朱麗君

摘 要：在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代和快節(jié)奏的工作環(huán)境下，對(duì)于各類(lèi)信息資源的快速共享已經(jīng)成為社會(huì)的主流需要。同樣，對(duì)于藝術(shù)檔案信息的快速處理、管理和利用提取也不例外。群眾文化藝術(shù)檔案作為藝術(shù)檔案的重要組成內(nèi)容之一，信息量大，內(nèi)容豐富，加強(qiáng)這些信息資源的數(shù)字化管理就顯得尤為重要。本文圍繞實(shí)現(xiàn)群眾文化藝術(shù)檔案數(shù)字化管理的重要性和必要性，以及數(shù)字化管理軟件的利弊來(lái)闡述。

關(guān)鍵詞：群眾文化；藝術(shù)檔案；數(shù)字化

1 上海群眾文化藝術(shù)檔案的發(fā)展背景

上海是中西文化的交匯點(diǎn)，也是中國(guó)多民族文化在上海舞臺(tái)發(fā)展的碼頭和港灣。南來(lái)北往、南腔北調(diào)，融入了全國(guó)各地民族民間的表演形式，同時(shí)也不乏彌漫著西洋藝術(shù)色彩，形成了上海這座大都市獨(dú)具魅力的群眾文化。群眾文化有廣泛的群眾基礎(chǔ)，源自于民、服務(wù)于眾，具有很深的民間性和娛樂(lè)性， 貼近群眾生活，受到群眾的喜歡和廣泛參與。群眾文化的規(guī)模已無(wú)可比擬，且形式與內(nèi)容豐富多樣，繼承傳統(tǒng)又兼具弘揚(yáng)時(shí)代精神，無(wú)疑已成為中華文化的一大看點(diǎn)，而且在不斷完善和充實(shí)。這筆豐厚的文化藝術(shù)資源累積起來(lái)是一筆可貴的藝術(shù)檔案。上海群眾文化藝術(shù)檔案工作起步于80年代，發(fā)展于90年代。上海各區(qū)縣各街道每年都組織舉辦各類(lèi)文化活動(dòng)，豐富群眾的業(yè)余文化生活。各級(jí)群眾文化單位自建立藝術(shù)檔案室開(kāi)展藝術(shù)檔案工作后，按照藝術(shù)檔案的管理要求，積累和保存了一大批群眾文化的藝術(shù)檔案資源。截至到2014年，各區(qū)縣文化館已經(jīng)積累文字材料6450卷29806件，聲像材料7926盤(pán)，照片10萬(wàn)余張，年利用藝術(shù)檔案人次達(dá)700多人。

2 實(shí)現(xiàn)群眾文化藝術(shù)檔案數(shù)字化管理的必要性

藝術(shù)檔案數(shù)字化是我國(guó)文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展的時(shí)代要求，群眾文化藝術(shù)檔案作為藝術(shù)檔案的組成部分，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理也是必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的作用體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1、群眾文化藝術(shù)檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件，代替原件使用；2、數(shù)字化能改善檔案的利用方式，可以不受時(shí)間和空間的限制，使異地調(diào)閱利用成為可能，滿(mǎn)足更多更廣泛的利用求。3、群眾文化藝術(shù)檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)群文文化藝術(shù)資源共享的前提。

3 “上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是國(guó)內(nèi)第一個(gè)以文化館藝術(shù)檔案資源為對(duì)象的數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)了群眾文化藝術(shù)檔案從實(shí)體內(nèi)容管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理的飛躍，為上海社會(huì)文化藝術(shù)資源的積累開(kāi)拓了新的積累途徑，也是推進(jìn)公共文化事業(yè)信息化的基礎(chǔ)性工作之一。

