文/山西興能發(fā)電有限責(zé)任公司 王文莉

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，人類進(jìn)入了信息時(shí)代，信息在經(jīng)濟(jì)社會和人民生活中發(fā)揮著巨大作用。信息資源已成為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的首要資源，信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作是擺在檔案部門和檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。電子檔案的大量生成，給檔案管理工作者提出了新課題，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，檔案管理工作者們必須轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識和網(wǎng)格技術(shù)知識，與時(shí)俱進(jìn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作的方式和方法。

一、保證經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

“工欲善其事，必先利其器”。檔案信息化建設(shè)，首先要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包含以下兩方面：

（一）選用適合的檔案管理軟件。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就必須選用一款適合的檔案管理軟件。目前，市面上做檔案管理軟件的公司很多，品牌也很多，免不了魚龍混雜，因此，檔案工作者首先要梳理好各項(xiàng)檔案工作流程，明確需要軟件實(shí)現(xiàn)的功能，然后再根據(jù)需要去選擇適合自己工作實(shí)際的軟件產(chǎn)品。檔案管理有專門的軟件，并且功能齊全，幫助檔案管理工作者對檔案進(jìn)行收集、篩選、分析整理等工作，并能輔助實(shí)體管理及根據(jù)用戶特殊要求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。在選擇檔案管理軟件時(shí)，要遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，既要滿足當(dāng)前工作的需要，又要兼顧將來技術(shù)發(fā)展的趨勢。一個(gè)好的檔案管理軟件能讓檔案管理工作有條不紊、省時(shí)省力、一次輸入多次輸出，幫助檔案工作者成倍提高工作效率。

（二）配備必要的檔案數(shù)字化設(shè)備。如計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等，這些是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。數(shù)字化設(shè)備投入不足，直接影響檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量和進(jìn)度，檔案信息化建設(shè)也會發(fā)展緩慢。

二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式多為人工操作，工作量較大，且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公條件的不斷改善，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體等技術(shù)的應(yīng)用，加快了由傳統(tǒng)檔案管理模式向檔案信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)變步伐，特別是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，極大的減少了檔案管理工作中瑣碎的事情，提高了工作效率。檔案管理工作必須轉(zhuǎn)移工作重心，做好以下兩方面工作：

（一）對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，這是一項(xiàng)長期的工作。檔案數(shù)字化工作要有計(jì)劃、有選擇地分步實(shí)施：從時(shí)間上來說，應(yīng)當(dāng)由近及遠(yuǎn)逐年進(jìn)行，先把近期的檔案數(shù)字化，再逐步按年代往前推進(jìn)。從內(nèi)容上來說，應(yīng)當(dāng)先把利用頻繁的、瀕危的檔案數(shù)字化，然后再數(shù)字化其他的。先做目錄數(shù)字化，再做全文數(shù)字化。按照“以我為主”原則，堅(jiān)持先把本單位的文件數(shù)字化，然后再進(jìn)行上級單位和其他單位利用頻繁檔案文件的數(shù)字化。根據(jù)企業(yè)近期檔案利用統(tǒng)計(jì)情況和發(fā)展趨勢確定數(shù)字化的先后順序，突擊完成急用檔案數(shù)字化任務(wù)。

（二）做好電子文件的采集和接收。要制定科學(xué)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性，以保證電子檔案的安全。

三、提高檔案工作者的素質(zhì)

社會是不斷的發(fā)展的，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)在檔案管理工作中得到了普遍的應(yīng)用，極大的提高了檔案管理工作效率，同時(shí)也提出了對檔案管理工作更高的要求。為做好信息化條件下的檔案管理工作，檔案工作者就從以下幾個(gè)方面做起：

（一）加強(qiáng)政治素質(zhì)修養(yǎng)。檔案管理工作者首先要具有職業(yè)道德，檔案對每一位員工來說是至關(guān)重要的，因此檔案管理工作者必須要對每一位員工負(fù)責(zé)，保證檔案的準(zhǔn)確無誤，同時(shí)檔案管理工作有很強(qiáng)的政治性，必須要以國家的利益為一致，加強(qiáng)工作者的責(zé)任感，要積極進(jìn)取，加強(qiáng)自身的職業(yè)技能，推動創(chuàng)新，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，不計(jì)名利，在平凡中創(chuàng)造不平凡。信息化條件下，檔案信息的安全問題更加要求檔案工作者具有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。檔案工作者要不斷增強(qiáng)自身的安全意識，在檔案信息的管理過程中，自覺采取安全防范措施。

（二）保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，但也對檔案管理工作者提出更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案管理工作者必須要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，注意細(xì)節(jié)，謹(jǐn)小慎微。從檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的角度而言，檔案管理也是一項(xiàng)繁瑣、巨大的工程，因此這就要求檔案管理工作者掌握各項(xiàng)的技能，并且檔案管理工作需要投入大量的人力、物力、財(cái)力。在紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理過程中，檔案工作者要付出更大的耐心和細(xì)心，

（三）掌握過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作者要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，不僅要具備一定的科學(xué)文化知識，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)檔案學(xué)理論知識以及一些自然科學(xué)、社會科學(xué)及邊緣科學(xué)的專業(yè)知識。檔案信息化條件下，檔案工作者還必須熟悉計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)知識，懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件，能熟練操作各種信息化設(shè)備，最好能掌握一門外語，所以要樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，加大繼續(xù)教育的力度，堅(jiān)持學(xué)以致用的原則，掌握過硬的業(yè)務(wù)知識和技能，以適應(yīng)檔案信息化管理的需要。

四、結(jié)語

信息化條件下，只有不斷改進(jìn)檔案管理工作，提升檔案管理的層次和工作效率，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，快速準(zhǔn)確地向社會提供有利的信息資源，推動社會進(jìn)一步發(fā)展。