文/杭州文化廣播電視集團(tuán)　錢惠萍

建立固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度的必要性及實(shí)施策略分析

文/杭州文化廣播電視集團(tuán)錢惠萍

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作在企業(yè)項(xiàng)目的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)揮著不可忽視的功能，然而，當(dāng)前許多企業(yè)并未充分意識(shí)到這一點(diǎn)，因而建立固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度迫在眉睫，這篇文章首先分析了我們建立檔案管理制度的必要性，然后給出了相應(yīng)制度的實(shí)施對(duì)策。

固定資產(chǎn)；檔案管理；必要性；策略

隨著這些年來的不斷發(fā)展，國(guó)家不斷進(jìn)行撥款、投資，企業(yè)隨著規(guī)模的增大，不斷進(jìn)行擴(kuò)建、改造，在這個(gè)過程中產(chǎn)生了許多固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案，這些檔案具有不可忽視的作用，是項(xiàng)目建設(shè)的前期重要準(zhǔn)備，因此我們要想做好項(xiàng)目建設(shè)，建立檔案管理制度是當(dāng)務(wù)之急，檔案管理主要由檔案管理工作者負(fù)責(zé)，他們的目標(biāo)是使檔案能夠系統(tǒng)化的、規(guī)范化的進(jìn)行管理，發(fā)揮出檔案管理制度在項(xiàng)目建設(shè)過程中的價(jià)值。

一、建立檔案管理制度的必要性分析

（一）實(shí)施固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理難度比較大、操作比較困難。在公司項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，伴隨著項(xiàng)目的不斷推進(jìn)、增多，固定資產(chǎn)的投資也不斷加大，相應(yīng)的，需要建立的項(xiàng)目檔案數(shù)量也在不斷增加，相關(guān)檔案的內(nèi)容包括項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批通過、施工、生產(chǎn)前的準(zhǔn)備以及竣工和投入生產(chǎn)等，固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資檔案管理的目的是為項(xiàng)目建設(shè)管理、科研生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收等工作服務(wù)，這樣看來，固定資產(chǎn)檔案管理制度建立是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，它在投資項(xiàng)目建設(shè)過程中占有重要地位；其次，企業(yè)在項(xiàng)目投產(chǎn)、建設(shè)時(shí)伴隨著大量的文件資料產(chǎn)生，這些文件資料復(fù)雜凌亂，包括專業(yè)技術(shù)類和管理類等，同時(shí)對(duì)于檔案的信息載體形式也是多種多樣、種類繁雜、數(shù)量大，我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理時(shí)就會(huì)產(chǎn)生許多困難；再次，在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中，涉及不同部門，文件的收集也存在一定困難。一般情況下，我們?cè)谶M(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，要涉及不同的部門和機(jī)構(gòu)，各個(gè)部門之間項(xiàng)目協(xié)作，相互監(jiān)督，關(guān)系特別復(fù)雜，處理特別困難，這就會(huì)導(dǎo)致我們?cè)谔幚頇n案時(shí)難度加大。再加上由于項(xiàng)目文件資料始終貫穿在項(xiàng)目建設(shè)的過程中，會(huì)導(dǎo)致檔案收集的時(shí)間比較長(zhǎng)，耗費(fèi)精力比較大，對(duì)收集工作帶來巨大挑戰(zhàn)。

（二）固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理要求高、涉及面廣。投資項(xiàng)目檔案是能夠完整，全面的揭示項(xiàng)目建設(shè)全過程的原始文件資料，它是一筆無(wú)形的價(jià)值財(cái)產(chǎn)，也是進(jìn)行審計(jì)、監(jiān)督、驗(yàn)收的重要依據(jù)。因此，檔案管理工作者在做檔案管理工作時(shí)要注意把檔案完整進(jìn)行歸檔。我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理時(shí)，就是為了使檔案能夠完整表現(xiàn)出來，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，我們必須要進(jìn)行投資項(xiàng)目檔案管理。

