探尋檔案服務(wù)創(chuàng)新工作的新思路——以杭州市蕭山區(qū)教育局檔案利用需求為例

文/杭州市蕭山區(qū)教育考試中心 林業(yè)

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》(中辦發(fā)〔2014〕15號)，在建立健全方便人民群眾的檔案利用體系方面提到要創(chuàng)新服務(wù)形式、強化服務(wù)功能等手段促進檔案資源共享。要實現(xiàn)此目標(biāo)可從小處著手，打破常規(guī)，探索出一條檔案創(chuàng)新工作的新思路。下文將以我區(qū)教育局檔案利用需求為例，以服務(wù)創(chuàng)新為切入點，從而整合檔案資源，完善檔案利用體系。

檔案服務(wù)創(chuàng)新的實質(zhì)是檔案價值的再實現(xiàn)，服務(wù)創(chuàng)新是對檔案工作的一次革新，它是以用戶實際需求變化為基礎(chǔ)，以用戶潛在需要為發(fā)展方向，以拓展社會服務(wù)為目的一系列動態(tài)的創(chuàng)造性活動。

一、教育局機關(guān)檔案用戶利用的新動向

蕭山區(qū)教育局檔案工作的開展應(yīng)該說還比較成熟的，機關(guān)工作人員檔案意識也較高，檔案數(shù)字化推進的進程也較快，從日常檔案利用需求方面來看，主要有以下幾個方面：

一是在文件的上傳下達(dá)，統(tǒng)計利用層面，查閱利用較多的有人事任免類、統(tǒng)計數(shù)據(jù)類、工資審核發(fā)放類，還有職稱榮譽類。

二是在局機關(guān)與下屬各學(xué)?；臃矫?，更多的是查詢師生信息、教學(xué)資源的共享、各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部調(diào)整調(diào)動、新教師的分配及教師的調(diào)動以及早期代課老師的代課情況查詢方面。

三是在同級機關(guān)或上級主管部門層面，主要涉及為行政許可、行政處罰、行政復(fù)議、行政訴訟提供依據(jù)等諸方面。

二、服務(wù)創(chuàng)新的新思路

（一）以服務(wù)創(chuàng)新的新理論為指導(dǎo)，更換舊思維，打破舊常規(guī)。在服務(wù)創(chuàng)新方面，堅持“查閱利用者第一”“急他人所急”的服務(wù)理念。理念的創(chuàng)新是各項工作創(chuàng)新的關(guān)鍵，只有意識有所提升才能帶來方法與行動的革新。服務(wù)是動態(tài)的，沒有制度的硬性要求，因此需要打破以前的傳統(tǒng)思維：你上門我查閱，查得到的就查，查不到的不負(fù)責(zé)，多一事不如少一事、不被動也不主動的尷尬局面。

（二）以用戶的實際需要為基礎(chǔ)，整合各種數(shù)據(jù)資源。1.人事任免類資源整合。一直以來，教育局每年都編寫了《蕭山教育年鑒》，《年鑒》的編寫在提供領(lǐng)導(dǎo)決策方面發(fā)揮了不可替代的作用，但對廣大群眾用戶來說，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足他們的實際需要。另外，根據(jù)最近幾年用戶的查閱利用的效果情況來看，利用率比較高的是人事任免類。正基于這兩方面，一是區(qū)主管部門對本局領(lǐng)導(dǎo)人事任免文件以及教育局發(fā)文任命機關(guān)科室及所屬學(xué)校（單位）相關(guān)負(fù)責(zé)人文件；二是各學(xué)校（單位）對中層任命文件。作為局機關(guān)不僅要了解局領(lǐng)導(dǎo)任命以及下屬學(xué)校（單位）相關(guān)負(fù)責(zé)人的任命情況，也需要明了各學(xué)校中層干部任命情況，以滿足相關(guān)人員的查檔需求，因此對這些數(shù)據(jù)的整合成為必須。

