張瑜
[摘 要]現(xiàn)代信息技術(shù)給檔案管理方式帶來了創(chuàng)新,電子檔案管理彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足,具有極大的優(yōu)點(diǎn)和廣闊的發(fā)展?jié)摿?。但是電子檔案管理是新興事物,在發(fā)展過程中存在許多問題,本文就此展開分析,同時研究相應(yīng)的對策。
[關(guān)鍵詞]電子檔案管理;存在問題;對策研究;信息安全
今天檔案管理已經(jīng)進(jìn)入電子化和網(wǎng)絡(luò)化時代,檔案改變了紙質(zhì)形態(tài),轉(zhuǎn)變?yōu)橐源?、電、光等介質(zhì)為載體的方式。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)有:快速接收、歸檔信息,存儲密度大、實(shí)現(xiàn)多種信息媒體一體化、方便統(tǒng)一管理、資源共享等。但同時電子檔案管理信息容易被更改,數(shù)據(jù)容易丟失,存儲介質(zhì)材料易損,對計算機(jī)依賴較大。電子檔案管理是未來檔案管理的發(fā)展趨勢,因此必須及時解決存在的問題,找出有效解決對策,提高電子檔案管理的水平。
一、電子檔案管理中存在的問題
與傳統(tǒng)檔案相比,電子檔案出現(xiàn)的時間并不長,雖然其在儲存空間占用相關(guān)信息處理效率等方面有很大優(yōu)勢,但在對其認(rèn)識、利用中仍存在一些突出問題。
1.檔案管理觀念陳舊落后
很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠,將檔案工作與保管性工作混同,認(rèn)為檔案管理不會影響單位實(shí)質(zhì)性發(fā)展。因此,他們對檔案工作不能及時關(guān)注和更新,對新出現(xiàn)的電子檔案管理方式缺乏正確認(rèn)識。部分檔案管理工作者的觀念陳舊,沒有及時調(diào)整管理思維,檔案管理理念比較封閉,制約了電子檔案的發(fā)展進(jìn)程。
2.檔案管理不規(guī)范
電子檔案對計算機(jī)系統(tǒng)依賴性強(qiáng),電子檔案管理工作中規(guī)定了對重要系統(tǒng)、文件、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定期備份,但是缺乏具體操作性規(guī)范。電子檔案保存工作缺乏連續(xù)性和完整性,管理工作存在很多紕漏。目前的電子檔案存儲介質(zhì)主要是光盤、移動硬盤和U盤等,沒有進(jìn)行備份數(shù)據(jù)檔案登記管理,缺乏規(guī)范的放置措施,另外,計算機(jī)數(shù)據(jù)檔案沒有配套的避免拷貝技術(shù),缺乏相應(yīng)的檢查機(jī)制。
3.忽視電子檔案管理安全
檔案管理工作者普遍忽視電子檔案安全性,沒有采取有效的安全防范措施。電子檔案依賴于計算機(jī)系統(tǒng),因此電子信息在收發(fā)、保存、歸檔的過程中存在病毒入侵、被盜、泄密、被偽造和篡改等風(fēng)險。利用電子檔案的過程也存在安全隱患,因?yàn)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案比,更容易被修改和覆蓋,破壞電子檔案的原稿。
二、電子檔案管理改進(jìn)對策
1.制定電子檔案管理規(guī)范
電子檔案的每一個環(huán)節(jié):建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等,都存在信息的丟失或更改的隱患,為提高電子檔案管理質(zhì)量,促進(jìn)電子文件管理的科學(xué)性,應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范,對單位、檔案員進(jìn)行約束,還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)收的規(guī)范、計算機(jī)和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規(guī)定等,更好地保障電子文件的原始性和真實(shí)度。
2.統(tǒng)一電子檔案管理軟件
建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式,將檔案整理軟件進(jìn)行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板,對電子文件和信息類型、格式進(jìn)行規(guī)范化處理,然后發(fā)放到各單位進(jìn)行參照。定期開展電子檔案培訓(xùn)工作,對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育,幫助他們進(jìn)行軟件更新,格式統(tǒng)一,使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo),委派專業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足,找出解決措施,促進(jìn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質(zhì)量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響,對電子文件“物理生命”的保護(hù)一是防磁,二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機(jī)械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備,及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),加強(qiáng)電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應(yīng)用。對電子文件“信息生命”的保護(hù)主要有防電腦病毒,控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”。
4.加強(qiáng)電子檔案的安全
(1)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對電子檔案管理安全性隱患的重要技術(shù)手段,是必不可少的安全性措施。面對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患,應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng),使計算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時,關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。
(2)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、權(quán)限,安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。
(3)對重要文件采用?!半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術(shù)條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。
5.提高檔案工作人員素質(zhì)
信息化進(jìn)程推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化,為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機(jī)技術(shù)水平,增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理專業(yè)修養(yǎng),熟練操作多媒體文件,掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網(wǎng)絡(luò)電子文件操作者,對其進(jìn)行權(quán)限控制。單位應(yīng)引進(jìn)高端檔案管理人才,讓他們兼具檔案管理業(yè)務(wù)和計算機(jī)技術(shù)。
綜上所述,檔案管理工作者應(yīng)準(zhǔn)確把握時代脈搏,積極尋找電子檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),提高自身管理水平,學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),針對性的解決本單位電子檔案管理中存在的問題,尋找積極有效的對策,促進(jìn)電子檔案管理走上一個新臺階,適應(yīng)不斷變化發(fā)展的社會需要。
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