數(shù)字化檔案管理中存在的問題及對(duì)策

李紅艷

摘 要：檔案信息作為公務(wù)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，與事業(yè)單位的經(jīng)營活動(dòng)發(fā)展密切相關(guān)，在未來信息網(wǎng)絡(luò)中占有重要的位置，檔案管理工作已成為一種重要的國家戰(zhàn)略資源，檔案數(shù)字化管理已成為檔案管理部門必須強(qiáng)化的一項(xiàng)重要工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化

檔案管理工作是一種重要的國家戰(zhàn)略資源，檔案數(shù)字化管理已成為檔案管理部門必須強(qiáng)化的一項(xiàng)重要工作。事業(yè)單位檔案是在業(yè)務(wù)辦理過程中形成的對(duì)業(yè)務(wù)辦理過程的記錄，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。數(shù)字化管理是國土資源檔案管理今后的方向，本文闡述了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，重點(diǎn)分析了檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及對(duì)策措施，對(duì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)有著重要參考價(jià)值。

1 檔案的管理和利用中存在的問題

通過分析我們可以看出，事業(yè)單位檔案在開采信息資源中占據(jù)著不可或缺的重要地位，在事業(yè)單位的發(fā)展中也具有舉足輕重的作用，但是由于各種各樣因素的限制，檔案在其開發(fā)利用和管理工作中都存在著很多問題，這極大的限制了檔案價(jià)值的充分發(fā)揮?？偨Y(jié)其原因，主要有以下幾個(gè)：一是，企業(yè)檔案室的資源不夠豐富，檔案的歸檔不夠完整、系統(tǒng)，不能滿足相關(guān)生產(chǎn)和管理的需求，這就對(duì)檔案信息資源的利用積極性產(chǎn)生了消極的影響；二是，檔案管理缺乏專業(yè)的人才，這直接導(dǎo)致其在管理中有很多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能創(chuàng)造出高質(zhì)量的工作成果；三是，一些檔案管理人員認(rèn)為檔案信息的作用不大，或者在工作中只注重檔案的整理和收藏而忽略了檔案的利用等，在工作中持有消極、被動(dòng)的思想和情緒，這對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用帶來了不良影響；四是，檔案管理信息化水平不高，事業(yè)單位普遍存在對(duì)于檔案信息化的建設(shè)管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案信息化管理只是走個(gè)過場(chǎng)，響應(yīng)現(xiàn)代化信息建設(shè)的發(fā)展要求，很難為事業(yè)單位的發(fā)展帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作不能滿足事業(yè)單位信息化發(fā)展建設(shè)的要求。

2 檔案管理和利用工作的開展措施

2.1 檔案管理要采用現(xiàn)代化的方式

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在其管理思想的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化等方面，其中從管理思想上來說，檔案信息資源的管理首先要獲得領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，并采取一系列政策性措施增強(qiáng)各部門的群體檔案意識(shí)，將各個(gè)部門與檔案管理部門之間的關(guān)系理順，靈活地利用材料，徹底改變?cè)趥鹘y(tǒng)檔案管理工作中只注重檔案管理而忽略了檔案的利用的缺陷，使檔案信息庫能夠充分發(fā)揮自身在檔案管理中的全部職能作用和提高服務(wù)質(zhì)量的重要作用。隨著信息科技的發(fā)展，在未來的檔案管理中，檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該充分考慮將辦公自動(dòng)化與檔案管理充分融合起來，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)促進(jìn)檔案管理數(shù)字化和現(xiàn)代化的共同實(shí)現(xiàn)。另外，從管理手段上來說，現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化程度正在不斷地提高，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的檔案保存技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，并在檔案的整理、查閱以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的互相交流等方面起到了積極的作用。通過以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，將檔案分類輸入可以實(shí)現(xiàn)共享，這不僅能夠有效的節(jié)省檔案的保管空間，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)高效、方便、快捷、準(zhǔn)確的檢索，可大大提高傳輸效果和檔案信息處理效率。

2.2 健全檔案管理體系，完善管理制度

檔案具有數(shù)量大、門類多、專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、收集難度大還有利用率高等特點(diǎn)，正是因?yàn)檫@些特點(diǎn)的存在，我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候要始終以科學(xué)、完善以及高效為目標(biāo)。檔案管理體系的建立可以通過分層的方法來實(shí)現(xiàn)，可將其分為領(lǐng)導(dǎo)、管理還有整理這三個(gè)層次，每個(gè)層次的工作都由不同的部門和人員負(fù)責(zé)。同時(shí)還要加大事業(yè)單位對(duì)檔案管理的投入，從基礎(chǔ)設(shè)施方面為檔案的管理提供夯實(shí)的條件，并且還要定期組織管理相關(guān)的人員參與檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)課程，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化。另外，在管理制度方面，首先要對(duì)歸檔的范圍、移交的時(shí)間等進(jìn)行明確的規(guī)定，以保證歸檔資料的及時(shí)性和完整性；其次要采用獎(jiǎng)懲制度，對(duì)管理好的人員和部門給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

2.3 加強(qiáng)檔案信息資源的宣傳和交流

事業(yè)單位檔案室在日常的工作中要不斷的對(duì)檔案宣傳體系和交流體系進(jìn)行完善，這對(duì)于提高檔案的利用率具有積極作用。從檔案的宣傳來說，事業(yè)單位應(yīng)積極開展多種不同形式的講座、座談會(huì)還有報(bào)道等對(duì)信息系統(tǒng)和檢索途徑的介紹，通過這種方式提高檔案室工作人員、領(lǐng)導(dǎo)還有管理人員等的檔案意識(shí)。從檔案的交流體系方面來說，在當(dāng)今時(shí)代，有效的運(yùn)用信息資料是科研成果以及其他各種信息資料等獲取效率的決定因素，再加上現(xiàn)在產(chǎn)業(yè)發(fā)展速度飛快，技術(shù)和信息的更新速度也是日新月異，因此在事業(yè)單位的檔案管理中應(yīng)該打破封閉的管理方式，在事業(yè)單位和事業(yè)單位之間建立通暢的交流途徑和體系，定期進(jìn)行檔案信息資源的共享，以彌補(bǔ)檔案資源不足的缺陷，這對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)展具有積極意義。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了做好數(shù)字化檔案管理工作，檔案工作者一定要具備必要的信息能力。首先，檔案管理人員必須加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)和新技能的學(xué)習(xí)和積累，不斷提高信息收集和管理的能力，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力提高自身的知識(shí)水平和管理能力，由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。其次，在思想政治方面，檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的政策法規(guī)并在工作中嚴(yán)格遵守，熱愛檔案事業(yè)，在工作中做到嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，求真務(wù)實(shí)，保證檔案資料的真實(shí)性，確保檔案資料管理工作的順利開展。

3 小結(jié)

簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看作所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

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