（一）系統(tǒng)構(gòu)成

上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)采用WINDOWS DNA架構(gòu)，是一個(gè)以數(shù)據(jù)為核心，多層次的BROWSER/SERVER計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容以多媒體、網(wǎng)頁(yè)瀏覽形式出現(xiàn)。在應(yīng)用的視覺(jué)效果和內(nèi)容上要優(yōu)于單一的庫(kù)表操作界面。數(shù)據(jù)庫(kù)主要面向資源管理人員和滿(mǎn)足社會(huì)利用的需要，功能齊備、操作簡(jiǎn)便、易于管理和維護(hù)。系統(tǒng)內(nèi)可收錄大量的文字、圖片和音視頻素材，相互間可以通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)置的程序鏈接，找到相關(guān)的所需要的信息。不僅可以在單機(jī)上查詢(xún)，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采集相關(guān)的數(shù)據(jù)信息和遠(yuǎn)程傳送、打印、復(fù)制，數(shù)據(jù)也可以定期增添和修改。同時(shí)還具備統(tǒng)計(jì)功能，可根據(jù)工作所需，分類(lèi)或分項(xiàng)目進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)報(bào)表。庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)也可以通過(guò)備份的形式，保證安全，同時(shí)解決資源實(shí)體管理和數(shù)據(jù)管理的雙重管理方式。

上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)由前臺(tái)和后臺(tái)兩部分組成。前臺(tái)從頁(yè)面的信息源登錄，可以通過(guò)多種方法（精確查詢(xún)和模糊查詢(xún)）檢索相關(guān)內(nèi)容。后臺(tái)主要以管理人員操作和日常管理維護(hù)工作，在取得和確認(rèn)權(quán)限后，可以進(jìn)入后臺(tái)管理頁(yè)面進(jìn)行管理層面的錄入、菜單調(diào)整、統(tǒng)計(jì)、匯總、整理等工作。系統(tǒng)的前臺(tái)瀏覽和后臺(tái)維護(hù)界面統(tǒng)一，一個(gè)入口進(jìn)入，通過(guò)權(quán)限限制不同人員所能訪問(wèn)的模塊。

上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)由總庫(kù)和分庫(kù)兩部分組成。總庫(kù)面向上海市文化藝術(shù)檔案館管理人員，通過(guò)切換功能可以掌握各分庫(kù)的數(shù)據(jù)情況，及提供數(shù)據(jù)查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、備份等。分庫(kù)面向各區(qū)縣文化館檔案管理人員進(jìn)行本單位藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)的錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等。分庫(kù)需要向總庫(kù)同步相關(guān)檔案信息，同步方式用聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)同步或手工拷貝同步方式。

（二）系統(tǒng)功能

1、系統(tǒng)設(shè)計(jì)按網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的瀏覽模式進(jìn)行開(kāi)發(fā)，便于利用者快速便捷的找到相關(guān)的資料。無(wú)論在單機(jī)還是遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)上都可以進(jìn)行搜索。

2、系統(tǒng)查詢(xún)按管理權(quán)限和利用權(quán)限的設(shè)計(jì)要求，以維護(hù)所有者（制作者和被利用者）的權(quán)限，包括公開(kāi)的內(nèi)容和不擬公開(kāi)的內(nèi)容。其中有部分內(nèi)容采用有顯示項(xiàng)目名稱(chēng)，但不能點(diǎn)擊打開(kāi)，必須通過(guò)管理部門(mén)向所有者聯(lián)絡(luò)獲取信息。

3、系統(tǒng)是一個(gè)多媒體性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫(kù)，除了文字、圖片所顯示的內(nèi)容，個(gè)人也可以在網(wǎng)上看到視頻畫(huà)面（有播放時(shí)間限制）。

4、系統(tǒng)除了通過(guò)頁(yè)面查看數(shù)據(jù)外，還可以下載、復(fù)制、打印和發(fā)送，而且還顯示歸檔信息，可以到實(shí)地看到相關(guān)的原始資料，體現(xiàn)社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案管理和實(shí)體管理應(yīng)用的有機(jī)結(jié)合。

5、系統(tǒng)設(shè)計(jì)功能上也考慮到查閱者和管理者對(duì)獲取的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總的實(shí)際需要，充分體現(xiàn)科學(xué)管理信息數(shù)據(jù)的功能。

