新時(shí)期提高高校二級學(xué)院辦公室管理工作效能的探索

文/浙江農(nóng)林大學(xué)園林學(xué)院 曹嶸

新時(shí)期提高高校二級學(xué)院辦公室管理工作效能的探索

文/浙江農(nóng)林大學(xué)園林學(xué)院 曹嶸

二級學(xué)院辦公室作為高校的基層管理機(jī)構(gòu)，工作內(nèi)容、工作范圍不斷擴(kuò)大，應(yīng)重視提高二級學(xué)院辦公室管理工作效能，進(jìn)而促進(jìn)高校綜合管理能力的提高。

二級學(xué)院；辦公室管理；工作效能

黨的十八大提出“轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作效率”，對職能部門的工作水平和服務(wù)能力提出了新的要求。高校管理中辦公室作為推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的職能機(jī)構(gòu)，起著聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、執(zhí)行決策的重要作用。二級學(xué)院辦公室在高校中應(yīng)屬基層辦公機(jī)構(gòu)，與教師、學(xué)生的聯(lián)系更多更直接。在高校教育管理改革不斷深入時(shí)期，辦公室管理權(quán)限逐漸下移，二級學(xué)院辦公室的工作任務(wù)和服務(wù)內(nèi)容日益增加，逐步成為高校管理的主力軍，發(fā)揮其重要作用。本文從二級學(xué)院辦公室的職能、服務(wù)思想和服務(wù)能力的提高等方面，闡述了如何做好新時(shí)期辦公室工作，更好地服務(wù)師生，推動和促進(jìn)辦公室工作的科學(xué)高效。

一、二級學(xué)院辦公室職員需要具備的能力

二級學(xué)院辦公室是高校的基層管理機(jī)構(gòu)，一般是在學(xué)?？傮w目標(biāo)的基礎(chǔ)上，按照二級發(fā)展目標(biāo)制定實(shí)施工作方案。在高校管理層與二級學(xué)院管理層之間構(gòu)建橋梁，同時(shí)在管理層和師生之間建立聯(lián)系。聯(lián)系上級部門、兄弟單位和院校，起到上傳下達(dá)、外傳內(nèi)達(dá)、拓展和順暢信息渠道，貫徹落實(shí)中央及上級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門政策、法規(guī)與精神，承辦二級學(xué)院內(nèi)部事務(wù)，協(xié)助管理層組織協(xié)調(diào)有關(guān)事宜。這就要求二級學(xué)院辦公室職員要有一定的綜合素質(zhì)和服務(wù)能力，主要體現(xiàn)在：

（一）執(zhí)行能力。二級學(xué)院辦公室職員必須具備落實(shí)中央、國家、省、廳等上級政策、法規(guī)精神，完成上級管理層交代的任務(wù)，準(zhǔn)確向師生傳達(dá)方針政策，按照要求執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，使文件精神和制度變成現(xiàn)實(shí)的能力。一要具備學(xué)習(xí)文件精神和理解規(guī)章制度的能力，能夠深入透徹領(lǐng)會文件精神，準(zhǔn)確把握辦事要求。二要在執(zhí)行過程中理順關(guān)系，堅(jiān)持公平、公開、公正的原則，將工作落到實(shí)處。三要有時(shí)間觀念和效率意識，具備第一時(shí)間獲得信息的能力，及時(shí)按照上級的要求落實(shí)任務(wù)，保質(zhì)保量地按時(shí)完成任務(wù)。

（二）協(xié)調(diào)能力。辦公室作為二級學(xué)院一個樞紐機(jī)構(gòu)，要提高協(xié)調(diào)人際關(guān)系和工作的能力，善于調(diào)研信息、運(yùn)用資源，協(xié)調(diào)人力、物力、財(cái)力，達(dá)到以最佳效果完成工作。做好協(xié)調(diào)工作既是技術(shù)，也是藝術(shù)，更是思想意識水平問題。首先，應(yīng)該具備善于傾聽，準(zhǔn)確理解，恰當(dāng)表達(dá)的溝通技巧。同時(shí)，理順黨群關(guān)系、干群關(guān)系、群眾之間的關(guān)系，熟悉各部分工作職能，掌握工作進(jìn)度，了解工作內(nèi)容輕重緩急。其次，在協(xié)調(diào)過程中學(xué)會運(yùn)用雙向思維，采用自上而下和自下而上的溝通途徑，抓住重點(diǎn)問題，化解工作難點(diǎn)。

（三）創(chuàng)新能力。在高等教育快速發(fā)展的時(shí)期，高校發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境隨之變化，二級學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容不斷豐富，廣度和深度逐漸擴(kuò)展，對工作人員的要求也越來越高，新時(shí)期、新形勢下，工作任務(wù)不同，服務(wù)對象不同，原有的工作方法、工作思路不一定能夠解決問題，辦公室職員必須尋找新方法、新思路，學(xué)習(xí)科學(xué)管理理念，善于思維創(chuàng)新。在發(fā)揮參謀和助手作用時(shí)，能夠結(jié)合中央及上級和學(xué)校發(fā)展的政策和目標(biāo)，尋找切入點(diǎn)，找到突破口，給領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)合理的建議。

