文書檔案整理過程中應(yīng)注意的原則

田永麗

[摘 要]在文書檔案的管理中，文書檔案的整理是一個非常關(guān)鍵的工作環(huán)節(jié)，所以要想更好的提高工作質(zhì)量，就一定要對文書檔案整理過程中應(yīng)該把握的原則予以更加清晰的認(rèn)識，只有這樣，文書檔案整理的效果才會更好，工作的效率也會更高，本文主要分析了文書檔案整理過程中應(yīng)注意原則，以供參考和借鑒。

[關(guān)鍵詞]檔案；整理；原則

在檔案管理工作中，文書檔案整理占據(jù)著非常關(guān)鍵的位置，它也是檔案工作中不容忽視的一個環(huán)節(jié)，只有不斷的提高文書檔案整理工作的質(zhì)量，才能更好的提高檔案查閱和利用效率的提高，所以在檔案工作中，工作人員一定要仔細(xì)、認(rèn)真的將這項工作順利的完成。

一、重視檔案管理和利用的便利性

（一）注意不同檔案的保管期限、單位整理、裝訂

在整理工作中，應(yīng)該按照文件材料自身的特點(diǎn)和使用價值的大小來確定其保管的期限，國家檔案局已經(jīng)做出了相關(guān)的規(guī)定，規(guī)定指出，文書檔案的保管期限主要有兩大類，一類是永久保存，一類是定期保存。前者就是說在不發(fā)生特殊的狀況下，檔案的保存期限可以無限期延長。定期保存的檔案在年限上分成兩種，一種是保存十年，一種是保存30年。

大家都知道整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等都按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件。

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件。若定稿無重要修改手跡或無領(lǐng)導(dǎo)批示的，定稿無須保存的，正本在前，發(fā)文稿紙在后；（大家應(yīng)注意的是發(fā)文稿紙；領(lǐng)導(dǎo)簽字后，必須加蓋單位公章），正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；有文件處理單位的來文，文件處理單在前，正文在后。

方式與用材的選擇：應(yīng)歸檔的文件，可根據(jù)件內(nèi)文件的厚薄而定，文件較薄的全縣統(tǒng)一，可采用無糧漿糊等方式粘貼文件左上角，件內(nèi)文件較厚的，用原來三孔一線的裝訂方式，裝訂時按1：8：6：的尺寸，以文件的左側(cè)為裝訂邊進(jìn)行裝訂；去掉金屬物后文件應(yīng)取左邊和下側(cè)對齊，線兩頭分別留線背后打死結(jié)。

（二）保證檔案形成機(jī)關(guān)和部門之間建立良好的關(guān)系

在充分的保證文件之間形成有機(jī)聯(lián)系的前提下，將上級機(jī)關(guān)，同一級的機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)應(yīng)該管理的材料進(jìn)行科學(xué)的劃分，將同一類的進(jìn)行妥善的整理，但是需要注意的是對于一些聯(lián)系非常密切的文件，如果其不屬于同一個部門，不能隨意將其分開，如果要分開，必須要請示上級主管部門，得到上級主管部門的批示以后才能將其分割開。

（三）做好檔案利用中的保密工作

在檔案保密性上，總是采用一種觀點(diǎn)去看待它是不正確的，但是這并不意味著檔案的使用者就不對重要的檔案進(jìn)行保密，在實際的工作中，應(yīng)該強(qiáng)化檔案使用者的保密意識，同時還要做出嚴(yán)格的保密規(guī)定，讓檔案信息的使用者知道什么樣的情況下需要對檔案信息進(jìn)行保密，保密的范圍又是什么。

二、要保持檔案的自然聯(lián)系

（一）維護(hù)檔案原有的歷史聯(lián)系

檔案是對歷史的最為真實和客觀的反映，所以在檔案工作中，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理的緣由之一就是要將事物原本的面貌更加真實客觀的還原。

（二）保持檔案信息的來源聯(lián)系

檔案是社會實踐活動的過程中，由不同的黨委構(gòu)成的，在檔案接收的時候也必須要體現(xiàn)出檔案自身的形成單位，這也就說明，每一個檔案都是有其出處的，在文書檔案的來源方面應(yīng)該注意到的一點(diǎn)就是注意保持文書檔案自身的形成機(jī)關(guān)或者時生效機(jī)關(guān)，這也是工作中需要注意的一個重要內(nèi)容。

（三）注意檔案承載物的形式聯(lián)系

一般情況下，檔案都是又很多文書材料構(gòu)成的，但是對文書材料內(nèi)容進(jìn)行承載的物質(zhì)卻存在著一定的差別，同一個內(nèi)容，可以用文字的形式展現(xiàn)出來，也可以用聲音和圖像的形式展現(xiàn)出來，這樣也就形成了文字稿和錄音帶以及錄像帶等多種文字資料。當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)在文書檔案工作中也得到了非常廣泛的應(yīng)用，所以也出現(xiàn)了電子文件的形式，在文書檔案管理的過程中，電子文書檔案和紙質(zhì)文書檔案在管理的方法上存在著非常大的差別，所以在實際的工作中也需要對其進(jìn)行研究，做好電子檔案保護(hù)工作。

（四）尊重檔案反映的內(nèi)在聯(lián)系

在文書檔案工作中，我們所填寫的文字材料實際上都是為了可以更好的解決單位運(yùn)營和發(fā)展中存在的問題，在單位進(jìn)行了一些重要的活動之后也會形成文字材料，這些檔案的內(nèi)容都是有著十分緊密的聯(lián)系的，有些材料甚至是相互補(bǔ)充的，也是因為文字材料上存在著非常明顯的內(nèi)在聯(lián)系，所以在實際的工作中也逐漸體現(xiàn)出了文字材料的整體性，不同的案卷雖然不劃歸為一類，但是其內(nèi)在的聯(lián)系是不能忽視的，在對文書檔案進(jìn)行整理的過程中也應(yīng)該得到高度的重視，只有做好了這一點(diǎn)，才能更好的在工作中提高工作的效率和質(zhì)量。

（五）考慮檔案形成的時間聯(lián)系

檔案中的各種文字材料實際上都是在一定的歷史時期所形成的，所以，同一個時期形成的檔案在反應(yīng)的內(nèi)容上一定存在著某些共同點(diǎn)，將同一時期的檔案放在一定位置可以很好的展現(xiàn)出這一過程中存在的問題，這對整體管理工作質(zhì)量的提升都有著十分重要的推動作用。

三、尊重、利用檔案的原有基礎(chǔ)

原有的檔案能夠反映歷史面貌。歷史的原始記錄和客觀的有機(jī)聯(lián)系，使檔案能夠如實反映本單位社會活動過程和歷史原貌，繼而使檔案對于工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有重要的憑證或參與作用。

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，原有的案卷總是無法符合新要求。然而，過去的案卷反映了過去的歷史環(huán)境和技術(shù)水平，反映了過去的真實歷史面貌，起到了歷史憑證作用。

四、結(jié)語

檔案整理工作在檔案管理工作中是一項基礎(chǔ)性的工作，它也是檔案工作得以順利展開的前提，所以工作人員一定要對這一過程中出現(xiàn)的各種問題予以總結(jié)，同時還要掌握工作中應(yīng)該堅持的原則，只有這樣，檔案整理工作的質(zhì)量才能得到有效的提升。

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