淺談檔案信息電子化

趙銳前

隨著現(xiàn)代化建設(shè)步伐的迅速邁進(jìn)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化已成為辦公領(lǐng)域中的必然趨勢(shì)并在許多地區(qū)和部門得以實(shí)施，這也給檔案管理的信息化、電子化帶來了新機(jī)遇。加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

1.為什么要實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化

1.1檔案信息電子化是社會(huì)發(fā)展的必然選擇

檔案信息電子化不是一種孤立的現(xiàn)象，它是社會(huì)主義現(xiàn)代化逐步實(shí)現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度的全面進(jìn)步，是通過培養(yǎng)人，最終為實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。檔案信息電子化是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。要實(shí)現(xiàn)黨和政府提出的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的宏偉目標(biāo)，關(guān)鍵是要全面提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，實(shí)施科教興檔，加大人才資源的開發(fā)，促使檔案信息電子化與我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。

1.2檔案信息電子化是自身發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著我國經(jīng)濟(jì)快速、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展，綜合國力迅速增加，辦公自動(dòng)化、無紙化的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。在為信息檢索者提供信息的時(shí)候，檔案工作者可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行“去粗取精，去偽存真”，使得機(jī)讀形式的檔案信息更具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，才能更好的發(fā)揮檔案信息的作用。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.檔案信息電子化的優(yōu)勢(shì)

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。它相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有以下四個(gè)優(yōu)點(diǎn)：

（1）電子檔案信息可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。

（2）利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)這個(gè)生產(chǎn)力，使檔案信息通過電子網(wǎng)絡(luò)傳遞實(shí)現(xiàn)信息資源共享。使電子檔案信息的利用不再受時(shí)間和距離的影響。

（3）保存電子檔案信息所需要的空間比紙質(zhì)檔案小，可以節(jié)省空間。

（4）適應(yīng)了黨案管理改革的需要，可以調(diào)動(dòng)人的積極因素，提高工作效率和管理水平，使檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

除此之外實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化還具有可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)檔案館（室）對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

3.目前檔案信息電子化面臨的問題

雖然實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化是大勢(shì)所趨，但目前還面臨著一些急需解決的問題：

（1）沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（3）檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（4）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。在引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備的同時(shí)也要管理人員素質(zhì)的提高，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。

4.檔案信息電子化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

要提高檔案工作的整體水平，必須建立一個(gè)以檔案科教為先導(dǎo)，以檔案科研、教育創(chuàng)新為動(dòng)力，以人才建設(shè)為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案檔案信息電子化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點(diǎn)的完整系統(tǒng)，檔案信息電子化建設(shè)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜工程。下面就推進(jìn)檔案信息電子化建設(shè)談幾點(diǎn)粗淺看法：

4.1實(shí)現(xiàn)電子化首先要做好電子文件的收集歸檔工作

做好電子文件的收集歸檔工作，是實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化建設(shè)的重要前提和步驟。要做好電子文件的歸檔管理工作，首先要對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件進(jìn)行全面、系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進(jìn)行收集歸檔，然后還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施以保證歸檔文件的真實(shí)、完整和有效。如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真。做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為電子化建設(shè)提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動(dòng)。

4.2推進(jìn)電子化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息電子化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是電子化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息電子化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息電子化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

4.3要充分重視、重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息電子化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫建立起來，將使電子化系統(tǒng)效率大大提高一步。

4.4電子化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息電子化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

4.5推進(jìn)電子化的同時(shí)還要注意檔案信息的安全

保證檔案信息的安全也是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，所以要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初就應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等硬備份管理策略。同時(shí)要在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)升級(jí)、人文策略、系統(tǒng)權(quán)限等方面加強(qiáng)安全管理，保證檔案電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性、穩(wěn)定性。

4.6推進(jìn)檔案信息電子化的關(guān)鍵是人才

人的因素在社會(huì)發(fā)展過程中一直占據(jù)主導(dǎo)地位，在實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的過程中也不例外，先進(jìn)的設(shè)備也需要具備相應(yīng)技術(shù)力量的人來操作，推動(dòng)檔案信息電子化的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響電子化水平的提高。檔案人員要做好電子文件的管理，既要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)，又要懂得進(jìn)一步深化發(fā)展了的檔案學(xué)理論、原則和經(jīng)過改革的檔案管理方法與技術(shù)，才能為加快實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化建設(shè)提供充足的技術(shù)支持。 [科]