職院校學生管理現(xiàn)狀

2.1 當前我國高職院校學生管理的具體內(nèi)容

高職院校學生管理是一項系統(tǒng)性工作，其涉及的管理內(nèi)容較多，具體主要可分為三大部分（詳見圖1）：第一，學生思想政治教育。其主要是為院校內(nèi)部學生提供各項思想道德培訓與教育活動，包括黨團教育活動、日常思想政治工作等，幫助學生樹立正確的思想觀念。第二，學生發(fā)展指導。即通過對學生大學生涯輔導、社會實踐指導、心理素質(zhì)咨詢、創(chuàng)業(yè)活動指導以及就業(yè)指導等幫助學生快速適應大學生活，更成熟地走向社會舞臺。第三，學生事務管理。該部分工作主要與學生的大學日常生活息息相關，如學生日常校園生活管理、公寓文化管理、班級管理以及獎貸助勤補管理等。

圖1 高職院校學生管理示意

2.2 當前我國高校學生管理的主要模式

據(jù)了解，當前我國許多高職院校學生管理依然以事務為中心，以穩(wěn)定有序為基本目標。具體操作表現(xiàn)為：第一，以事務為中心。院校內(nèi)部各項事務的開展仍是學生管理者的工作主線，并將事情的完成程度、效果等作為績效評估標準，即以“是否做事、事情成果”為工作主線；第二，實行“金字塔”型管理結(jié)構(gòu)。多數(shù)高職院校學生管理系統(tǒng)依然采取“金字塔”式，其中各院系領導位于金字塔頂端，第二層為各學生管理職能部門（包括黨團組織、教務處、就業(yè)處及其他學生工作部門等），第三層為各院系團總支、辦公室等，第四層則以班級為單位，也是學生管理的最基層；第三，直線型信息傳遞。目前我國高職院校多數(shù)采取四層逐級傳遞的直線型模式，從學校領導到班級進行信息傳遞要利用人為傳遞媒介進行訊息傳播，尤其以會議傳達最為突出。即使有時候會在學校官網(wǎng)或其他信息平臺發(fā)布一些通知，但這些傳遞方式往往起輔助作用。

2.3 信息化為我國高職院校學生管理帶來的發(fā)展機遇

信息化為我國高職院校學生管理提供了一個全新的發(fā)展領域，無論是管理手段還是管理方法、方式上都提出了更高要求。隨著我國教育系統(tǒng)的逐步完善，信息系統(tǒng)已開始走入各大高職院校，其中學生管理信息化已成為社會信息化的重要組成部分。具體來說：第一，實現(xiàn)了高職院校學生管理科學數(shù)字化。據(jù)了解，目前我國多數(shù)高職院校老師在針對學生進行信息統(tǒng)計過程中已開始采取數(shù)字化存儲方式，放棄了以往紙質(zhì)信息登記表的形式，極大地提高了信息收集的效率。尤其一些已經(jīng)建立數(shù)字化校園平臺的高職院校，可將學生管理數(shù)據(jù)提交到中心數(shù)據(jù)庫中，確保信息數(shù)據(jù)的標準化、集成化和共享性，并實現(xiàn)學生管理工作的規(guī)范化、有序化，避免工作重復冗余，降低工作量，提高工作效能；第二，強化師生間的反饋和溝通。據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，截至2014年底，我國網(wǎng)民數(shù)已高達6.3億人，其中大專以上文憑占比近25%。由此可見，高職院校無疑是受網(wǎng)絡時代影響較大的重要團體。加之信息化手段的使用突破了時間與空間的限制，極大地降低了師生間的溝通成本，提升了學生管理者與學生之間的溝通效率。如微信、微博、QQ等網(wǎng)絡新媒體備受高職院校學生鐘愛，如果能將這些新媒體工具運用到學生管理中（如利用新媒體傳播先進思想教育理念、校園時事資料等），便可極大地豐富傳統(tǒng)學生管理工作的傳播形式；第三，是高職院校工作高效化的助推器。高職院校在學生管理過程中采用信息技術(shù)能讓學生管理工作更加高效便捷。以每年高職院校迎新工作為例，原本繁雜的“新生院系/班級查找—登記—注冊學生信息—財務繳費—領取生活用品—寢室報到”等一系列流程通過信息化系統(tǒng)的引進可實現(xiàn)“一步到位”，學生僅需一張身份證就可實現(xiàn)全部流程一次性完成，大大簡化管理工作。除此之外，高職院校其他學生管理工作也可通過這一系統(tǒng)進行簡化，有力推動學生管理工作的現(xiàn)代化、高效化。