6、系統(tǒng)采用更安全的措施，除了可以進(jìn)行數(shù)據(jù)有效備份外，還可以按“用戶(hù)管理權(quán)限”、“用戶(hù)身份認(rèn)證”、“管理日志”等有限的進(jìn)行安全運(yùn)行，以保障數(shù)據(jù)信息的安全性。

7、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不僅在頁(yè)面上顯示數(shù)據(jù)目錄，同時(shí)可以在點(diǎn)擊其目錄時(shí)，隨著其顏色的變化，隨時(shí)點(diǎn)擊進(jìn)入全文的查看（附件）和利用。

4 “上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”的實(shí)施意義

1、建立上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不僅解決了區(qū)縣文化館藝術(shù)檔案資源的數(shù)字化管理，提升了藝術(shù)檔案管理工作的科技含量。由過(guò)去傳統(tǒng)的收集、整理、檢索、利用，向更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)化的方向發(fā)展，解決和突破了本行業(yè)藝術(shù)檔案管理傳統(tǒng)的瓶頸，促使藝術(shù)檔案的積累與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展相同步。

2、解決了上海群眾文化藝術(shù)檔案資源的永久保存，解決日常工作利用的重復(fù)復(fù)制問(wèn)題，保護(hù)原件資源不受到損壞；通過(guò)網(wǎng)頁(yè)瀏覽數(shù)據(jù)庫(kù)的全部?jī)?nèi)容，并進(jìn)行復(fù)制和制作；通過(guò)各種統(tǒng)計(jì)功能，方便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)工作。

3、上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一開(kāi)發(fā)，不僅為各文化館提供了工作方便，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，在更大利用范圍中發(fā)揮文化資源的利用價(jià)值，提高公共文化對(duì)于促進(jìn)、宣傳與傳播先進(jìn)文化中的作用，滿(mǎn)足社會(huì)各方面對(duì)文化資源的需求創(chuàng)造條件，擴(kuò)大對(duì)外文化交流的機(jī)遇。

4、上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于我國(guó)其他地區(qū)群文單位的藝術(shù)檔案管理也有一定的應(yīng)用價(jià)值和示范作用，為以后國(guó)家開(kāi)發(fā)全國(guó)性的群文藝術(shù)資源管理創(chuàng)造了良好的條件。

5 “上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”的創(chuàng)新點(diǎn)

上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是國(guó)內(nèi)第一個(gè)以區(qū)縣文化館藝術(shù)檔案資源為對(duì)象的數(shù)據(jù)庫(kù)。從數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容到設(shè)計(jì)方案都從群眾文化藝術(shù)生產(chǎn)規(guī)律出發(fā)，融入管理要求，體現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在資源管理應(yīng)用上的優(yōu)勢(shì)，真正意義上解決群文藝術(shù)檔案從實(shí)體內(nèi)容管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)制作范嚴(yán)格依據(jù)文化部和國(guó)家檔案局頒布的《藝術(shù)檔案管理辦法》和全國(guó)文化館等級(jí)評(píng)估的要求實(shí)施，設(shè)計(jì)流程嚴(yán)格立足于藝術(shù)生產(chǎn)規(guī)律和藝術(shù)檔案管理流程，從而保證了藝術(shù)檔案資源管理的有效性、規(guī)范性、完整性和成套性。為各區(qū)縣文化館準(zhǔn)備文化館等級(jí)評(píng)估材料奠定了基礎(chǔ)，提供了便利。

6 “上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”的局限性

利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理藝術(shù)檔案固然有其獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，但任何事物都是有利有弊的，依我個(gè)人的看法，我覺(jué)得利用術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)管理藝術(shù)檔案還是存在著一些不足：

（一）不具備原始憑證性

我們知道原始性、憑證性是檔案的根本屬性，藝術(shù)檔案也不例外。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)瀏覽所需的藝術(shù)檔案并將之打印出來(lái)，打印件只能作為用于一般性參考的資料，而不具備原始性和法律效力，如果要利用某份藝術(shù)檔案內(nèi)容作為憑證或法律依據(jù)時(shí)，則仍然要以檔案原件為最終的依據(jù)。這也決定了藝術(shù)檔案工作仍然要重視對(duì)檔案實(shí)體的管理，數(shù)字化管理不能取代實(shí)體管理。

