利用業(yè)務流程電子化，促進勝東社區(qū)精細管理

甄燕楠

摘 要：勝東社區(qū)管理中心充分利用以往項目積累的工作流電子化方面的技術(shù)成果，完成了網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)、合同管理、預算管理系統(tǒng)、干部請銷假管理和工會經(jīng)費管理等七個信息系統(tǒng)建設，實現(xiàn)了29個工作流程電子化。投產(chǎn)數(shù)年來，在社區(qū)生產(chǎn)經(jīng)營、社區(qū)服務和日常管理等諸多領(lǐng)域中發(fā)揮了積極的作用，工作面貌大為改觀，工作效率、工作質(zhì)量發(fā)生了質(zhì)的飛躍；尤其在規(guī)范業(yè)務，精細管理方面發(fā)揮的作用更為突出。同時，也為該單位管理制度全面e化工作進行了有效的技術(shù)儲備和經(jīng)驗積累。

關(guān)鍵詞：工作流引擎；統(tǒng)一身份認證

1 概述

據(jù)統(tǒng)計，現(xiàn)代企事業(yè)單位運行中，70%以上的業(yè)務都是在特定的業(yè)務流程中完成。 “工作流”是現(xiàn)代企業(yè)組織活動中較為普遍和共性的問題。創(chuàng)建工作流引擎是“精細管理、信息創(chuàng)效”重要突破口之一。

2 項目建設

2004年，勝東社區(qū)實施了網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)建設項目。在完成網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)既定設計的同時，借機完成了基于XML的工作流引擎和表單服務兩個基礎服務的研制。2005年，勝東社區(qū)承擔了管理局社區(qū)經(jīng)營管理系統(tǒng)的項目建設，應用基于XML的工作流引擎和表單服務技術(shù)，成功的實現(xiàn)了勝東社區(qū)合同管理、預算管理、水電氣暖管理和專項資金管理四項業(yè)務，11個工作流程的電子化，同時研制出勝東社區(qū)統(tǒng)一認證服務平臺。2007年，借助三項技術(shù)儲備，完成了勝東社區(qū)工會經(jīng)費管理系統(tǒng)建設，2009年，完成勝東社區(qū)科技干部請銷假管理系統(tǒng)建設。至此，勝東社區(qū)實現(xiàn)了7項業(yè)務，29個工作流的電子化管理。

3 技術(shù)實現(xiàn)

工作流創(chuàng)建：下面以預算管理系統(tǒng)為例，闡述工作流的創(chuàng)建過程。預算管理包括預算編制、指標分解、過程控制和預算分析4個部分。梳理出以下3個工作流程。

3.1 預算編制

預算按年、季滾動編制，現(xiàn)金收支計劃按月滾動編制。財務部門定制表格，同時提供與預算期相等時間的各預算單位的歷史實際數(shù)據(jù)，以供編制者參考，各預算單位編制好預算，預算管理系統(tǒng)自動生成預算匯總表。如圖3.1所示。

年度總預算的編制：社區(qū)的收入主要來自社區(qū)的各種收費和管理局費用補貼。社區(qū)年度總預算的編制首先由各三級單位、職能部門依據(jù)以往物業(yè)管理、醫(yī)療衛(wèi)生、托幼以及房租等收費歷史數(shù)據(jù)和運行成本歷史數(shù)據(jù)進行縱向和橫向預測，形成《社區(qū)部門預測明細表》社區(qū)財務資產(chǎn)管理中心進行匯總、平衡調(diào)整，形成《社區(qū)預算上報表》。經(jīng)社區(qū)預算委員會審批后，上報管理局財物資產(chǎn)部。

年、季、月度預算編制：由各三級單位、職能部門編制各自的年、季、月預算編制明細，報社區(qū)財務資產(chǎn)管理中心審核，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批，形成各單位費用預算數(shù)據(jù)。

3.2 經(jīng)營承包指標分解

社區(qū)經(jīng)營管理科依據(jù)管理局下達的社區(qū)年度費用補貼計劃，參照有關(guān)歷史數(shù)據(jù)和《社區(qū)預算明細表》等有關(guān)數(shù)據(jù)指標，進行社區(qū)年度經(jīng)營承包指標分解，形成《社區(qū)年度經(jīng)營承包指標表》，如圖3.2。

3.3 預算執(zhí)行過程控制

包括預算檢查、調(diào)整、控制和分析，軟件系統(tǒng)對突破預算的支出做到實時反映，提供提示、警告以及不得錄入等多種選擇。

3.4 預算分析

包括預算結(jié)果分析、問題揭示和預算業(yè)績評價等，提供按月度、季度和年度的預算指標與實際數(shù)的對照分析，反映預算執(zhí)行差額和差率。

4 系統(tǒng)應用及效果

勝東社區(qū)工作流電子化的開發(fā)應用持續(xù)8年多的時間。大部分業(yè)務系統(tǒng)上線已達6至10年之久。這些信息系統(tǒng)在社區(qū)生產(chǎn)經(jīng)營、社區(qū)服務和日常管理中發(fā)揮了積極的作用，尤其在規(guī)范業(yè)務，精細管理方面發(fā)揮的作用更加突出。通過該項目的實施，很多業(yè)務流程得到優(yōu)化、定型，管理流程更加精細合理。截止到目前，網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)累計處理文件13000多個，合同管理系統(tǒng)處理合同文本約5000個，預算管理也有近8年的數(shù)據(jù)積累。初步統(tǒng)計，和傳統(tǒng)管理相比較，完成這些業(yè)務，節(jié)約資金約400萬元。實現(xiàn)了經(jīng)濟效益、管理效益的雙重豐收。概括如下：

4.1 管理過程更加精細、透明

應用工作流跟蹤，可以方便、快捷地了解業(yè)務的執(zhí)行情況和相關(guān)信息，促進精細管理，提高了工作的執(zhí)行力；同時，減少了工作人員進行單調(diào)乏味且十分耗時的數(shù)據(jù)查找工作，提高了工作效率，降低了管理成本。

4.2 大幅節(jié)約了業(yè)務運行成本

工作流程電子化在成本節(jié)約方面效果更為明顯。所有上線業(yè)務無不從中受益。勝東社區(qū)是管轄面積最大的社區(qū)，單位布局較為分散。很多單位地處偏遠，取一次文件，遞一個報告，找領(lǐng)導簽一個字，往往需要往返幾十公里的路程。以簽訂合同為例，3個流程跑下來，共需要18個簽字。據(jù)統(tǒng)計，一個合同完成，平均需要6至8個來回，車輛成本、人工成本等大約在300元左右。應用合同管理系統(tǒng)處理這些業(yè)務，至少要節(jié)約80%的成本。