3 高職院校學生管理信息化建設存在的主要問題

雖然多數(shù)高職院校都較為重視學生管理信息化建設，但從系統(tǒng)建設情況來看，依然存在許多問題和缺陷。

3.1 軟件投入不足

目前我國許多高職院校管理理念依然較為陳舊，往往更加重視院校硬件建設，導致資金投放比例更加側(cè)重于固定資產(chǎn)投資，甚至造成很多教學設備的閑置浪費。以院校個人計算機設備配置來看，多數(shù)高職院校已將其更換為主流配置，設備性能很高，但相比之下在軟件和人員培訓上卻投入較少，這并沒有從本質(zhì)上改善管理效率，反而容易陷入“軟硬件投入不匹配—應用效果差—不投入”的怪圈，不利于學校對信息化技術(shù)的進一步引入。

3.2 缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

學生信息化建設是一個有機整體，然而由于多數(shù)高職院校在信息化方面的建設投資缺乏連續(xù)性，各院系間關系也相對較為松散，導致學生管理信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。不僅如此，隨著信息技術(shù)的不斷升級改造，院校學生信息化管理系統(tǒng)也面臨著更為頻繁的更新?lián)Q代。如果對系統(tǒng)缺乏長遠規(guī)劃性，一旦系統(tǒng)老化就極有可能無法升級，而重新購置功能更全、技術(shù)更高的系統(tǒng)往往花費較高，從而造成大量的資金浪費和時間成本浪費。因此，針對高職院校學生信息系統(tǒng)進行全面、科學的規(guī)范勢在必行。

3.3 缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準

高職院校在學生管理信息系統(tǒng)建設過程中需要設計統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，以保證系統(tǒng)管理的標準化。然而，就高職院校當前信息數(shù)據(jù)建設情況來看，由于各院系及系統(tǒng)開發(fā)部門間缺乏有效溝通和統(tǒng)一，導致院校內(nèi)存在大量不同標準、不同格式的數(shù)據(jù)，致使院校學生管理信息數(shù)據(jù)共享和交換難度增大。雖然在21世紀初我國教育部已針對學校管理信息標準進行了制度化設定，但許多系統(tǒng)開發(fā)商及院校并沒有完全以這些標準為設計依據(jù)。對此，如何在高職院校內(nèi)部學生管理信息系統(tǒng)中使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準就顯得極為重要。

3.4 信息資源有待進一步整合

雖然各高職院校信息系統(tǒng)構(gòu)建大大簡化了學生管理工作的任務量及工作環(huán)節(jié)，但由于缺乏不同環(huán)節(jié)工作內(nèi)容及工作流程的具體標準，使得不同系統(tǒng)部門的學生信息不能互通共用，導致學生管理信息過于孤立化，從長遠來看并沒有減少信息收集工作的重復性。加之院校不同部門數(shù)據(jù)系統(tǒng)及標準設計不盡相同，人為割斷了院校內(nèi)部不同信息系統(tǒng)間的有機聯(lián)系，導致信息共享無法真正形成。具體來說：第一，院校內(nèi)部不同部門系統(tǒng)建設各有不同。由于高職院校內(nèi)部還設立不同院系，各院系有自己獨立的部門工作，其會針對自身管理需求設定相應的辦公要求及數(shù)據(jù)庫軟件需求，這對整個院校而言涉及面較窄。如果不同院系都采取較為獨立的學生管理方式，其在信息系統(tǒng)上也會顯得極為分散，不能滿足整個院校廣大師生對學生信息查詢的整體需求；第二，對于不屬于院系，部門主要職責的信息系統(tǒng)建設能力較弱，系統(tǒng)功能無法真正發(fā)揮出來。以招生錄取信息的系統(tǒng)輸入輸出為例，如果不同部門在招生錄取信息收集和整理上各有不同，就會造成成千上萬項學生信息要通過學校教務部門重新采集、核對和錄入，加重該部門的工作量，使現(xiàn)代化學生管理信息系統(tǒng)變成管理“累贅”，甚至可能會在集中信息采集過程中出現(xiàn)采集不全面的問題，導致學生畢業(yè)時很多信息并不全面、完整。