二、建立檔案管理制度的實(shí)施對(duì)策

（一）建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案內(nèi)容要全面、細(xì)致、完整的反映建設(shè)過程中的真實(shí)情況。文件的內(nèi)容一定要按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等，文件在書寫過程中不得采用容易褪色的書寫材料書寫，文件在書寫過程中筆記一定要清晰、所繪制的圖表要表達(dá)完整，簽字手續(xù)要齊全；項(xiàng)目檔案在組卷過程中要按照規(guī)定好的組卷原則進(jìn)行組卷，項(xiàng)目施工文件的組卷方式包括有按結(jié)構(gòu)階段、專業(yè)方式組卷，而項(xiàng)目竣工圖組卷方式更加多樣化，包括采用水電、環(huán)保、建筑等的形式進(jìn)行組卷，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，注意防盜、防潮、防塵工作。

（二）改變檔案管理的傳統(tǒng)模式。采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中的文件資料必須要及時(shí)按照類別實(shí)時(shí)輸入到電腦中去，進(jìn)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控和管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)分門別類的把膠片、紙質(zhì)、錄音、錄像等進(jìn)行數(shù)字化歸檔，然后對(duì)資料進(jìn)行整理，歸檔發(fā)布到網(wǎng)上，然后跟各子公司進(jìn)行共享，提高檔案資源利用率，讓檔案信息循環(huán)利用。

（三）改善項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作者的管理檔案水平。檔案工作者缺乏一定管理知識(shí)，因此要進(jìn)行全面的培訓(xùn)，從底層到高端，從軟件到硬件等技術(shù)知識(shí)都要進(jìn)行詳細(xì)全面的學(xué)習(xí)。不光檔案工作者，我們對(duì)于參加的單位也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)學(xué)習(xí)，讓他們能夠了解基本的檔案管理的意義；檔案管理人員必須要具有極強(qiáng)的適應(yīng)能力，因?yàn)橐话銠n案管理工作者的工作環(huán)境比較封閉，要不斷的重復(fù)做類似的工作，一般情況下會(huì)產(chǎn)生厭煩感，同時(shí)又因?yàn)闄n案管理工作者在檔案管理中是不可或缺的，我們?cè)跈n案管理時(shí)必須要發(fā)揮好工作人員的主觀能動(dòng)性；檔案管理工作者要能夠善于總結(jié)與歸類，善于將這些毫無(wú)頭緒的文獻(xiàn)資料整理的井井有條，這就必須要求具備強(qiáng)烈的責(zé)任心、使命感以及善于運(yùn)用語(yǔ)言文字，只有這樣，檔案管理人員的價(jià)值才能被社會(huì)認(rèn)同，檔案管理人員才能引起足夠重視，才能使檔案管理工作高效進(jìn)行。

（四）將項(xiàng)目檔案管理工作納入到合同管理中去。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制的不斷進(jìn)步，合同管理必然對(duì)檔案管理產(chǎn)生一定影響。我們必須要明確，在簽訂合同時(shí)，參與建設(shè)的部門跟建設(shè)單位必須要把檔案管理納入進(jìn)去，并且要詳細(xì)注明具體條款，這樣能夠明確責(zé)任，利用合同來約束參建單位，讓他們及時(shí)有效得把資料收集起來。

（五）項(xiàng)目檔案管理的驗(yàn)收工作是檔案管理的最后一步，它是為項(xiàng)目驗(yàn)收做好鋪墊。檔案驗(yàn)收是為了保證項(xiàng)目檔案的完整性，同時(shí)它還能提高建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的水平，因此，項(xiàng)目所有文件已經(jīng)歸檔并通過項(xiàng)目單位自查符合項(xiàng)目檔案管理要求后，應(yīng)該積極向上級(jí)機(jī)關(guān)申請(qǐng)專項(xiàng)驗(yàn)收。項(xiàng)目不同、單位不同，它的項(xiàng)目檔案管理方式也各不相同，我們必須要根據(jù)特定項(xiàng)目的檔案特點(diǎn)，不斷開展管理制度的創(chuàng)新。

三、結(jié)束語(yǔ)

我們?cè)跈n案管理實(shí)施過程中常常遇到一些新的困難，面對(duì)這些問題，我們要替企業(yè)著想，把眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資檔案管理的工作。

［1］余湘，藏國(guó)宇.淺談企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理［J］.機(jī)電兵船檔案，2014（3）：48-51.

［2］石麗.論固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理［J］.機(jī)電兵船檔案，2010（3）：54-56.

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