對于整合人事任免的內(nèi)容可從以下兩方面著手：

一方面，利用各學(xué)校數(shù)字編研現(xiàn)存檔案進行整合。區(qū)教育局已聯(lián)合區(qū)檔案局全面推行了教育系統(tǒng)數(shù)字檔案室創(chuàng)建活動，大多數(shù)學(xué)校已建成了自己的數(shù)字檔案室，其中數(shù)字編研方面就有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)任免這一塊，所以整合起來比較方便。這就是把各個學(xué)校的歷任的領(lǐng)導(dǎo)任免匯總，可以以時間為順序進行整合，也可以以學(xué)校為單位進行匯總，后者相對簡單。

另一方面，也可以人物為主線進行整合。在系統(tǒng)內(nèi)，很多干部都是從基層提拔起來的，也就是說可以以名字，按照不同職務(wù)結(jié)合時間進行排列整合。這樣做的一個最大的好處是：一個干部的來去、職務(wù)變化一目了然。這對于查看某干部的政績來說，條理分明，思路清晰，有據(jù)可查，對編寫人物志是一份不可多得的材料。如果在整合資源過程中，能實現(xiàn)原文鏈接，網(wǎng)絡(luò)共享，那更是錦上添花的事。

在第二方面的整合中（按照人物姓名整合），最好是將校級以上的干部（包括局級領(lǐng)導(dǎo)）先整合，再以中層干部姓名排列順序進行分類整合。當(dāng)然也可以直接只按照姓名，不分級別地按照任職先后順序整合。這要依整合資源后的利用價值而定。

2．職稱資格類資源整合。這類資源的整合是比較簡單的。一是本系統(tǒng)工作人員職稱資格晉升，很多教師是一輩子在本區(qū)、本系統(tǒng)工作的，所以整合起來比較簡單，直接在一個數(shù)據(jù)庫中，將姓名、職稱晉升情況、晉升年月、工作單位等信息等匯聚在一起，用EXCEL，或ACCESS數(shù)據(jù)庫建立起來，既可以按照姓名查閱，也可以按照年份查閱，還可以按照職稱查閱。如果在ACCESS數(shù)據(jù)庫中，還可以與本人照片相關(guān)聯(lián)，更真實，更形象。對于調(diào)進調(diào)出人員，就不用像領(lǐng)導(dǎo)干部那樣去跟蹤，因為教職工數(shù)量太大。只要在本系統(tǒng)之內(nèi)的情況將其收錄好，就算比較完整了。

職稱資格類教職工數(shù)據(jù)資源，很多高中學(xué)校已經(jīng)建立好了，只要在同一個類型數(shù)據(jù)庫中將其匯總就行。此類數(shù)據(jù)資源整合按照高中部、初中部、小學(xué)部和幼兒園部分別建庫，比較適合。這樣做的目的是讓數(shù)據(jù)分散一些，查閱時相對更迅捷，服務(wù)器的數(shù)據(jù)交換也更少些。

3．學(xué)生學(xué)籍類資源整合。學(xué)生學(xué)籍檔案資源的整合，數(shù)據(jù)量更大。可建立一個專門的學(xué)生學(xué)籍網(wǎng)站。這個可以借助浙江省學(xué)籍管理系統(tǒng)開發(fā)一個客戶端，直接按照學(xué)段分別建庫。如果這個資源整合實現(xiàn)了網(wǎng)上查閱，就能大大減輕學(xué)校檔案員的工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)然，這個網(wǎng)站的建立，需要得到上級業(yè)務(wù)主管部門大力支持及各學(xué)校檔案室工作人員的全力配合群策群力才能實現(xiàn)。

4．教學(xué)資源的共享及代課老師資源。教學(xué)資源共享，可以直接上教育信息網(wǎng)查，不必單獨整合。各學(xué)校應(yīng)根據(jù)自己學(xué)校的實際情況，由檔案員合同教學(xué)自己進行整合，也可以幾個學(xué)校一起整合，資源共享。

代課老師的情況，也是機關(guān)檔案室經(jīng)常有人來查詢的事項。這個可以統(tǒng)一建一個數(shù)據(jù)庫，由于人數(shù)不多，只需簡單記錄代課情況、時間、代課學(xué)校等。雖然看似不重要，但是對于當(dāng)時人來說，可是至關(guān)重要，因為這關(guān)系到他能否享受到一些政策的落實所帶來的切身利益。當(dāng)然這些數(shù)據(jù)對于上級部門相關(guān)政策的制訂也具有相當(dāng)重要的參考價值。