3.5 應用缺乏有效集成管理

目前各大高職院校學生管理信息系統(tǒng)大多只起到事務性數(shù)據(jù)管理作用，缺乏對錄入數(shù)據(jù)的集成分析和統(tǒng)計管理，更無法為院校學生管理者提供有效的決策幫助。而且，在這一系統(tǒng)中許多信息并沒有囊括其中，如學生違紀處分、學生基本家庭情況、班級管理及學生本人基本聯(lián)系方式等，不利于學生管理者為深入學生管理提供信息依據(jù)。從信息化發(fā)展程度來看，隨著計算機及網(wǎng)絡信息技術(shù)的迅速普及，我國多數(shù)高職院校學生管理信息化也開始進入普及階段，并基本實現(xiàn)局內(nèi)互聯(lián)。但隨著信息系統(tǒng)的不斷擴大，各高職院校組織內(nèi)部出現(xiàn)大量數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)難以共享等問題，而且院校在信息系統(tǒng)建設過程中往往過于重視個別管理部門的支持，忽略集成管理和工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)性，導致院校內(nèi)部學生管理信息系統(tǒng)只是少數(shù)人在操作，多數(shù)管理者依然從事傳統(tǒng)管理工作，對信息化并沒有太多接觸。以每年畢業(yè)生離校手續(xù)辦理為例，由于無法在集成的學生管理信息系統(tǒng)下辦理各項離校手續(xù)，畢業(yè)生只能利用最原始的方法，通過各業(yè)務環(huán)節(jié)確認審核，并拿到畢業(yè)證和離校通知。在此過程中，學生管理信息系統(tǒng)并沒有發(fā)揮其應有的作用。不僅如此，隨著校園網(wǎng)的不斷發(fā)展，許多獨立的信息主體將相關信息發(fā)布到此類網(wǎng)站上，導致院校所需要的信息散落在這些信息平臺上，并無法形成相應的集成體系，更缺乏有效的組織管理。

4 解決高職院校學生管理信息化建設問題的具體對策

針對上述問題，筆者認為可從以下幾個方面予以解決。

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

各高職院校學生管理信息系統(tǒng)軟件投入不足，更多與相關管理人員缺乏創(chuàng)新管理理念有極大關系。首先，院校領導者要與時俱進，學習先進的信息化理論。高職院校學生管理信息化建設要耗費巨大的人力、物力及財力，更需要多個部門的統(tǒng)籌配合及科學規(guī)劃。因此，高職院校領導者要以身作則，學習先進的信息化理論知識，并緊跟時代步伐，統(tǒng)攬全局，制訂適合本院校信息化建設的長遠目標及規(guī)劃；其次，強化學生管理人員培訓。高職院校學生管理人員是信息系統(tǒng)的主要操作者，采用網(wǎng)上辦公是信息化建設的一個重要手段。因此，高職院校要注重對此類管理人員網(wǎng)上辦公能力的培訓，減少使用傳統(tǒng)手工辦公模式，積極引導和培養(yǎng)他們自覺利用信息化平臺的理念；再次，技術(shù)人員要樹立合作意識。高職院校學生管理信息系統(tǒng)建設和維護需要相關技術(shù)人員的努力。然而，多數(shù)技術(shù)人員往往更注重于鉆研技術(shù)，缺乏對其他管理部門的溝通和工作銜接。對此，相關技術(shù)人員要在系統(tǒng)設計前期通過對本院校領導、管理人員以及學生等進行溝通交流，獲取系統(tǒng)設計思路。最后，幫助學生充分理解和積極使用信息化系統(tǒng)。針對學生樂于接受新事物的特性，高職院校應有針對性地加強對學生信息化素養(yǎng)的培養(yǎng)，正確引導學生運用系統(tǒng)軟件，并保證信息化成為學生校園學習、生活的重要工具。

