文/西安科技大學(xué)檔案館 楊清
“卷”改“件”的實(shí)施與應(yīng)用
文/西安科技大學(xué)檔案館 楊清
本文主要探討了文書檔案改革(簡稱“卷”改“件”)后續(xù)深入的一些問題。對文件裝訂,需要整體裝訂的文件,以及移交目錄、標(biāo)簽,對變革后的工作作出了新的探索。
“卷”改“件”;裝訂改革;整體性裝訂;檢索變革
文書檔案改革進(jìn)行已有近10年的時(shí)間了。2003年,改革實(shí)行初期我寫了探討文章《論檔案管理中“卷”改“件”實(shí)施》(發(fā)表于西安科技大學(xué)《科技、人才、市場》第三期),該篇文章初步探討了文書檔案“卷”改“件”的設(shè)想,在以后將近10年的實(shí)踐過程中,又經(jīng)歷了教育部27號(hào)令頒布、《歸檔文件整理規(guī)則》等一系列重大政策性文件的頒布,在實(shí)踐過程中不斷地探索,以及同兄弟院校交流探討,“卷”改“件”在技術(shù)上已經(jīng)漸漸成熟。
第一階段(2003~2008年)文件采用線裝(縫紉機(jī)軋制)。單份文件單份裝訂,單份打頁碼,加蓋檔號(hào)章。這個(gè)時(shí)期“卷”改“件”剛開始實(shí)施,這種裝訂方式的好處很明顯:省卻了整卷裝訂的麻煩,但是單份文件用縫紉機(jī)軋制,對文件損害很大,同時(shí)每份文件都要軋制,無形中加大了工作量,而且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)軋現(xiàn)象,即兩份文件軋到一塊了,得拆開重新軋制,又加大了對文件的損害。“卷”改“件”的本意是讓檔案工作者從傳統(tǒng)的手工裝訂中解脫出來,這種做法顯然沒有達(dá)到此目的。
第二階段(2008年至今)用不銹鋼訂書針或鋼片夾裝訂。在一次外出開會(huì)學(xué)習(xí)中,得知兄弟院校采用不銹鋼訂書針,鋼片夾等裝訂。于是從檔案局勞動(dòng)服務(wù)公司購置若干,用訂書針裝訂的方法簡捷,省時(shí)省力,對文件的損害減到最小,保留了文件的原貌。另外,在2010年全國檔案工作研討會(huì)上明確規(guī)定:嚴(yán)禁采用縫紉機(jī)軋制文件等損害文件的方法裝訂,至此縫紉機(jī)裝訂文件的做法已完全廢止。目前我們采用的裝訂方法:20頁以內(nèi)文件用不銹鋼訂書針直接裝訂;10~30頁左右的文件用鋼片夾裝訂;30頁以上的文件仍采用線裝的這種裝訂方式。
“卷”改“件”的實(shí)施過程中,人們越來越意識(shí)到新的工作方法給工作帶來的便利:
(一)文件一目了然。文件單份裝訂,頁碼每份編碼,從目錄式的檔號(hào)章就可以了解文件的大小,一目了然。當(dāng)然也不是所有的文件都適于單份裝訂,有的必須保持整體裝訂,這個(gè)問題放在后面討論。
(二)查閱方便。借閱時(shí),只要將相關(guān)文件抽出借閱即可,而不用將整卷文件借出,減少了泄密機(jī)會(huì)。但這樣做缺點(diǎn)是容易丟失,整體裝訂文件不易丟失也不易損毀,而單份文件借出,比較容易丟失,個(gè)別文件還有損毀現(xiàn)象。目前的辦法僅限于加強(qiáng)借閱人的責(zé)任心和紀(jì)律性,到了借期趕快催還。
(三)插卷方便。以前的文件整體裝訂,插卷或卷內(nèi)有變動(dòng)就要拆來重裝,單份裝訂后,新插入的檔案文件只要加蓋檔號(hào)章,直接插入即可。這種情況非常適于有些有問題的文件立卷,比如說缺附件的文件。以前在各部門把文件找齊之前本卷文件只能高擱等待,現(xiàn)在可以先給文件編碼,打檔號(hào)章,然后再裝入缺少的材料。
(四)減少工作量。信息時(shí)代,文件數(shù)量激增。以本校為例:1998年文件總數(shù)為504件,到2008年增加到1070件,2010年到1935件,增加了3倍不止。以前的卷內(nèi)文件裝訂劃分過細(xì),根據(jù)“卷”改“件”的“粗整理,精檢索”精神,可以將大致相關(guān)的文件放到同一盒,減少了工作量。
(五)檢索作用突出。文件按相關(guān)問題分類,取消了“卷”的概念,工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檢索,提供信息,以及二次,乃至三次編研出成果上來,強(qiáng)調(diào)了檔案科學(xué)研究的重要性。
文書檔案改革不僅僅是簡單的卷改件,它是通過這種裝訂方式的改變,解放了繁瑣的手工勞動(dòng),但并不是所有的文件都適合按件裝訂,有許多文件還必須按照卷的概念去裝訂。這些文件都有一個(gè)主題,而且單獨(dú)的件也很多,如果采用按件裝訂,有時(shí)一張兩張紙就是一份文件,裝訂繁瑣不說,還容易散失,所以應(yīng)采用整體裝訂、整體編碼的形式裝訂。通過工作實(shí)踐,總結(jié)了一下,適于整體裝訂的文件形式有:
(一)整份的審計(jì)報(bào)告。審計(jì)報(bào)告一般分為結(jié)論性材料、證明性材料、立項(xiàng)性材料三部分,這三部分是對一個(gè)事件的描述,不便分開,所以保留整卷裝訂的方式。