（四）解決問題的能力。二級學(xué)院辦公室是學(xué)院行政事務(wù)的具體實(shí)施者，辦公室的工作需要從解決問題的角度思考、落實(shí)。辦公室職員應(yīng)該具備綜合分析事態(tài)、解決問題的能力，特別是突發(fā)事件的應(yīng)對解決能力，能夠短時(shí)間內(nèi)掌握問題的結(jié)構(gòu)層次和發(fā)生原因，發(fā)現(xiàn)解決問題的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并根據(jù)已有條件迅速形成有效的方案和預(yù)案。然后，組織協(xié)調(diào)各部分，使事態(tài)朝著預(yù)期的目標(biāo)發(fā)展，有效地監(jiān)督進(jìn)展，使工作呈現(xiàn)理想的狀態(tài)，最后妥善解決問題，達(dá)到各方滿意的目的。

二、提高高校二級學(xué)院辦公室管理工作效能的思考

新時(shí)期、新形勢下，師生思想意識發(fā)生轉(zhuǎn)變，高校辦公室工作內(nèi)容迅速發(fā)展，二級學(xué)院辦公室作為直接服務(wù)師生的窗口，提高高校二級學(xué)院辦公室管理工作效能，主要從以下方面思考：

（一）強(qiáng)化意識，更新工作理念。1.強(qiáng)化服務(wù)意識。高校辦公室工作的基本任務(wù)就是服務(wù)師生及部分對外聯(lián)絡(luò)工作。二級學(xué)院辦公室所承擔(dān)的每一項(xiàng)工作都具有服務(wù)性質(zhì)，服務(wù)水平高低也是衡量工作水平高低的重要指標(biāo)。二級學(xué)院辦公室應(yīng)當(dāng)以生為本，從教師和學(xué)生學(xué)習(xí)生活的實(shí)際需求出發(fā)，按照學(xué)校推動教學(xué)、科研和社會服務(wù)發(fā)展的要求，為師生和教學(xué)科研服務(wù)，為行政管理服務(wù)，在日常工作中，表現(xiàn)在為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會合作發(fā)揮樞紐的作用，把握辦事不推諉，急事急辦，特事特辦，熱情周到，盡心盡力的原則，把提供良好服務(wù)作為二級學(xué)院辦公室基本工作來抓。2.堅(jiān)持規(guī)范意識。為了充分調(diào)動二級學(xué)院辦公室職員的積極性，明確崗位職責(zé)，使工作人員真正各盡所長，各盡其能，我們應(yīng)該有一套合理的制度，實(shí)行規(guī)范化管理，強(qiáng)調(diào)辦文、辦會、辦事的程序，使工作有章可循、依章辦事，有條不紊，兼顧公平、公開、公正的原則，實(shí)現(xiàn)獎懲分明、優(yōu)勝劣汰，增強(qiáng)競爭意識。同時(shí)，體現(xiàn)制度規(guī)范與辦事靈活相結(jié)合的原則，促進(jìn)高效率、高質(zhì)量地完成辦公室工作。3.突出創(chuàng)新意識。為了充分發(fā)揮二級學(xué)院辦公室辦文、辦會、辦事的職能，充分發(fā)揮二級學(xué)院辦公室服務(wù)師生的職能，我們要多學(xué)習(xí)、多思考，總結(jié)前人的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，分析問題、考慮問題和解決問題，開拓新思路、新技術(shù)、新方法，及時(shí)調(diào)整和

改變一些辦事方法和途徑，從多方面、多角度激發(fā)靈感，特別是平時(shí)注意積累，培養(yǎng)創(chuàng)新意識。4.提高效率意識。提高效率意識與十八大提出的轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)密切相關(guān)。作風(fēng)影響效率，效率反映作風(fēng)。要提高辦公室的工作效率，一方面要切實(shí)推動作風(fēng)轉(zhuǎn)變，即知即行，真抓實(shí)干，一抓到底；另一方面要健全工作制度，設(shè)計(jì)合理工作流程，減少不必要的工作環(huán)節(jié)，將內(nèi)容繁雜的工作按照輕重、先后、緩急有序完成，力求在節(jié)約資源的情況下提高辦事效率。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高工作能力。辦公室職員素質(zhì)的高低直接影響到辦公室工作的質(zhì)量和效率。因此，高校辦公室必須培養(yǎng)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、素質(zhì)高的現(xiàn)代管理隊(duì)伍，才能適應(yīng)新時(shí)期的高校辦公室工作。1.強(qiáng)化政治理論，提高認(rèn)知水平。通過學(xué)習(xí)科學(xué)理論，深入學(xué)習(xí)黨的十八大之后關(guān)于“轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾”的八項(xiàng)規(guī)定，提高理論水平和政策水平，更新知識體系，建立合理的知識結(jié)構(gòu)，結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容，按照方針、政策和法規(guī)處理事務(wù)。通過積極參與實(shí)踐，不斷加強(qiáng)思想修養(yǎng)和黨性鍛煉，培養(yǎng)工作人員實(shí)事求是、公道正派、廉潔奉公，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事的能力，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)和鍛煉，提高工作能力。2.完善知識結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是不斷充實(shí)完善自己的知識結(jié)構(gòu)，提高文化水平和知識修養(yǎng)。既要提高學(xué)歷層次，奠定文化基礎(chǔ)，又要學(xué)習(xí)高等教育的方針政策。二是提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)工作能力。學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理方法、文秘技能、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識，注重經(jīng)驗(yàn)的積累，提高綜合分析判斷能力、組織協(xié)調(diào)能力以及處理緊急和突發(fā)事件的應(yīng)變能力。