4.2 優(yōu)化管理流程

針對當前我國多數(shù)高職院校學生管理信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的問題，筆者認為應有針對性的優(yōu)化、再造管理流程，并進行創(chuàng)新性設計和運用。具體而言包括以下幾點。

4.2.1 優(yōu)化系統(tǒng)流程

高職院校學生管理系統(tǒng)流程再造必須排除完全隔離的職能分工思想，強化部門與部門間的合作、銜接。尤其是高職院校五大學生管理部門（院系、招生處、就業(yè)處、學生處以及教務處），更要避免過于孤立工作。其一，針對學生進行學號編碼。即學生在入學以后3年里都要通過該學號進行系統(tǒng)信息的采集和錄入，無需不同部門重新生成，且在校期間的所有信息都會記錄在該學生對應的學號下，方便信息調(diào)閱和查詢。其二，實行學生信息一次采集制。隨著院校管理工作的逐步復雜化，其應設置專門的業(yè)務崗位，針對學生信息進行一次性采集，并將采集內(nèi)容進行整理和系統(tǒng)錄入，在整體過程中要注意信息內(nèi)容的時間順序，從學生入學、學籍管理直到畢業(yè)就業(yè)整個流程要形成一個完整的工作鏈，這不可避免重復性操作，更可快速調(diào)取所需信息數(shù)據(jù)，詳見圖2。

4.2.2 配套措施跟進

上述工作流程設計的最大管理挑戰(zhàn)在于實施部分。由于該業(yè)務流程設計高職院校五大學生信息管理部門，需要相關配套措施予以跟進實施。第一，高層領導認同和直接領導再造。要想實現(xiàn)整個系統(tǒng)流程的順利實施，高層管理者就必須直接領導和參與管理，除堅定不移的變革信心外，更要強化資金、人力資源等方面的支持，減少人為失敗因素的出現(xiàn)。第二，靈活組成團隊。由于學生信息管理工作較為分散，不同管理內(nèi)容分屬不同部門，一旦進行系統(tǒng)化操作，就必須組織專門的團隊針對該系統(tǒng)內(nèi)容展開相關工作和監(jiān)督信息實施，對此，院校需要再造團隊來完成該部分工作。筆者認為，各高職院?？稍O置一個核心信息系統(tǒng)管理團隊，直接對系統(tǒng)重組方案、實施等工作負責，并以院校其他五大學生管理部門為輔助團隊，減少“單兵作戰(zhàn)”，通過核心團隊任務分工以及相關信息責任下放（院校內(nèi)五大部門）等進行合作化管理。但需要注意，整體信息流向依然要進入核心團隊，并有專人針對搜集、整理的學生管理信息進行匯總及上傳，這不僅能通過不同部門的通力合作完成各自負責的業(yè)務內(nèi)容，更能減少交接手續(xù)，實現(xiàn)信息的快速整理和共享。