（二）對(duì)傳統(tǒng)管理有依賴(lài)性

數(shù)據(jù)庫(kù)要實(shí)現(xiàn)快速檢索、全文查閱、內(nèi)容鏈接等功能，必須以檔案基礎(chǔ)工作為保障。數(shù)據(jù)庫(kù)的健全和完善，需要有好的管理基礎(chǔ)和內(nèi)容，所以做好實(shí)物藝檔材料的立卷歸檔工作仍然是相當(dāng)重要的。如果沒(méi)有完善的收集工作、細(xì)致的手工歸檔基礎(chǔ)、條理的后臺(tái)錄入工作，數(shù)據(jù)庫(kù)是難以發(fā)揮作用的。所以從現(xiàn)有情況來(lái)看，藝術(shù)檔案的現(xiàn)代化管理與傳統(tǒng)管理的共存，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)是一種客觀現(xiàn)象。

（三）數(shù)據(jù)不完善

由于積累的藝術(shù)檔案數(shù)量非常多，對(duì)全部藝術(shù)檔案進(jìn)行數(shù)字化工作的話工作量非常巨大。所以目前數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)已錄入的藝術(shù)檔案資料是很少的，和已積累的藝術(shù)檔案數(shù)量相比而言，只進(jìn)行了極少部分已藝術(shù)檔案數(shù)字化入庫(kù)工作。而且是根據(jù)由現(xiàn)在往前推、重當(dāng)前數(shù)據(jù)的原則進(jìn)行數(shù)字化錄入。所以，藝術(shù)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)錄及后續(xù)錄入工作不可懈怠，從而逐步實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)庫(kù)定期擴(kuò)充、完善。這是一個(gè)長(zhǎng)期性的工作。在目前由于人力、物力、財(cái)力等條件的限制下，沒(méi)有必要也不可能將所有積累的藝術(shù)檔案實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，各單位可以通過(guò)調(diào)研來(lái)了解社會(huì)、群眾的利用需求，制定相應(yīng)的藝術(shù)檔案數(shù)字化處理范圍和入庫(kù)范圍，而不要局限于當(dāng)前形成的藝術(shù)檔案，只要是需求很大的藝術(shù)檔案都應(yīng)首先考慮入庫(kù)，同時(shí)對(duì)藝術(shù)檔案信息進(jìn)一步加工、整理、有序化重組，提高利用者尋找藝術(shù)檔案信息的速度和質(zhì)量；也可將一些有價(jià)值的、但可能不太為人知的藝術(shù)檔案錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)提供給利用者，擴(kuò)大利用范圍，實(shí)現(xiàn)這部分藝術(shù)檔案的再利用。

（四）有一定的風(fēng)險(xiǎn)性

由于數(shù)據(jù)庫(kù)是高新技術(shù)的產(chǎn)物，是實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案計(jì)算機(jī)管理的一種模式，計(jì)算機(jī)存在的一些弊病不可避免的會(huì)影響到數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。如病毒攻擊、硬件故障等意外情況會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)造成破壞，如果沒(méi)有安全管理，那么數(shù)據(jù)庫(kù)中存貯的大量數(shù)據(jù)可能會(huì)全部丟失，所有的勞動(dòng)和付出都會(huì)化為烏有，所以數(shù)據(jù)庫(kù)也面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)。要使風(fēng)險(xiǎn)性降到最小，必須做好數(shù)據(jù)備份工作，具備一定的存儲(chǔ)設(shè)備，有條件的可以做異地備份。

7 總論

“上海社會(huì)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”系統(tǒng)在2011年榮獲了“上海市文化廣播影視管理局科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)一等獎(jiǎng)”，對(duì)該數(shù)據(jù)庫(kù)給予了肯定。但數(shù)據(jù)庫(kù)自身的一些不足和數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題，為處于起步階段的群文藝術(shù)檔案數(shù)字化管理帶來(lái)了更多的挑戰(zhàn)。相信通過(guò)不斷的技術(shù)革新和改進(jìn)，群文藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理會(huì)越來(lái)越順暢！