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      檔案管理中的保密和利用

      2015-11-26 16:50:18新疆庫爾勒市園林綠化管理局周品言
      辦公室業(yè)務 2015年4期
      關鍵詞:保密工作保密檢索

      文/新疆庫爾勒市園林綠化管理局 周品言

      隨著社會的發(fā)展進步,檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知,這就涉及到檔案保密和利用工作的重要性,既要重視其載體的保管保護,更要重視其所含信息的開發(fā)利用,以實現(xiàn)信息資源共享。利用檔案是人類社會發(fā)展的客觀需要,它的功能是其他信息資源無法替代的,所以利用檔案為人類社會實踐服務具有極強的現(xiàn)實性。保守國家機密是每個公民應盡的義務,更是檔案管理工作人員的神圣職責,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,使檔案得到充分合理地利用。應做好以下幾點工作。

      一、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

      檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監(jiān)督可以從以下方面實施:

      (一)制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。

      (二)隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質:一是政治素質,要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè)。二是業(yè)務素質,要具備專業(yè)知識,熟悉所保管的檔案內容,熟悉檔案法規(guī)。三是文化素質,要有較高的文化知識,能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

      (三)監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對象的不同目的,掌握其心理和思想動機,加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者,要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者,要及時提醒。做好利用監(jiān)督,還要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定,勤與利用者交談,掌握其利用目的與動機。二是眼勤,勤觀察動態(tài),置每個利用者于視覺之中。三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢查被利用的案卷,勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前,仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為,應及時報告有關領導,以便及時查處,挽回損失。

      二、正確處理好檔案保密與利用的關系

      保守國家機密是每個公民應盡的義務,更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費;領導不能及時全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明,檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。當然,利用必須是在保密基礎上的利用,無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。

      三、進一步做好檔案開放中的保密工作

      一成不變地看待檔案的秘密性,無視其秘密性的時效和范圍,是不對的;但如果缺乏保密觀念,對涉密檔案無視其秘密性,無限地擴大開放利用范圍,也是錯誤的。因此,在開放檔案為社會各界所利用的同時,應當做好相應的保密工作。

      (一)做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作,也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié),其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行:一是初審,檔案館工作人員根據(jù)標準,對開放期限內的檔案逐件進行審查,初步判定開放與控制使用范圍。二是中審,由具有較高政策水平和業(yè)務能力的同志,重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案,以確定其取舍。三是終審,由有關領導,根據(jù)初審和中審的情況,權衡利弊,進行綜合分析、審查,最終決定與批準檔案的開放與否。

      (二)做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的,其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。確定檔案的密級,就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的,一旦秘密保管期限屆滿,便失去了它的保密價值,為此我們就不能按原有的保密文件管理,而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會開放的檔案,必須是到了一定時限的檔案,要開放,必須先進行劃密解密,把未解密的列入控制使用的范圍。對劃密檔案進行解密工作,應當遵循保密法的有關規(guī)定進行。

      四、做好檔案開放前的基礎工作

      開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作,即:提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎,進行系統(tǒng)整理,達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。編制檢索工具。一是基礎性檢索工具,如《開放檔案目錄》。二是骨干性檢索工具,如《開放檔案卡片目錄》。三是文字敘述性檢索工具,如《開放檔案全宗介紹》《全宗卷》等,使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主,以基礎性檢索工具為輔,以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系,實現(xiàn)檢索途徑的多元化。四是準備好副本。對珍貴、重要的檔案,應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制,做好檔案副本。

      [1] 陳永生.檔案利用現(xiàn)象的歸納與分析[J].檔案學通汛,2004(06):28-31.

      [2] 朱健.淺議檔案部門在政府信息公開中的地位及作用[J].檔案與建設,2006(09).

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