圖2 高職院校學生管理工作系統(tǒng)流程

4.2.3 強化技術(shù)支持

高職院校學生管理以信息系統(tǒng)為依托，體現(xiàn)出技術(shù)創(chuàng)新的必要性。第一，極大硬件投入。想要真正將信息化融入院校整體學生管理工作當中，就必須強化硬件基礎投入，以安全保障為指導思想，以應用為導向，努力尋求先進信息技術(shù)以運用到院校學生管理當中。在硬件建設過程中，各高職院校還要注意利用現(xiàn)有資源，如可將已建的校園網(wǎng)為骨干，將學生管理信息進行相應的系統(tǒng)整合，并借助網(wǎng)絡以數(shù)據(jù)流形式進行部門間流轉(zhuǎn)和共享；第二，使用物聯(lián)網(wǎng)及LBS技術(shù)。物聯(lián)網(wǎng)可借助無限數(shù)據(jù)通信技術(shù)實現(xiàn)對某一特定信息的收集和整合，并將處理過后的信息傳輸給用戶。因此，各高職院?？沙浞掷梦锫?lián)網(wǎng)的有利條件，在確保學生個人隱私不受侵害的基礎上，隨時掌控學生的準確信息，預防不安全事故發(fā)生，并通過智能口令設置、RFID標簽安裝等為學生校園學習和生活提供便捷。除此之外，LBS（基于位置服務）還可為學生提供主動性的引導服務，對校園基礎設施進行導航以為其提供更精準的服務，極大地便利學生的學習和生活；第三，利用新媒體強化思想政治教育。一直以來，思想政治教育都是各大高職院校的服務軟肋，由于傳統(tǒng)思想政治教育形式過于枯燥，缺乏趣味性，導致此類教育一直無法得到有效推廣和學生的追捧，這極不利于學生管理工作的進一步開展。對此，高職院?？衫卯斍笆褂梅秶^廣的新媒體，以數(shù)字雜志、手機短信、微博和微信等多種形式，進行思想政治教育內(nèi)容的趣味性編輯，并定期采取互動交流的方式，將教育內(nèi)容真正落實到位。

4.3 統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)標準，創(chuàng)新績效評價體系

高職院校在構(gòu)建學生管理信息系統(tǒng)過程中，要注意統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)標準，確保學生信息收集、錄入、整合等工作有一個統(tǒng)一的標準，并將這一標準通過制度形式進行規(guī)范。不僅如此，為驗證這一標準的具體成效，高職院校也要貼近院校工作實際，設計相應的績效評價體系。整體來看，筆者認為高職院校學生管理信息化績效評價體系可以由六部分構(gòu)成。第一部分，戰(zhàn)略地位評價。即從信息化的年度運營維護投資、年度資金投入占比、經(jīng)營增長率等指標來客觀反映信息化投入使用后的管理能力變化及成就，確保投入產(chǎn)出比的逐步提高；第二部分，基礎設施評價。技術(shù)設施普及情況在一定程度上可反映高職院校整體信息化的普及水平，如個人電腦擁有率、校園網(wǎng)覆蓋率、學生管理信息系統(tǒng)普及率等可反映出該院校信息資源的交換能力，幫助院校相關部門有針對性的進行改善和管理；第三部分，應用狀況評價?；谛畔⒒木C合辦公系統(tǒng)使用情況、學生管理信息收集情況、畢業(yè)生就業(yè)情況以及每年招生情況等的評價都能直接反映出信息系統(tǒng)的完善程度。而高職院校也可通過這一信息系統(tǒng)極大地方便各項教學、行政工作。對此，院校有關部門要注重系統(tǒng)應用狀況評價，如通過對系統(tǒng)注冊數(shù)、每日訪問量、相關管理系統(tǒng)使用次數(shù)等指標來進行綜合評估和分析，并根據(jù)使用實際情況進行二次開發(fā)；第四部分，信息資源評價。各種學生、教務等信息資源的開發(fā)和利用是高職院校學生管理信息化的核心部分。因此，有關部門要針從教師、學生層面所需信息資源著手，針對諸如學生信息量、各職能部門信息量等資源的利用情況進行客觀評價；第五部分，人力資源評價。人力資源是確保學生信息化管理的基礎，可通過定期信息化培訓人次、信息技術(shù)支持隊伍規(guī)模、信息化部門規(guī)模等指標進行具體衡量，側(cè)面反映信息化后勤保障機制的構(gòu)建情況，以便及時做好相應調(diào)整；第六部分，組織機構(gòu)和管理評價。高職院校要以教育部下發(fā)的行業(yè)標準規(guī)范為信息化建設依據(jù)，并通過內(nèi)部機構(gòu)設置來考察信息系統(tǒng)的實際執(zhí)行情況，確保系統(tǒng)管理安全。

