檔案工作質(zhì)量評(píng)估完善的探討

文/晉城市少年業(yè)余體育學(xué)校 張靜

一、提高認(rèn)識(shí)，明確評(píng)估目的

評(píng)估檔案工作質(zhì)量主要是為了有利于黨和政府、各級(jí)檔案行政管理部門管理和指導(dǎo)當(dāng)前檔案事業(yè)，保證檔案管理科學(xué)與規(guī)范發(fā)展，提高檔案工作管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的有序發(fā)展，在全面建設(shè)小康社會(huì)和創(chuàng)建社會(huì)主義和諧社會(huì)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。要求進(jìn)行評(píng)估的機(jī)構(gòu)和部門一定要引起思想上的高度重視，要重視作好實(shí)際中的各項(xiàng)工作，不能只是為了應(yīng)付上面的檢查。有效發(fā)揮以評(píng)促建和以評(píng)促改的作用，使檔案工作質(zhì)量評(píng)估工作落到實(shí)處。一是在日常檔案管理工作中，要以檔案工作質(zhì)量評(píng)估具體指標(biāo)作為標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高檔案工作的質(zhì)量。二是正確認(rèn)識(shí)檔案工作質(zhì)量評(píng)估，防止出現(xiàn)臨近評(píng)估時(shí)搞突擊，有利于維護(hù)檔案日常管理工作秩序的正常進(jìn)行，促進(jìn)檔案日常工作的健康發(fā)展，保證檔案整體工作有序進(jìn)行。三是開展檔案工作質(zhì)量評(píng)估工作有利于檔案工作人員展示自己的風(fēng)彩，使檔案工作中的各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，加快檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的順利發(fā)展。

二、加強(qiáng)日常檔案工作質(zhì)量的監(jiān)控

(一)將評(píng)估指標(biāo)量化到日常工作中。檔案管理的專業(yè)人員要根據(jù)自己的特長(zhǎng)，在能進(jìn)行正常工作的前提下，按照檔案工作質(zhì)量評(píng)估基本的要求及標(biāo)準(zhǔn)，將指標(biāo)進(jìn)行細(xì)致量化，讓每個(gè)人都能按時(shí)完成規(guī)定的任務(wù)。既可以使檔案管理更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，還能讓檔案人員充分發(fā)揮專長(zhǎng)，這樣檔案管理就能健康發(fā)展，做到統(tǒng)籌兼顧。

(二)杜絕形式主義。對(duì)于每一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)和部門來說，本身?yè)碛械墓芾碥浖陀布槐M相同，如果為了迎合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)而重新配置基礎(chǔ)設(shè)施，則會(huì)打亂以前的檔案管理。一味追求整齊劃一而竭盡全力做到檔案裝備的統(tǒng)一，也完全沒有必要。應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，逐步改善檔案機(jī)構(gòu)和部門硬件條件，加強(qiáng)檔案管理工作。檔案設(shè)備方面，要考慮自己應(yīng)用的需要和經(jīng)濟(jì)條件增加一定的檔案設(shè)備；檔案整理方面，不同時(shí)期的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不同，針對(duì)原來已經(jīng)整理齊全的檔案，不必為了滿足當(dāng)前的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)而重新整理，只要依據(jù)一定的規(guī)律放置即可。針對(duì)當(dāng)前還沒有整理完成的檔案資料，則需應(yīng)用當(dāng)前的整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有不同檔案部門從屬于不同的機(jī)構(gòu)，要在考慮自身檔案利用的基礎(chǔ)上，切實(shí)抓好檔案管理工作。

(三)充分重視評(píng)估后的整改工作。有的檔案機(jī)構(gòu)和部門為了升級(jí)評(píng)估而進(jìn)行評(píng)估，在完成評(píng)估工作后，不依據(jù)評(píng)估小組留下的意見進(jìn)行檔案整理。這種工作模式使檔案工作質(zhì)量評(píng)估流于形式。在檔案工作質(zhì)量評(píng)估過程中，要求檔案管理工作人員要全面研究評(píng)估小組的建議，結(jié)合自身實(shí)際情況加強(qiáng)改進(jìn)自身檔案管理工作。所以，進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估的核心目的就是使評(píng)估意見得到應(yīng)用。做到這一點(diǎn)才能保證檔案工作的健康發(fā)展。

三、完善評(píng)估體系

(一)完善自身評(píng)估指標(biāo)。進(jìn)行檔案管理的主要目的是為了服務(wù)于社會(huì)和各類組織及個(gè)人。只有真正為需要檔案資源的單位或個(gè)人提供檔案服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案管理部門的價(jià)值，這是檔案管理工作人員的基本任務(wù)。因此檔案工作的根基和最終目的就是發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值。以上情況表明，要想保證檔案事業(yè)的順利發(fā)展，前提就是發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，這才是檔案工作的重點(diǎn)。通過人們應(yīng)用各種檔案資源，檔案資源的價(jià)值才能體現(xiàn)，因此要求檔案工作人員應(yīng)該樹立檔案意識(shí)，才能促進(jìn)檔案管理工作開展，加快檔案管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的推進(jìn)。所以，只有檔案應(yīng)用者對(duì)檔案工作者提供的檔案服務(wù)工作感到滿意，才能滿足檔案應(yīng)用者的需求，檔案資源才能展示自身價(jià)值，檔案管理工作才能得到人們的認(rèn)可。所以檔案應(yīng)用者是否滿意檔案服務(wù)，在考核檔案工作中具有舉足輕重的作用，應(yīng)該納入評(píng)估體系，使其成為檔案工作質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)體系的重要組成部分。

(二)借鑒IS015489文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。由于我國(guó)當(dāng)前在檔案管理中應(yīng)用集中式管理模式，因此檔案工作質(zhì)量評(píng)估與眾不同。要求不但應(yīng)該重視不斷完善自身評(píng)估體系，而且也需兼顧國(guó)際發(fā)展形勢(shì)，引用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，進(jìn)一步做好我國(guó)檔案管理工作。在考慮我國(guó)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制訂現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，可以借鑒先進(jìn)的國(guó)際文件檔案管理規(guī)則，有效促進(jìn)我國(guó)文件檔案管理的發(fā)展。IS015489-I通用原則由11個(gè)部分構(gòu)成，分別是：標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍、標(biāo)準(zhǔn)所引用的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)采用的術(shù)語(yǔ)及定義、文件管理的意義、規(guī)章制度環(huán)境、遵守標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)構(gòu)所需滿足的方針和職責(zé)、文件管理要求、文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)施、文件管理的過程及其控制、對(duì)于文件系統(tǒng)的監(jiān)控和是否達(dá)到預(yù)期效果的審核、遵循IS015489的機(jī)構(gòu)培訓(xùn)。

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