文/國(guó)家新聞出版廣電總局七八三臺(tái) 史紅偉

一、引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化成為了信息時(shí)代的主要特征，同時(shí)在各個(gè)領(lǐng)域也得到了更加廣泛的應(yīng)用。因此，將信息化的管理技術(shù)應(yīng)用到辦公室的檔案管理之中，也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。在業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展中，做好檔案管理工作的作用非常明顯，要不斷調(diào)整策略，優(yōu)化服務(wù)體系，使各項(xiàng)工作都能夠高效展開(kāi)。管理辦公室檔案的主要任務(wù)是為了便于檢索使檔案的完整新得以保持，以提升檔案利用價(jià)值。保障檔案的正常使用，做好保密工作，是管理人員最基本的工作要求。隨著電子信息化的普及，在各行各業(yè)中計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。

二、檔案管理的概念

要想做好辦公室的檔案管理工作必須要明確檔案管理的相關(guān)概念，這不僅僅是做好工作的基礎(chǔ)和前提，也能夠在一定程度上提升辦公室檔案管理的工作效率。辦公室檔案管理的內(nèi)容非常寬泛，這其中主要包括整理和收集檔案，而后通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用使檔案的利用價(jià)值最大化。隨著時(shí)代的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷更新進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)在很大程度上滿足不了實(shí)際工作的需求，有時(shí)候還會(huì)影響辦公室檔案的有效利用。因此，現(xiàn)階段改善辦公室檔案管理工作的主要著力點(diǎn)就是要用新的管理模式取代傳統(tǒng)的管理辦法，加強(qiáng)相關(guān)單位之間的額聯(lián)系，交流彼此的管理經(jīng)驗(yàn)，積極探討新型的管理模式和管理理念。只有如此才能使辦公室的檔案管理的質(zhì)量和管理效率得以提升，同時(shí)也能降低辦公室檔案管理的成本，提升檔案的利用價(jià)值，最終能夠服務(wù)于單位的發(fā)展建設(shè)。

三、加強(qiáng)辦公室檔案管理的必要性

由于辦公室檔案的性質(zhì)和內(nèi)同區(qū)別比較大，同時(shí)檔案的重要程度也有很大的不同，有一些檔案可能屬于單位發(fā)展的核心機(jī)密，能夠決定單位實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程，因此這個(gè)時(shí)候管理人員就要做好保密管理工作。同時(shí)對(duì)于一些不是很機(jī)密的檔案文件，也要妥善管理，也要做好相應(yīng)的保密工作，避免檔案的丟失，從而對(duì)單位工作的開(kāi)展帶來(lái)影響。因此要在檔案的管理過(guò)程中采用網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)，在需要查找過(guò)往的資料的時(shí)候，就可以利用電子信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)采用模糊檢索或者高級(jí)檢索等功能，使資料能夠更加快捷地被檢索到。同時(shí)也可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料庫(kù)的遠(yuǎn)程控制和管理，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)資料異地查詢，也能夠更大程度地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。另外，當(dāng)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)候，還可以設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，對(duì)訪客的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行控制管理，這樣不僅能夠提升檔案道德利用效，也能夠?qū)Y料進(jìn)行有效的保護(hù)。

四、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）建立完善的辦公室檔案管理制度。做好辦公室檔案管理工作的首先要條件就是要有一個(gè)完備的檔案管理制度。這不僅需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，同時(shí)也需要建立起完善管理體制，不斷推進(jìn)檔案管理制度的優(yōu)化建設(shè)。要建立起獨(dú)立的檔案管理的科室，要有固定并且安全的場(chǎng)所，將各種將辦公室檔案按照一定的門類順序進(jìn)行分類存放，還要注明標(biāo)簽，方便日后查閱。

（二）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平以及責(zé)任意識(shí)。作為一名檔案管理人員，應(yīng)該具備相應(yīng)的專業(yè)管理知識(shí)，要在時(shí)代發(fā)展的過(guò)程中，不斷與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自身的工作能力。單位也要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)工作的開(kāi)展，還要培養(yǎng)起保密意識(shí)的形成，最終提升其工作的效率和質(zhì)量。要加強(qiáng)管理人員的保密法制教育，同時(shí)對(duì)于單位的其他人員，也要重視檔案管理工作，要盡可能配合管理人員的工作開(kāi)展。通過(guò)相應(yīng)的法制教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理能力和對(duì)檔案保密工作的重視程度。

五、總結(jié)

綜上所述，對(duì)辦公室檔案管理中的必要性以及針對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出的一些建議都有了一定的了解。隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化成為了信息時(shí)代的主要特征，同時(shí)在各個(gè)領(lǐng)域也得到了更加廣泛的應(yīng)用。辦公室檔案是一種非常重要的檔案資料，可以在一定程度上展現(xiàn)一個(gè)單位的發(fā)展變化軌跡，同時(shí)也能夠?yàn)閱挝恢贫ㄎ磥?lái)的發(fā)展規(guī)劃以及研究其經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等、提供有力的證據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，怎樣做好辦公室的檔案管理工作是目前我國(guó)單位辦公室面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。將信息化的管理技術(shù)應(yīng)用到辦公室的檔案管理之中，也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也要優(yōu)化管理理念，提升管理效率。

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