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      檔案的信息化管理改革創(chuàng)新途徑

      2015-10-14 23:34安冰冰
      卷宗 2015年10期
      關(guān)鍵詞:信息化管理檔案改革

      安冰冰

      摘 要:檔案作為一個信息的載體,它的管理工作對于各個大型機(jī)構(gòu)來說也是至關(guān)重要的。就如今而言,在檔案管理工作上依然存在一些問題,工作人員必須清楚地認(rèn)識到它的重要性才可以更好的改進(jìn)管理工作的不足。本篇文章主要針對當(dāng)前國內(nèi)檔案管理工作向信息化管理轉(zhuǎn)變的過程中存在的諸多問題作為了深入的探究,并為其指出了一條明路。

      關(guān)鍵詞:檔案;信息化管理;改革

      如今,時代的發(fā)展,科技的進(jìn)步,網(wǎng)絡(luò)和新型檔案管理軟件也在此背景下誕生并不斷發(fā)展,極大地影響了我國傳統(tǒng)的檔案管理模式,很大程度上促進(jìn)了其朝著信息化和技術(shù)的道路前進(jìn)。而在此背景下,科技發(fā)展速度加快,對檔案管理工作來說也是一個大挑戰(zhàn),此外,也對檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展帶來了契機(jī)。所以,在當(dāng)前狀況下,加快檔案信息建設(shè)的腳步才是首要問題。

      1 檔案信息化管理

      實(shí)現(xiàn)檔案信息化意味著和傳統(tǒng)的檔案管理模式告別,計(jì)算機(jī)技術(shù)自然也是在其中得到運(yùn)用。因此,要科學(xué)有效的管理檔案的話就要必不可缺的就是信息化技術(shù),因?yàn)樗粫驗(yàn)闀r間而發(fā)生任何變化,可以有效地檔案進(jìn)行分類,排序,查詢等,無需耗費(fèi)多余的人力和物力去查閱檔案。此外,傳統(tǒng)的檔案資料都是用是紙張來記錄的,時間一久容易發(fā)黃褪色,字跡模糊不清,腐爛,蟲蛀等狀況,最終導(dǎo)致檔案無法正常使用。但是使用信息化方式來進(jìn)行管理的話,就可以讓檔案變得更加安全,不會受到上述的危害。使用信息化方式來管理,對于檔案管理發(fā)展是一個重要的飛躍,在實(shí)現(xiàn)的過程中,工作人員獲得的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)都是獨(dú)一無二而且寶貴的。當(dāng)今時代,管理技術(shù)多樣化,要選擇一條正確的發(fā)展方向也是困難的,而且我們無法預(yù)料到結(jié)果究竟如何。路途漫漫,不僅僅只是用行動表明就可以了,傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載到信息化記載都是需要一個過程。所以,要實(shí)現(xiàn)的話應(yīng)該把制度改革,方式創(chuàng)新等作為前提條件,再加快檔案管理信息化管理的腳步。僅憑一張紙而言,平鋪的時候占據(jù)的面積大,但是對折再對折之后就會變得渺小。而如今,在推進(jìn)各個層面的發(fā)展過程中都是有這樣的規(guī)律,都是希望用低消耗獲取高效益。

      2 當(dāng)前我國檔案信息化管理中存在的問題

      2.1 信息化管理意識薄弱

      檔案管理在傳統(tǒng)管理模式的影響下,使得在引入新型的現(xiàn)代化管理模式之后還無法及時的認(rèn)識到提升信息化管理水平的迫在眉睫性,一小部分的領(lǐng)導(dǎo)也沒有以身作則推進(jìn)信息化管理進(jìn)程,使得該過程缺乏了科學(xué)管理和指導(dǎo),不利于檔案開發(fā)和使用,阻礙了我國檔案管理現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

      2.2 檔案管理信息化程度不足

      即使在如今,信息化已經(jīng)得到大范圍的運(yùn)用,可是依然有諸多單位在檔案管理工作上還沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理,仍然是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄和收藏,遇到惡劣天氣極易毀壞,使得檔案無法正常使用,失去其利用價值,且紙質(zhì)的檔案不好翻閱??梢姡鱾€單位畢竟加快全面你建設(shè)信息化檔案管理的腳步,以確保檔案可以發(fā)揮其真正的效用。