(二)人事處調(diào)入調(diào)出文件。調(diào)入調(diào)出函件、工資關(guān)系、結(jié)轉(zhuǎn)介紹信等文件都很零散,易于散失,也不適于單份裝訂,所以才用整份裝訂,統(tǒng)一編碼的方式。
(三)學(xué)生案件的處理過程、意見。如:學(xué)生死亡案件,臨潼校區(qū)腹瀉事件調(diào)查材料,此種問題事件是一個(gè)整體,況且涉及材料龐雜,也不適于單份裝訂,故也可采用整體裝訂,列出大的類目,如調(diào)查取證材料、結(jié)論材料等等。
(四)會(huì)議文件。會(huì)議文件包括從籌備文件、人員名單、議程、議題到最后結(jié)果各個(gè)方面,每份都很重要,也屬經(jīng)常借閱范疇,如果散失損失很大,故也采用整體裝訂方式。當(dāng)然文件裝訂也要根據(jù)具體情況區(qū)分對待,會(huì)議文件如果過多,也可把會(huì)議文件分為幾冊存放:籌備情況,會(huì)議材料,結(jié)論或最后結(jié)果。
(五)其他一些專題性的材料。房地產(chǎn)中心關(guān)于某一棟建筑的所有材料、校慶的專題材料、賀信賀電都采用整體裝訂方式好于單份裝訂。
以上只是一些整體裝訂的特殊情況,在實(shí)際操作中,要根據(jù)具體情況具體分析,既要考慮檔案的安全性,又要便于查詢利用。
“卷”改“件”并不僅僅是一場裝訂的革命,這場革命也透露出許多另外的信息:信息時(shí)代文件激增—簡化裝訂方式—人性化—計(jì)算機(jī)的加入可以提供更多信息以供利用—注重編研研究—使檔案工作上層次上深度。裝訂革命也帶來工作方式的轉(zhuǎn)變。
(一)移交目錄問題。因?yàn)槿∠司淼母拍?,所以不用制作案卷目錄,移交目錄一度也取消了。但在?shí)際工作中,沒有移交目錄會(huì)造成很多不便,引起糾紛;而且在2011年底的一次檔案檢查中,專家組又提出了這個(gè)問題,所以移交目錄繼續(xù)要做。既然文件以“件”為單位歸檔,那就以“件”為單位移交,歸檔文件目錄上所列出的文件都是移交范圍,雙方簽字移交。這種方法比案卷級(jí)移交目錄更具體,但是缺乏對整個(gè)文件歸檔情況的了解,有幾冊,每冊的大致內(nèi)容,件數(shù),保管期限,所以可以在每個(gè)移交目錄后附上一份情況說明,便于移交雙方了解文件的大致情況。這是案卷級(jí)移交目錄和文件級(jí)移交目錄的一種折衷方案。
(二)標(biāo)簽。按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)方法,應(yīng)在檔案的書籍位置注明檔案種類、件數(shù),但是由于現(xiàn)在的檔案盒都是以前訂制的,沒有印制書脊,所以現(xiàn)在仍采用貼標(biāo)簽的做法,標(biāo)簽上對年代、編號(hào)、保管期限、件數(shù)注明,一目了然。
(三)檢索。文件以“件”整理,查詢中對檔案工作自動(dòng)化有了要求,目前學(xué)校雖然沒有上馬檔案管理軟件,但是辦公自動(dòng)化平臺(tái)下放權(quán)限給檔案館,檔案館工作人員可以通過辦公自動(dòng)化平臺(tái)查詢到當(dāng)年所有文件,提高了查詢效率。
此外,還有一些提高查詢效率的做法值得探討:一是做好分類。盡管是以“件”為單位歸檔,但是歸檔文件還是強(qiáng)調(diào)文件間的聯(lián)系,相同問題或者相同類的文件才會(huì)放到一起,所以把握好文件分類,正確判斷文件分類歸檔和檢索的重要前提,尤其在目前手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索并存的情況下更顯重要。二是搞好檢索,二次編研工作。對一些經(jīng)常會(huì)被查詢的類似文件可以開發(fā)二次編研,把類似的文件按年代或者按有機(jī)聯(lián)系做成二次編研成果,也有利于提高查詢質(zhì)量和縮短時(shí)間。本校檔案館就編有:《西安科技大學(xué)(院)非建制機(jī)構(gòu)一覽表》,收錄了1998年以來學(xué)校成立的所有非建制機(jī)構(gòu)?!段靼部萍即髮W(xué)(院)重要會(huì)議一覽表》收錄了1998年以來所有的重要會(huì)議。《西安科技大學(xué)(院)三十年教齡(教育工作者)情況匯編名單》,收錄了1985年以來工作滿30年的所有工作人員名單。擬編訂《西安科技大學(xué)(院)校內(nèi)規(guī)章制度文件一覽表》,便于各部門查詢。在二次編研的基礎(chǔ)上還可以搞一些三次編研的研究工作。三是做好記錄。參考借閱文件登記簿可以把查詢效率比較高的文件收集起來,登記每份文件的檔號(hào)和基本情況,這樣做也大大提高了查詢效率。
“卷”改“件”并不僅僅是一場裝訂的革命,這場革命對我們透露出了更多的言外之意:把檔案工作人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來,把束之高閣的檔案文件化作計(jì)算機(jī)里的音符,奏響信息流動(dòng)的美妙音樂,同新時(shí)代節(jié)奏共舞;同時(shí)對檔案人員提出了更多更高的要求:更深層次的編研,研究,使檔案工作真正成為一門獨(dú)立的科學(xué)。