4.4 創(chuàng)新管理手段

第一，革新管理方式。在有條件的情況下，高職院校應設置信息化工作領導小組，以學生管理為目標，運用現(xiàn)代化項目管理系統(tǒng)理念，通過激勵型管理手段，針對學生管理整個系統(tǒng)進行有效管理。需要注意的是，在整個信息化管理項目推進過程中，該小組要充分了解院校原有管理方式的優(yōu)勢及弊端，并找出其余現(xiàn)行信息系統(tǒng)化管理方式的最佳契合點，實現(xiàn)學生管理從封閉的局域性管理向開放式網(wǎng)絡化管理的轉(zhuǎn)變；第二，依托平臺提升精細化管理程度。信息系統(tǒng)的引入不僅是為了提升學生管理的效率，更是要將管理工作做精、做細。因此，在具體工作過程中要注重信息化管理手段的個體指導，減少系統(tǒng)疏漏，確保學生管理工作以及服務工作的精細化；第三，完善信息化保護體系。在信息系統(tǒng)設計過程中也要注意進行系統(tǒng)安全等級保護，學生管理信息系統(tǒng)中涉及許多學生個人隱私信息，設置安全等級保護極為重要。具體操作過程中，系統(tǒng)維護部門要充分考慮網(wǎng)絡信息安全問題，通過入侵檢查系統(tǒng)、網(wǎng)絡防火墻等的使用來確保信息安全。不僅如此，還要設置嚴格的信息查詢和使用等級權(quán)限（即不同職能部門的信息查詢權(quán)限要與本部門工作范疇相匹配），制定嚴格的信息安全規(guī)章制度，針對惡意盜取系統(tǒng)信息以及疏忽大意導致信息泄露等問題要予以嚴厲處罰，以從主觀上保證學生管理信息化安全。

4.5 實現(xiàn)系統(tǒng)集成及功能定位

高職院校學生管理信息系統(tǒng)在集成管理過程中要注意實現(xiàn)功能定位。具體來說：第一，可擴展、可移植功能。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，未來高職院校學生管理業(yè)務建設的走向依然并不明朗，不確定因素較多，這要求系統(tǒng)集成要擁有高性能、可移植、可擴展的功能，以此來規(guī)避新舊系統(tǒng)更替過程中系統(tǒng)融合難的問題，降低信息化建設的成本，提高學生管理信息化的效率；第二，信息共享功能。即院校要排查內(nèi)部各信息系統(tǒng)之間存在的異構(gòu)特征，并針對異構(gòu)部分進行系統(tǒng)重置，確保各部門采用的系統(tǒng)及數(shù)據(jù)標準完全一致，以減少信息共享過程中出現(xiàn)的信息差異性；第三，業(yè)務流程關聯(lián)。即各高職院?？梢砸袁F(xiàn)有的校園網(wǎng)為依托，實現(xiàn)學生從入校到畢業(yè)離校整個管理流程的銜接；第四，同一界面。即要統(tǒng)一學生信息系統(tǒng)界面，并針對不同學校和系統(tǒng)管理者設置不同的信息查詢和管理權(quán)限（例如，院系領導只能查詢本院系學生信息、學生只能查詢個人信息等權(quán)限設定），系統(tǒng)用戶還可通過輸入用戶名和密碼進入系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的快速查詢和使用。需要注意的是，系統(tǒng)中學生個人管理信息界面也要保持一致，設計統(tǒng)一的表格和信息收集項，例如學生基本信息、電子照片、家庭信息、宿舍信息、學習情況、違紀處理信息、獲獎信息以及畢業(yè)就業(yè)情況等，從而全面掌控不同學生在校期間的學習、生活情況。

總而言之，信息系統(tǒng)引入高職院校學生管理工作是教育體系發(fā)展的必然要求。抓好高職院校學生信息化管理工作，必須在掌握本院校實際工作環(huán)境的基礎上，分析院?，F(xiàn)有職能部門的內(nèi)部業(yè)務流程，并有針對性的進行業(yè)務流程重組。通過上述分析不難看出，當前我國高職院校在學生信息化管理過程中依然存在軟件投入不足、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準、信息資源有待進一步整合以及應用缺乏有效集成管理等問題，需要相關高職院校領導及管理部門轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理手段，優(yōu)化再造管理流程，并以績效評價體系為系統(tǒng)實施保障，實現(xiàn)系統(tǒng)集成化管理。

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