文/吉林省煤田地質(zhì)二〇三勘探公司　張杰

淺談新時期如何做好文書檔案管理工作

文/吉林省煤田地質(zhì)二〇三勘探公司張杰

【摘要】企業(yè)文書檔案越來越多，原先隱藏在文書檔案管理中的一些弊端逐漸顯現(xiàn)，已經(jīng)跟不上時代的變化。隨著社會的進步，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新時期在這樣的背景下如何做好文書檔案管理工作，并及時加以改革和創(chuàng)新，是文書檔案管理者需要研究的課題。

【關(guān)鍵詞】新時期；文書檔案；管理

一、新時期文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案管理人員素質(zhì)問題。現(xiàn)階段，文書檔案管理人員個人素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平參差不齊，有的企業(yè)對文書檔案管理不重視，隨便找一個人就可以來管理檔案，這些陳舊落后的管理意識與新時期對文書檔案管理工作的要求有著非常大的差距，直接影響文書檔案管理方式和認知的選擇，使得文書檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范、不統(tǒng)一，在智能化和快捷化方面存在很大的欠缺。

（二）檔案利用與評估優(yōu)化問題。目前的文書檔案管理，對于檔案的利用價值的評估和優(yōu)化并沒有得到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，對于檔案管理的技術(shù)設(shè)備的投入也很少，導(dǎo)致無法進行文書檔案管理的信息化系統(tǒng)工程，很多企業(yè)對于文書檔案的管理還是主要依靠人力來進行檢索，勞動強度高，效率低下，且不能實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息與資源價值的充分利用。

（三）整體規(guī)劃協(xié)調(diào)運作問題。新時期隨著電子信息技術(shù)的應(yīng)用，一些企業(yè)開始逐步建立較為規(guī)范的電子存檔系統(tǒng)，目的是實現(xiàn)檔案的信息管理和一定范圍的資源共享。然而，在這個過程中，整體規(guī)劃協(xié)調(diào)運作存在一定的問題，在管理過程中缺乏整體性的規(guī)劃，在運作模式上缺乏協(xié)調(diào)，各部門對于文書檔案的歸類不當(dāng)，給整體運作帶來很大困難。

二、新時期做好文書檔案管理工作的幾點建議

（一）推行全過程、全員式、全方位的文書檔案管理工作。新時期的文書檔案管理工作，從檔案的形成到檔案的歸檔，都需要有一個行之有效的管理方案，以采取科學(xué)方法進行文書檔案的整理和管理，在這個全過程中，要保證資料信息收集來源的準確，避免虛假資料渾水摸魚。歸檔的過程，要統(tǒng)一歸檔的符號和方式，例如公文的書寫格式，電腦輸入中指定的系統(tǒng)和模板，紙張、頁碼、行距、字體等都要進行規(guī)范性的管理。并且要對企業(yè)員工進行建檔工作，實現(xiàn)檔案的全員式管理，在每一份檔案中標明員工文書檔案的工作性質(zhì)和內(nèi)容，實行管理制度責(zé)任制，有效提高員工參與檔案管理的積極性，公共促進企業(yè)文書檔案管理工作的發(fā)展與進步。檔案的全方位管理是指一定要保證檔案資料的安全性和完整性，采取統(tǒng)一的管理方式，重視文書檔案的隱秘性，防止信息資料泄露對企業(yè)造成的損失。

（二）推行系統(tǒng)化、標準化、流程化的文書檔案管理工作。根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)，制定統(tǒng)一的管理模式和工作標準，使文書檔案的編制以及資料歸檔具有一定的系統(tǒng)性，并使文書檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。在新時期，信息技術(shù)普及，因此文書檔案的管理模式一定要標準化，這非常有利于將文檔資料制成電子文書，無論是備份還是僅僅作為機讀模式，都是非常有利的。而流程化的管理對于文書檔案的檢索效率有著很大的提高，在很大程度上有利于發(fā)揮文檔資料的價值，其意義是非常深遠的。

（三）提高管理人員的責(zé)任意識，提高文書檔案管理工作的科學(xué)化水平。文書檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，管理人員不僅要有扎實的科技知識和專業(yè)理論知識，還要有勇于奉獻的敬業(yè)精神以及良好的責(zé)任意識，所以說對文書檔案管理者的要求非常高，提高管理人員的責(zé)任意識是很有必要的。文書檔案管理人員一定要意識到文檔管理的重要性，并以做好此項工作為己任，忠于職守，細心謹慎，將文件資料的積累、整理、鑒定、統(tǒng)計等作為應(yīng)盡的職責(zé)內(nèi)容。為了適應(yīng)新時期對文書檔案管理的高標準、嚴要求，就需要對原來的文檔資料進行全面普查，將無用的文件予以剔除，重新組合文書案卷，對于標題不清，內(nèi)容混亂的案卷，一定要進行再加工，提高文書檔案的質(zhì)量?，F(xiàn)在的信息化水平的不斷提高與應(yīng)用，也使文書檔案管理水平的科學(xué)化程度上了一個新臺階，計算機技術(shù)可以使文書檔案與辦公自動化相銜接，使文檔資料的登記、刪減等程序更加便捷。對于檔案的分類號和卷宗的題名，一定要準確規(guī)范，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機不能識別的情況，這樣才能保證檢索的查準率。

三、總結(jié)

文書檔案是企業(yè)各項工作的真實記錄，不僅能指導(dǎo)現(xiàn)實工作，又能提供查考歷史的憑據(jù)，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。文書檔案管理工作是一項政策性很強的工作，它對保密性和專業(yè)性的要求非常高，新時期隨著信息化的到來，管好用好文書檔案資料，對資源共享以及資源開發(fā)利用有著重要的作用。只有完善各項文書檔案管理的規(guī)章制度，不斷提高管理人員素質(zhì)，加強文書檔案現(xiàn)代化管理，切實做好文書檔案的管理工作，才能實現(xiàn)文書檔案管理的科學(xué)化，才能有效提高企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量與效率。

參考文獻：

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