（三）以用戶潛在需要為發(fā)展方向，擴大服務(wù)對象。檔案用戶可分為現(xiàn)實用戶和潛在用戶?，F(xiàn)實需要是指已經(jīng)表達(dá)出來的需要，潛在需要是指由于種種原因沒有表達(dá)出來的需要。真正被隱藏的潛在需要，就像潛意識一樣是藏在水下的很龐大的一部分。

1.偶爾利用檔案潛在用戶需求的收集。一部分偶爾利用檔案的用戶，一般有上門來補辦相關(guān)證件的、查找工資信息的，或者忘記某項榮譽獲獎年份查閱時間的；還有查閱相關(guān)政策法規(guī)、通知文件的，這類是基于政策的變化，確定待遇的人群；還有的是由于同部門或上級機關(guān)為展現(xiàn)教育各線成果而需要照片臨時性的事務(wù)行為（用戶屬于部門需要）。這類少數(shù)用戶，可采取登記他們的查詢事項，試探性咨詢他們還有哪些更深需求，以圈定潛在用戶需求，開發(fā)此類檔案資源，滿足用戶需要。

另一部分偶爾利用檔案的潛在用戶，可以從官方網(wǎng)站上去獲取：如蕭山教育信息網(wǎng)政務(wù)公開欄，每一個《辦法》《通知》都是針對特定的人員，所以查閱的人數(shù)相對少一些，對于這類人群，我們可以用留言、討論的網(wǎng)絡(luò)方式跟蹤了解他們更深層需求。

2.尚未利用檔案用戶的先行性服務(wù)。沒有利用檔案的用戶，并不能說明他們對檔案沒有需求，他們一方面沒有這樣的意識，另一方面怕麻煩，怕費時怕費事。這要求工作人員首先要有一個檔案宣傳意識，在特定的場景、特定的事件發(fā)生時，敏銳地捕捉到他們的需求，進而推薦他們?nèi)ツ男┑胤娇梢圆殚喌剿麄冃枰臇|西。比如，有些同志從別的系統(tǒng)，別的部門調(diào)入教育系統(tǒng)以為只有到人事局才能查到他們需要的人事檔案，其實本教育系統(tǒng)人事檔案室就有，同樣區(qū)檔案館也可能有（移交給檔案館）。他們屬于不熟悉檔案查詢的人群。對于這類人群，可以先行服務(wù)，指引方向，擴大服務(wù)人群范圍。

（四）以拓展社會服務(wù)為最終目的，開展專題性服務(wù)。在了解用戶利用檔案的動機和趨勢，了解他們的興趣偏好后，進而將具有相同特征的用戶群劃分出來，對他們開展特定的宣傳策略或提供個性化的定制服務(wù)。

針對不同興趣需求，可以通過現(xiàn)代化手段打造新型的服務(wù)模式。一是可以通過展覽圖片，給用戶帶來視覺沖擊；也可以剪輯錄音、錄像（原始存品不能動，保持檔案的原始性和完整性），展現(xiàn)教育改革帶來的巨大成果，讓聽（觀）眾快速、直觀的感受到檔案給人帶來的震撼；還可以編寫專題數(shù)據(jù)庫供在網(wǎng)站上瀏覽觀看或者直接利用；同時，還可以用利用微視、微信、微社區(qū)推介全方位服務(wù)，利用留言、討論等方式收錄用戶的反饋，以進一步改善服務(wù)。

基于以上各方面的需求，還需要相關(guān)技術(shù)人員支持，需要投入更多技術(shù)設(shè)備以及人員，以實現(xiàn)服務(wù)手段自動化，服務(wù)形式網(wǎng)絡(luò)化，服務(wù)對象平民化的理想目標(biāo)。為這些目標(biāo)的實現(xiàn)再多的付出也是值得的。

[1]李和文.機關(guān)檔案管理服務(wù)模式的探索及其創(chuàng)新[J].才智,2013(31)．

[2]李東晟.進行部分機關(guān)檔案向社會提供利用試驗[N].中國檔案報,2008．

[3]張如.論新形勢下檔案管理工作的創(chuàng)新服務(wù)[J].經(jīng)營管理者,2013(18)．