檔案管理信息化建設(shè)的探討

鄭婷婷

[摘 要]檔案管理在企業(yè)、事業(yè)單位以及高校的日常管理中是非常重要的內(nèi)容，而檔案管理信息化建設(shè)可以更好地提高檔案管理的效率。本研究探討了檔案管理信息化建設(shè)的必要性，同時(shí)也闡述了幾點(diǎn)關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)問(wèn)題。最后針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題提出了幾個(gè)對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；必要性；對(duì)策

檔案是企業(yè)、事業(yè)單位、高校或者其它單位進(jìn)行日常管理的重要依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理可以有效地提高單位日常管理的效率。然而，隨著檔案管理技術(shù)的不斷提升，檔案信息化管理得到了廣泛的應(yīng)用，而且信息化管理在檔案管理中的應(yīng)用取得很好的效果。但要不斷地完善檔案信息化管理還需加深對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，從而可以采取有效的措施來(lái)完善檔案信息化管理。

1.檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案信息化管理指的是用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的收集、整理以及開(kāi)發(fā)和利用。檔案信息化管理涉及了很多內(nèi)容，其中包括檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化等，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)的必要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)資源共享的必要條件。當(dāng)今社會(huì)，加快信息化建設(shè)的步伐不僅是加快經(jīng)濟(jì)和社會(huì)全球化的需要，而且是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的需要。檔案管理信息化可以進(jìn)一步促進(jìn)資源的開(kāi)發(fā)利用、保存和傳遞，促使資源共享的實(shí)現(xiàn)；第二，檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的快速通道。檔案事業(yè)是企業(yè)及其它單位發(fā)展的先決條件，在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)中占有重要的地位，檔案管理信息化建設(shè)是奠定檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案管理的新時(shí)期，檔案工作的內(nèi)部和外部需求均發(fā)生了較大的變化，為了順應(yīng)檔案工作的變化就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化；第三，檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)高效率管理及節(jié)約資源的重要途徑。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化管理大大地提升了檔案管理的效率，而且節(jié)約了很多資源[1]。

2對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

2.1檔案管理信息化與檔案資料數(shù)字化的區(qū)別

我國(guó)檔案管理相關(guān)文件指出信息化的核心內(nèi)容是：信息化是一個(gè)以信息技術(shù)廣闊應(yīng)用為主導(dǎo)，信息資源為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)為保證綜合體系。同時(shí)可以將檔案管理信息化理解為它建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，同時(shí)以檔案信息資源建設(shè)為核心以及依靠相關(guān)管理法規(guī)的一個(gè)綜合體系。但是我國(guó)關(guān)于打過(guò)了信息化的理論還沒(méi)有完全形成，在這種情況下有人就將檔案管理信息化理解為檔案資料數(shù)字化，這最終導(dǎo)致了很多問(wèn)題，比如說(shuō)很多信息可能因?yàn)楦袷?、質(zhì)量等問(wèn)題不能成為共享資源，這就造成了數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)[2]。

2.2檔案管理信息化建設(shè)的效益問(wèn)題

雖然檔案管理信息化建設(shè)不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是它可以間接地帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。這主要體現(xiàn)在檔案管理信息化可以提高檔案管理效率，這就意外著它可以降低檔案管理的成本，而且隨著社會(huì)發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料也在不斷地增多，傳統(tǒng)的檔案管理根本滿足不了檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，這也就意味著檔案管理信息化可以提高社會(huì)效益。另外，檔案管理信息化還提高了檔案管理的質(zhì)量，降低了人們查找檔案的差錯(cuò)[2]。

3.檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1加強(qiáng)檔案信息資源整合力度

檔案資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的必要條件，同時(shí)也是促使檔案工作發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。檔案資源也是分種類的，好的檔案資源屬于那種可以直觀反映社會(huì)生活和個(gè)體發(fā)展情況的。因此，對(duì)于檔案資源的整合是非常重要的，在檔案資源整合過(guò)程中應(yīng)該做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理，只有這樣才能真正做到檔案資源的有效配置。另外，整理與組合是檔案資源整合的基本途徑，檔案整合、整理包括基礎(chǔ)性整理和研究性整理，具體又涉及了物理資源整合、應(yīng)用系統(tǒng)整合以及數(shù)據(jù)資源整合。檔案資源整合的真正意義在于為社會(huì)提供一個(gè)資源共享、行業(yè)協(xié)作以及提升原有資源價(jià)值[3]。

3.2增加資金投入，增設(shè)軟、硬件設(shè)施

檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)資金支持，因此國(guó)家必須加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。另外，檔案管理信息化建設(shè)還需要依靠軟件和硬件設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此有關(guān)單位需要大力地提供技術(shù)支持，將現(xiàn)有的軟件、硬件投入到檔案管理信息化建設(shè)中，而且還要加強(qiáng)對(duì)新型檔案管理軟件及硬件的開(kāi)發(fā)，爭(zhēng)取為檔案管理信息化建設(shè)提供最大的技術(shù)支持。

3.3加強(qiáng)現(xiàn)代化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

任何規(guī)劃、計(jì)劃都需要通過(guò)實(shí)際執(zhí)行來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案管理信息化建設(shè)也亦如此，檔案管理信息化建設(shè)要依靠一支高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才來(lái)實(shí)現(xiàn)，但是目前我國(guó)檔案管理人員還不具備可以勝任檔案管理信息化建設(shè)的能力，無(wú)論是能力還是學(xué)歷都無(wú)法滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。因此，想要做好檔案管理信息化建設(shè)就必須要擁有一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，國(guó)家可以通過(guò)引進(jìn)和培訓(xùn)來(lái)建立這支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍[3]。

3.4制定我國(guó)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃

任何事務(wù)要想得到了快速地發(fā)展，就需要做好發(fā)展規(guī)劃。所以檔案管理信息化建設(shè)也需要做好發(fā)展規(guī)劃，而目前我國(guó)還沒(méi)有制定一個(gè)完善的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)是非常不利的。因此，檔案管理信息化建設(shè)管理部門應(yīng)該盡早地做出一個(gè)合理的、科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，只有做出發(fā)展規(guī)劃接下來(lái)的檔案管理信息化建設(shè)才能有章可循。這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)是非常關(guān)鍵的，相關(guān)單位一定要深刻地認(rèn)識(shí)這個(gè)問(wèn)題，同時(shí)及早地做出行動(dòng)。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理的重要性已經(jīng)不言而喻了，而且檔案管理信息化建設(shè)意義也很明了。因此，國(guó)家應(yīng)該將注意力放在如何加快檔案管理信息化建設(shè)上，加深對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，同時(shí)采取各種積極有效的措施來(lái)促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。最終希望檔案管理信息化建設(shè)能夠給我國(guó)檔案管理工作開(kāi)創(chuàng)一個(gè)美好的明天。

參考文獻(xiàn)：

[1]戴志強(qiáng).國(guó)家檔案資源整合的涵義及其運(yùn)作機(jī)制探討[J].檔案學(xué)通訊.2013（02）：8-10

[2]薛匡勇.論檔案資源建設(shè)[J].浙江檔案.2012（12）：12-14

[3]毛福民.在全國(guó)檔案工作服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新座談會(huì)上的講話[J].中國(guó)檔案.2012（09）：17-19