      2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

      檔案管理工作的主體是管理人員,他們的專業(yè)水平對檔案管理工作水平的高低與否起著決定性的作用。就如今,我國諸多單位中都缺乏專業(yè)素質(zhì)水平高的高端管理人才,在職管理人員的年齡呈現(xiàn)出高齡化的趨勢,多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn),在網(wǎng)絡(luò)信息時代也很難相適應(yīng),此外,一些工作人員未充分履行自己的責(zé)任,檔案管理工作不夠認(rèn)真,也沒有及時完善更新檔案信息,這些都是造成我國檔案管理效用低的原因。

      3 檔案管理信息化改革創(chuàng)新途徑

      要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理這一目標(biāo)就需要把握系統(tǒng)性原則,從以下幾個方面出發(fā)。

      3.1 增強(qiáng)檔案管理信息化的管理意識

      如今,信息化檔案管理在信息化時代背景下已經(jīng)充分的顯現(xiàn)出了自己的先進(jìn)一面,所以強(qiáng)化檔案信息化管理意識是提升檔案管理信息化水平的重要途徑。第一,作為單位領(lǐng)導(dǎo),要對信息化管理有充分的了解和認(rèn)識,認(rèn)識到它的先進(jìn)性,從而提供資金和政策的扶持。此外,要對檔案管理做科學(xué)規(guī)范化管理,就必須嚴(yán)抓檔案歸檔工作。第二,樹立堅(jiān)持信息化管理的理念,推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。第三,利用“開放式”的檔案管理方法來轉(zhuǎn)移發(fā)展重心即最優(yōu)服務(wù)。

      3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化整體規(guī)劃

      檔案管理信息化為單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù),所以要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就要對整體規(guī)劃引起足夠的重視。根據(jù)實(shí)際情況出發(fā),通過民主科學(xué)討論來制定信息化檔案管理的發(fā)展規(guī)劃,帶動檔案管理工作整體發(fā)展。在制定整體規(guī)劃的過程中需要明確好目的,注重計(jì)劃的可行性,靈活性等。與此同時還要建設(shè)一個檔案信息網(wǎng)站,利用網(wǎng)頁的形式為來大家提供信息資源服務(wù),讓大家更好的使用檔案資源。建設(shè)檔案信息網(wǎng)站要注意操作系統(tǒng)的升級和不斷完善更新的能力,畢竟此過程中包含了搜索,歸檔,下載等多環(huán)節(jié)。此外,還要引入先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備來為檔案管理提供有力的支持。

      3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化的技術(shù)保證

      通過加快推動信息資源數(shù)字化發(fā)展的腳步,可以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化檔案管理信息化的技術(shù)保證目標(biāo)。從檔案管理信息化的核心點(diǎn)來說,信息資源數(shù)字化就是其核心。它是利用電子檔案的形式來對檔案做保存和保護(hù)。加快實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的目標(biāo),以此來構(gòu)建一個可以充分發(fā)揮效用、系統(tǒng)完善、操作合理、查閱便捷的檔案全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫,再從實(shí)際出發(fā),在檔案網(wǎng)站上發(fā)布有關(guān)的消息,以便為用戶提供更加的全面,便捷的高效服務(wù)。

      3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化的人員保障

      要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作者保證就要從提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平出發(fā),強(qiáng)化對他們的信息化管理技術(shù)的培訓(xùn),引入新人的時候也要提高招收的條件確保管理人員整體素質(zhì)的提高。檔案管理工作開展水平的高低受到管理人員的直接影響,因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變就需要從提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平,思想覺悟等方面出發(fā),以此實(shí)現(xiàn)為檔案管理信息化做出強(qiáng)有力的管理人員的保障目標(biāo)。

      4 結(jié)語

      總而言之,要充分的提高檔案管理信息化水平的根本途徑就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo),此外還可以充分的減少對檔案管理的資金投入。在筆者看來,我國必須意識到檔案管理信息化的重要性,強(qiáng)化檔案管理信息化的意識,加快檔案管理信息化建設(shè)的腳步,以此來為檔案管理科學(xué)規(guī)范健康發(fā)展提供有力的保障。

      參考文獻(xiàn)

      [1]孫麗珍. 增強(qiáng)責(zé)任意識、創(chuàng)新管理方式 加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化[J]. 黑龍江科技信息,2010,28:135+320.

      [2]張瑩. 創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J]. 黑龍江科技信息,2013,08:107.

      [3]田野. 檔案管理信息化建設(shè)工作創(chuàng)新思路研究[J]. 黑龍江史志,2013,19:135.

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