文/南寧鐵路局檔案館 王師梅

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淺談鐵路檔案在修志工作中的作用

文/南寧鐵路局檔案館 王師梅

【摘要】鐵路局修志工作是鐵路局工作的基礎內(nèi)容，在修志工作中，必須要善于對鐵路局中的各門類檔案工作進行管理和調(diào)控，才能有效發(fā)揮檔案工作的作用，促進鐵路部門修志工作的順利進行。

【關鍵詞】修志工作；檔案；鐵路

一、鐵路檔案在修志工作中的職能

（一）檔案管理。在鐵路部門，根據(jù)原鐵道部的相關規(guī)定，建立了檔案兩級管理機構，即各級檔案工作機構既有收集、管理本級機構全部檔案的職能，又有對所轄單位檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導的雙重職能。同時，檔案管理機構還建立了文書檔案歸檔管理制度，落實責任立卷部門。文書檔案原則上由行政辦公室主管，文書部門立卷；會計檔案由財務部門主管，按標準立卷后移交。

（二）檔案收集和整理。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各單位在公務活動中形成的各門類檔案，必須實行集中統(tǒng)一管理，其中，各單位在公務活動中自身形成和收集到的有保存價值的文件材料，均應按文書檔案歸檔范圍和保管期限表的要求整理歸檔。

鐵路部門檔案管理將大規(guī)模的檔案集中管理，縮短了修志工作收集資料的時間，提高了修志工作的效率。

二、鐵路檔案在修志工作中的作用

（一）鐵路檔案是修志的材料基礎。鐵路檔案工作能反映鐵路運輸單位的生產(chǎn)情況、運輸情況以及沿革歷史等情況，而且能夠反映鐵路部門的真實面貌和發(fā)展規(guī)律，為鐵路發(fā)展提供科學的保障。因此，從某種角度來說，鐵路檔案屬于修志材料的一種獲得途徑，它可以對修志工作提供基礎材料而加工成為系統(tǒng)的史料，從而提高修志工作的效率。

（二）鐵路檔案可以修正史志材料。鐵路檔案產(chǎn)生于鐵路部門的生產(chǎn)實踐中，并能夠為其生產(chǎn)實踐提供有利的指導。在修志工作過程中，不能排除一些主觀因素而造成的失誤或者錯誤。而通過將修志與檔案管理結合起來，就可以對修志中的不實之處進行修正，從而保證史志材料的準確性。

三、修志工作中如何發(fā)揮鐵路檔案的作用

（一）提高鐵路局領導對修志工作的重視。鐵路局的領導要不斷與時俱進，重視修志工作對本企業(yè)發(fā)展的重要地位，樹立以檔案管理為單位的實際發(fā)展提供支持的核心理念，加強單位員工參與單位的檔案管理。領導要真正加強對單位檔案管理工作的重視與管理，做好檔案管理中的信息工作。

（二）加強鐵路檔案管理工作。檔案管理科學化的重要體現(xiàn)就是管理工作機制完善，科學、規(guī)范的檔案管理離不開完善的檔案管理機制。因此，這就需要我們改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，強化現(xiàn)階段所實施的檔案管理責任制度，優(yōu)化檔案管理運行機制。同時有效結合具體發(fā)展需求，強化責任意識，結合管理內(nèi)容，建立適合鐵路檔案管理工作順利發(fā)展和監(jiān)督完善的機制，通過科學管理檔案工作理念的不斷豐富和深化，從而逐步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）提高檔案利用質(zhì)量和效率。在鐵路局修志工作中，館藏紙質(zhì)版的檔案信息化程度并不高，使得檔案資源利用的水平不高，資源的普遍利用受到了一定的限制。檔案管理工作需要依托現(xiàn)代科技完成自身的信息化建設，對原有的各類館藏紙質(zhì)照片磁帶等不同形式的檔案進行相應的數(shù)字化，使得相關的電子檔案數(shù)據(jù)能夠得以保存，保存在固定的數(shù)據(jù)庫之中，為構建高效便捷的高效檔案管理網(wǎng)站助力，最大化利用檔案。

（四）進一步做好志鑒編纂工作。首先，鐵路局的志鑒編纂工作需要全員進行參與，相關的人員需要在鐵路局領導以及相關管理部門的領導配合之中，進行鐵路局修志工作的質(zhì)量保證體系建設。相關人員需要嚴格按照標準以及公文完成文件的歸檔以及檔案管理工作。在修志工作之中滲透“修志質(zhì)量，人人有責”的觀念，并且保證修志史料、數(shù)據(jù)的完整性、真實性以及統(tǒng)一性。

（五）加快鐵路局修志工作信息化進程。在鐵路局修志工作信息化建設過程中，應增強修志工作的信息化意識，企業(yè)領導應高度重視修志工作的信息化建設，注重對相關知識的學習，注重現(xiàn)代理論的應用，進一步增強計算機操作能力，提高辦公自動化意識，以信息技術為基礎，探索出修志工作的新出路，使其和現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展步調(diào)一致。

（六）加強修志工作隊伍建設。在新的發(fā)展形勢下，鐵路局修志的作用更加重要，而信息化發(fā)展水平和速度不斷加快，就需要我們不斷完善修志工作人才隊伍建設，結合利用一系列現(xiàn)代化科技手段和檔案管理技術，結合新的社會發(fā)展形勢和要求，完善檔案管理隊伍建設，形成固定有效的檔案管理人才體系建設。

四、小結

綜上所述，鐵路局的修志工作是一項長期的工程，在修志過程中，必須要善于對本單位的各門類檔案進行有效管理和利用，進而為修志工作提供豐富的資源，提高修志工作的效率。

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