文/新疆科力新技術發(fā)展有限公司 王輝

一、前言

伴隨現(xiàn)代化科技的發(fā)展，各行各業(yè)都開始在內(nèi)部實施人員管理的信息技術，為的就是加快現(xiàn)代化的檔案管理體系建立。企業(yè)的檔案管理作為企業(yè)行業(yè)思想上的先驅(qū)，對于企業(yè)在今后行動起著很大的作用。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度缺失，造成人才不足。我國現(xiàn)今的企業(yè)大多是采取傳統(tǒng)的檔案管理制度，這樣非常嚴重的制約了科學發(fā)展觀的可持續(xù)發(fā)展。由于現(xiàn)在企業(yè)普遍沒有采取科學的員工的考核，員工的晉升與誡免，員工的崗位培訓等等制度管理，導致了企業(yè)人才的大量流失；領導班子長時間不調(diào)動，沒有新鮮的血液融入，造成了企業(yè)內(nèi)部沒有生機與活力；專業(yè)技術人員結(jié)構(gòu)的嚴重失衡，缺乏高級的專業(yè)人才，造成了人才的流失。

（二）現(xiàn)代化程度低下，信息化程度不高。對于信息化的時代，企業(yè)現(xiàn)在還沒有實現(xiàn)電子化的檔案管理，而是采用原來的傳統(tǒng)的企業(yè)員工用筆記錄的方式。電子化、網(wǎng)絡化的程度不高，并且缺乏相應的電子化檔案檔案管理的經(jīng)驗，相關的保密工作做的也不足。總的來說基礎設施的不完善歸根究底還是因為管理制度的落后。

（三）缺少對企業(yè)檔案管理的重要認識。對于檔案檔案的管理目的其中之一也是最重要的一點就是保守檔案機密，而企業(yè)往往因為經(jīng)費不足等各種原因，沒有在這個崗位上設置一名專業(yè)的人士來管理，大多采用的都是一些非專業(yè)人士兼管。企業(yè)的管理者沒有一個正確的管理理念，就直接導致了企業(yè)檔案檔案管理的混亂、保密工作不足等問題不斷出現(xiàn)。

（四）檔案管理形同虛設，缺少實際意義。對于企業(yè)來說，企業(yè)的檔案管理僅僅就只是一個檔案，放在那里沒有一點價值更不會加以利用。企業(yè)的檔案管理制度僅僅就是企業(yè)成立過程中的一個小小的不重要的環(huán)節(jié)，沒有實現(xiàn)一個檔案應有的目的。作為企業(yè)的檔案檔案來講它應該更好的發(fā)揮一個信息資源的作用，來更好的服務于社會。

三、通過信息技術實現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理的建議

檔案管理制度是企業(yè)制度、企業(yè)改革的核心，企業(yè)檔案制度的創(chuàng)新與發(fā)展能夠推進企業(yè)對于企業(yè)人才隊伍的建設，更能夠為企業(yè)事業(yè)發(fā)展在人才儲備上提供一個良好的保障。這其中企業(yè)在新的形勢下是如何進行企業(yè)檔案檔案管理的問題是非常值的思考的。那么對于我國企業(yè)的管理者在這樣的一個大的背景下就要迎難直上，就是要先“下手”，那么作為企業(yè)起著根本保障的企業(yè)檔案檔案管理就是我們最先應該入手的。

（一）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理中實際上最為重要的是人員的管理，檔案管理人員的專業(yè)性直接決定企業(yè)檔案工作能否實現(xiàn)規(guī)范化。所以，對于企業(yè)檔案管理人員一方面要求其提升自身的檔案管理知識，對于檔案相關知識不能只局限與表面的理論，而是要進行較為深入的檔案管理文化、現(xiàn)代化檔案管理軟件、設施等等。另外，檔案管理人員也應該具備職業(yè)道德操守，及職業(yè)方面的道德素養(yǎng)，要不斷豐富自身的知識儲備，了解我國的相關法律法規(guī)，真正的將新知識、新技能應用到企業(yè)的檔案管理當中。

（二）規(guī)范管理案卷，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。受傳統(tǒng)思想影響較為嚴重，我國的案卷管理大多數(shù)比較復雜、繁多的，其主要原因在于在進行案卷管理過程中將所有的內(nèi)容沒有進行分類、而且是“一股腦”的進行檔案保存。對企業(yè)檔案管理的原則也限于內(nèi)容的不丟失。但是實際上，檔案真正的規(guī)范化管理應當實現(xiàn)的是對其的時間、屬性、類別進行詳細的劃分，便于尋找的同時，可以進行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理。在對檔案進行細致分析的過程中可以發(fā)現(xiàn)很多檔案是累計多年，發(fā)展到現(xiàn)在沒有實際價值的，對于這些檔案就可以選擇科學的銷毀，避免流入他人手中的同時也可以便于企業(yè)檔案的優(yōu)化管理。

（三）正確看待檔案秘密和企業(yè)日常管理之間的關系。保守檔案中的秘密是每個檔案管理者應該具備的素質(zhì)和基本的職業(yè)操守，同時更是一種來源于工作的責任。對于檔案管理者來說，企業(yè)內(nèi)部工作人員檔案、各項資料信息檔案對企業(yè)發(fā)展或個人發(fā)展都起到非常重要的作用，如企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員管理工作不到位，很容易導致內(nèi)部出現(xiàn)不和諧環(huán)境，嚴重的還會導致內(nèi)容管理上的混亂。企業(yè)管理者應當注意，其管理方法只是保證企業(yè)正常運行的一種手段，不應與過多的檔案秘密連接在一塊（企業(yè)實際發(fā)展中正常需要除外），正確的看待檔案秘密和企業(yè)日常管理之間的關系，對企業(yè)今后和諧發(fā)展具有重要意義。

（四）維護檔案的客觀性、真實性和完整性。檔案工作規(guī)范化的最為重要的一個前提就是要進行嚴格的檔案建檔工作，即進行嚴密的裝訂、入庫等等級手續(xù)，通過各個環(huán)節(jié)的完善才能進行檔案的存放?？此坪唵蔚墓ぷ?，其實對企業(yè)檔案規(guī)范化有至關重要的作用，只有這樣才能保障企業(yè)檔案的真實性、完整性。企業(yè)檔案歸檔后，任何人都不可以隨意對檔案進行修改，甚至是銷毀工作，確保企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理。

四、結(jié)語

企業(yè)由于其涵蓋范圍廣，涉及人數(shù)多，單純依靠檔案部門的傳統(tǒng)管理方法是不可能達成企業(yè)檔案管理最終目的的，因此加快建立信息技術在企業(yè)檔案規(guī)范化上的應用，提升企業(yè)檔案規(guī)范化水平，進而加快完善我國企業(yè)運行體系，早日達到企業(yè)整體的合理化發(fā)展。

[1]楊秀輝.新時期下對企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的認識[J].城建檔案,2014(11):15.

[2]張麗.企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的探索與思考[J].四川檔案,2014(08):28.