（三）調(diào)查研究，發(fā)揮參謀作用。調(diào)查研究是做好辦公室工作的基礎(chǔ)，也是提高辦公室工作效果的有效途徑。1.調(diào)查研究要以師生利益為根本出發(fā)點(diǎn)。辦公室是直接服務(wù)師生的窗口，通過這個窗口，我們傾聽師生的呼聲，深入了解師生需求，收集準(zhǔn)確信息，設(shè)身處地為師生著想，以滿足師生的利益為根本出發(fā)點(diǎn)開展工作，為二級學(xué)院管理層決策提供幫助。2.以求真務(wù)實(shí)的態(tài)度開展調(diào)查研究。通過主動了解師生的真實(shí)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、研究問題，讓廣大師生了解辦公室是實(shí)實(shí)在在的服務(wù)機(jī)構(gòu)。本著確實(shí)解決問題的態(tài)度，用真本領(lǐng)、想真辦法、下真功夫，給師生在教學(xué)科研、學(xué)習(xí)生活、家庭困難、社會需求等方面提供實(shí)際幫助。3.調(diào)查研究要遵循科學(xué)的方法和程序。調(diào)查研究的方法可以是有安排有組織的座談會形式，也可以隨時(shí)隨地開展調(diào)研，在學(xué)習(xí)生活中走訪了解師生的情況，目的都是獲得真實(shí)可靠的信息，幫助師生解決困難。調(diào)查過程要克服形式主義，做到盡量全面、深入，廣泛聯(lián)系，及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)信息，實(shí)事求是反映問題，真真正正解決困難。

（四）建章立制，規(guī)范辦事流程。高校辦公室工作具有一定的周期性、規(guī)律性、時(shí)效性，制度化和科學(xué)化管理是做好辦公室管理工作的重要前提，是規(guī)范辦公室職員行為的準(zhǔn)則和依據(jù)。行之有效的管理制度是推動辦公室工作正常運(yùn)行，提高工作效率和保證工作質(zhì)量的有利保障，辦公室要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度和規(guī)范要求，加強(qiáng)制度監(jiān)督和落實(shí)，把制度建設(shè)作為一項(xiàng)長期、穩(wěn)定的工作。辦公室制度建設(shè)過程中，要做到以下幾點(diǎn)：1.建立和完善各種規(guī)章制度。根據(jù)國家的指導(dǎo)方向，上級單位的規(guī)定，制定二級學(xué)院的辦法。通過制度和標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范和約束辦公室職員的工作行為和工作內(nèi)容，使辦公室的各項(xiàng)工作做到有章可循、有規(guī)可依，減少不必要的辦事環(huán)節(jié)，簡化工作流程，改進(jìn)文風(fēng)，改進(jìn)作風(fēng)，提高工作實(shí)效。2.建立完善的工作目標(biāo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。明確辦公室職員的職責(zé)范圍，劃分每個崗位的權(quán)責(zé)，實(shí)行責(zé)任分解，將各項(xiàng)職責(zé)落實(shí)到責(zé)任人，使每個崗位的人都能各負(fù)其責(zé)，各盡其能，形成一支個人素質(zhì)高，理解能力強(qiáng)，具有較高職業(yè)素養(yǎng)的辦公室工作團(tuán)隊(duì)，防止工作中因職責(zé)不清而出現(xiàn)推諉、撞車現(xiàn)象，高質(zhì)高效地完成各個崗位的工作任務(wù)。3.建立激勵機(jī)制，落實(shí)規(guī)章制度。根據(jù)職責(zé)分配、落實(shí)情況，制定考核和獎懲制度，建立制度激勵、靠制度管人管事的機(jī)制，如：考勤制度、聯(lián)系制度、獎勵制度等,扎扎實(shí)實(shí)將各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處，確保辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

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