文/云南東源煤業(yè)集團(tuán)曲靖鋁業(yè)有限公司 王建英
從目前來(lái)看,企業(yè)文書檔案的作用正逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。一是為企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供保證,文書檔案對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、發(fā)展壯大等提供重要的憑證作用,因此作為檔案管理工作者,要保證檔案資料的完整性和真實(shí)性,同時(shí)要做好整理、存儲(chǔ)和利用等工作。二是文書檔案具有歷史記載作用,通過(guò)文書檔案我們可以知曉企業(yè)的歷史,后人可以引用和借鑒歷史資料。三是文書檔案的好壞,將會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展,因?yàn)槲臅鴻n案具有較強(qiáng)的參考性,通過(guò)文書檔案可以看出一個(gè)決策的正確與否,同時(shí),可以借鑒一些成功經(jīng)驗(yàn),有助于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。
(一)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)最重視企業(yè)的安全、生產(chǎn)工作,很少關(guān)心檔案工作,在一些領(lǐng)導(dǎo)眼中,檔案工作說(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)次要;需要用檔案時(shí)重要,不用時(shí)不重要,把檔案工作想得很簡(jiǎn)單,認(rèn)為把文件收到檔案室即可,加之檔案管理工作投入大,不見效益,所以領(lǐng)導(dǎo)不重視,簡(jiǎn)單認(rèn)為只要把文件保存起來(lái),需要時(shí)能夠找到提供利用就行。
(二)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng),責(zé)任心不夠。由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠,很少招聘檔案專業(yè)人員,幾乎都由辦公室人員兼任檔案管理員,所以兼職檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)不夠,不能及時(shí)解決在文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題,收集檔案不齊全、在歸檔過(guò)程中分類不合理,不利于文書檔案工作順利開展,最終導(dǎo)致文書檔案管理工作人員與實(shí)際工作需要脫節(jié),缺乏系統(tǒng)性,不能有效提供利用,阻礙檔案管理工作的有效進(jìn)行。
(三)文書檔案管理工作規(guī)范性不強(qiáng)。在企業(yè)文書檔案管理普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題,主要表現(xiàn)在檔號(hào)不規(guī)范,案卷標(biāo)題不規(guī)范等現(xiàn)象,一個(gè)管理員就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),從而存在組卷混亂,嚴(yán)重的卷內(nèi)目錄都存在缺失情況,檢索還靠手工檢索等。
(四)文書與檔案之間聯(lián)系不緊密。在企業(yè)實(shí)際管理工作中,文書和檔案實(shí)行分塊管理,一般文書由文秘進(jìn)行處理,一年甚至幾年不交檔案室,使得文書和檔案完全分離,一定程度上造成文書管理人員對(duì)檔案管理工作意識(shí)薄弱,而檔案管理人員只關(guān)注檔案,對(duì)文書工作缺乏考慮,對(duì)文書內(nèi)容不熟悉等,導(dǎo)致文書與檔案脫節(jié)。
(一)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí),轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。每項(xiàng)工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,檔案工作也如此,由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大多重視安全生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作,而疏忽了檔案工作,作為檔案管理人員,要多向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示和匯報(bào)檔案工作,由此引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的關(guān)心和支持,只有領(lǐng)導(dǎo)重視并投入相應(yīng)硬件、軟件設(shè)施,檔案工作的地位也就得到相應(yīng)提升,檔案工作的重要性也就得以體現(xiàn)。
(二)配備責(zé)任心強(qiáng),懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作外行看似簡(jiǎn)單,實(shí)質(zhì)專業(yè)性很強(qiáng),檔案人員要有高度的責(zé)任心和具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí),同時(shí)會(huì)利用現(xiàn)代科技進(jìn)行管理和提供利用。因此,單位要派檔案人員到相應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。為檔案管理人員多提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)機(jī)會(huì),由于企業(yè)兼職人員較多,所以企業(yè)要從單位實(shí)際出發(fā),按照不同崗位、分層次對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),如項(xiàng)目部檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參加項(xiàng)目檔案專題培訓(xùn),管人事檔案的參加人事檔案專題培訓(xùn),文書檔案管理人員則參加文書檔案,電子文件、照片檔案等培訓(xùn),通過(guò)培訓(xùn)進(jìn)一步提高文書檔案工作水平,進(jìn)而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),使其對(duì)工作有熱情,責(zé)任意識(shí)不斷加強(qiáng),從而適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。
(三)加強(qiáng)電子文件的管理。由于信息化水平的不斷提高,文書檔案的載體也逐漸由紙質(zhì)向電子存儲(chǔ),因此,在實(shí)際工作中,我們不僅要注重紙質(zhì)文件的收集、整理、歸檔工作,還要重視電子文檔的管理,在文書檔案管理中,通過(guò)計(jì)算機(jī)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用,不斷提高文書檔案管理工作水平,使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化,從而提高文書檔案管理的效率。掌握現(xiàn)代化管理技能,利用現(xiàn)化技術(shù)整理檔案,利用計(jì)算機(jī)整理文件,可以收到事半功倍的效果,利用計(jì)算機(jī)的檢索,方便快捷,降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì),提高了工作效率,達(dá)到深化檢索的目的。規(guī)范文書檔案管理工作和編制電子檢索工作,檔案管理人員要結(jié)合《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,制定相應(yīng)的分類、編目等辦法,以此規(guī)范分類、編目,通過(guò)對(duì)文書檔案工作的程序和方法進(jìn)行規(guī)范,有效提高文書檔案工作的效率,準(zhǔn)確提供利用,促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案,以此減少文件歸檔時(shí)的手工操作,提高工作效率。
(四)做好文書和檔案之間的聯(lián)系。文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿,兩者之間相輔相成,相互獨(dú)立又相互依存,要想做好文書檔案管理工作,必須將兩者進(jìn)行統(tǒng)一,做到分工不分家。在文書檔案管理工作中,要對(duì)文書材料及時(shí)進(jìn)行整理立卷,做好歸檔工作,提升文書檔案管理工作質(zhì)量。