試談如何提高農(nóng)機檔案管理水平

文/新疆巴里坤縣大紅柳峽鄉(xiāng)農(nóng)機監(jiān)理站 吳小立

近年來，我國的農(nóng)業(yè)機械化程度不斷加深，農(nóng)機檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展，農(nóng)機信息在社會上發(fā)揮著越來越重要的作用。這對農(nóng)機檔案管理水平提出了新的要求，對此，相關(guān)機構(gòu)和人員應(yīng)從以下幾方面提高農(nóng)機檔案的管理水平。

一、提高農(nóng)機檔案管理人員的綜合素質(zhì)

（一）提高管理人員的政治素質(zhì)。在農(nóng)機檔案管理工作中，人是管理過程中最基本和最重要的因素，只有提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能真正提高檔案管理水平。在管理人員的綜合素質(zhì)要求中，政治素質(zhì)的要求是由于檔案管理工作中的政治性，即檔案管理人員要具有較高的政治素質(zhì)和高度的黨性原則，在工作中具有強烈的社會責(zé)任感。

（二）提高管理人員的專業(yè)技能。農(nóng)機檔案的管理工作涉及較為專業(yè)的知識，因此，農(nóng)機檔案人員要具備相應(yīng)的檔案管理知識，可以通過多種形式對檔案管理人員進行相關(guān)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，提高其工作技能和工作能力，使檔案管理工作更為科學(xué)化。隨著信息化時代的到來，檔案管理人員也要具備相應(yīng)的計算機工作能力，在業(yè)務(wù)處理中運用現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案管理工作水平。

（三）提高管理人員的宣傳工作能力。農(nóng)機檔案管理工作是為了更好地服務(wù)農(nóng)業(yè)機械化，檔案工作離不開相關(guān)的宣傳工作，為了貫徹落實《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，檔案管理人員要具備一定的宣傳工作能力。尤其是在部門工作人員向領(lǐng)導(dǎo)宣傳匯報檔案管理工作時，積極宣傳檔案管理工作，贏得有關(guān)部門的支持和理解，方能及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和難點。

二、加強農(nóng)機檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在農(nóng)機檔案管理中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是決定農(nóng)機檔案管理水平的重要方面，為提高檔案管理水平，必須要從以下兩點出發(fā)，做到加強農(nóng)機檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

（一）完善農(nóng)機檔案管理制度。農(nóng)機檔案的收集整理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，要建立健全完善的檔案管理工作機制，從檔案的收集、歸檔、鑒定和銷毀等階段都有章可循，根據(jù)相關(guān)制度要求，嚴(yán)格管理檔案管理的日常工作，防止出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象。農(nóng)機檔案管理制度的規(guī)定要以實事求是為原則，依據(jù)檔案的范圍進行檔案的收集和整理工作，提高檔案管理的工作水平。

（二）改善農(nóng)機檔案的管理環(huán)境。相關(guān)檔案管理部門和人員要注重改善農(nóng)機檔案的保管條件。農(nóng)機檔案的保管條件要求要具備相應(yīng)的配套設(shè)施，例如檔案室、檔案柜、檔案盒以及計算機等基礎(chǔ)設(shè)備。通過改善農(nóng)機檔案管理的環(huán)境，做到檔案室防塵、防盜、防蛀、防潮等，提高農(nóng)機檔案的管理水平。

（三）加強農(nóng)機檔案管理的系統(tǒng)安全。隨著信息化時代的到來，農(nóng)業(yè)檔案管理工作中越來越依靠計算機網(wǎng)絡(luò)，因此要進一步完善檔案管理中的系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)，及時更新軟件的技術(shù)參數(shù)，保證系統(tǒng)內(nèi)容的安全性和可靠性。在日常工作中要注意系統(tǒng)軟件的安全性，例如，盡量使用全國統(tǒng)一的農(nóng)機檔案管理軟件以及檢索工具，檔案管理人員不要隨意下載不明信息，防止出現(xiàn)病毒入侵等問題。

三、完善農(nóng)機檔案的日常管理工作

（一）加強農(nóng)機檔案的建設(shè)。農(nóng)機檔案的收集整理工作要依據(jù)相關(guān)的檔案管理規(guī)定，對要求建檔的農(nóng)機檔案文件進行歸類整理，嚴(yán)格按照建檔的流程及要求，對符合規(guī)定的農(nóng)機檔案文件進行建檔處理并立卷。

（二）加強農(nóng)機檔案的鑒定。對于已經(jīng)建檔完畢的農(nóng)機檔案，農(nóng)機檔案管理部門要及時對新建檔文件進行審核和復(fù)查，對建檔文件及其資料進行鑒定。一旦發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的檔案和文件，要找出相關(guān)責(zé)任人，要求對檔案進行完善和更正，及時補充缺失的的文件，經(jīng)審核無誤后才能接收并存檔。檔案管理人員要遵循實事求是的原則，定期對檔案進行審核工作，以便及時發(fā)現(xiàn)解決問題。

（三）加強農(nóng)機檔案的保管。農(nóng)機檔案的保管要由專人進行處理，以保證農(nóng)機檔案的安全性和保密性，嚴(yán)格按照檔案保管要求進行檔案的處理。未經(jīng)檔案保管人員同意，農(nóng)機檔案一概不得外借，檔案保管人員也不得擅自公布農(nóng)機檔案的內(nèi)容。相關(guān)人員經(jīng)同意借閱檔案后，要對檔案進行妥善處理，不得擅自涂改和破壞，未經(jīng)允許不能復(fù)制和摘抄檔案內(nèi)容。檔案的借閱要有嚴(yán)格的規(guī)章制度，借閱人員要嚴(yán)格遵守登記手續(xù)，一旦出現(xiàn)農(nóng)機檔案的丟失和損壞，要追究相關(guān)人員責(zé)任。除了以上3個方面可以提高農(nóng)機檔案管理水平外，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機以及互聯(lián)網(wǎng)在農(nóng)機檔案管理中也發(fā)揮著越來越重要的作用。計算機具有存儲信息容量大，處理信息速度快等特點，能彌補傳統(tǒng)手工農(nóng)機管理的缺點和不足，大大提高農(nóng)機檔案管理的效率和水平。

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