文/華南農業(yè)大學獸醫(yī)學院 薛曉麗

協(xié)同OA辦公系統(tǒng)又稱OA系統(tǒng)，OA是Office Automation的縮寫，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)利用電腦或手機等終端進行操作，實現(xiàn)了組織中多人共同完成同一事務的行為方式和過程。OA系統(tǒng)的應用使高校二級學院辦公室人員的思維方式和辦事方式發(fā)生了重大變化，給高校二級學院辦公室管理工作帶來了重要的影響。

一、高校二級學院辦公室事務性工作的特點

高校二級學院辦公室是學院的綜合辦事機構，承擔著組織協(xié)調、服務師生和信息傳遞等任務。因此，學院辦公室事務性工作多，業(yè)務范圍廣，工作內容繁雜，此外督辦性事務較多。隨著高校教育改革的不斷深入，事業(yè)單位人事制度改革進一步推進，高校行政管理崗人員承擔的工作任務發(fā)生著改變。在實際工作中，學院辦公室人員不僅需要完成崗位職責規(guī)定的工作，還要承擔人事、科研、教務、財務、后勤等各項工作。針對繁多的工作任務，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的使用對提高工作效率起到了至關重要的作用。

二、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)對高校二級學院辦公室工作的影響

協(xié)同OA辦公系統(tǒng)包括協(xié)同工作、公文管理、知識管理、電子監(jiān)察、公共信息、個人事務規(guī)劃等功能，還結合了在線即時通訊等工具，根據(jù)辦公對象不同，OA系統(tǒng)分為個人空間、單位空間及學校空間，為學院辦公室辦公提供一個高效、有序、協(xié)作的信息管理平臺。在OA系統(tǒng)功能的日益完備下，學院辦公室傳統(tǒng)工作模式發(fā)生了改變。

（一）公文處理更加有序、便捷。收文、發(fā)文是學院辦公室工作中一項重要的工作，公文處理包括對公文的撰寫、傳遞與管理。學校行政機構加上黨委部門，數(shù)量多，學院辦公室每天都要收到來自學校校辦、行政機關部處或黨委部門的多個文件。在OA系統(tǒng)使用之前，均使用的是紙質發(fā)文，需要采用分類、判別、影印、傳遞、回收、歸檔等方式在二級學院內部進行運轉，不僅文件傳弱等缺點。同時，在學院的日常管理工作中往往需要向學校發(fā)請示、報告，也常常需要多個機關部處做出批示，傳統(tǒng)的審批手續(xù)容易造成時間和人力的浪費，學院也很難動態(tài)閱處理效率低下，消耗大量紙張，而且當多個部門的文件同時在不同系別、教研室傳閱和處理時，甚至還會出現(xiàn)工作任務錯辦、漏辦的情況，存在著信息傳遞覆蓋面窄、時效性的跟蹤請示、報告的處理結果。

OA系統(tǒng)全面推行使用，使得公文處理更加快捷、方便，處理方式更加有序和規(guī)范。OA系統(tǒng)設置多種公文文單模板，預設傳遞流程，包括二級單位公文處理及收文處理登記表文單。學院收文可通過二級單位收文處理登記表傳遞學校各類發(fā)文，此外，OA系統(tǒng)用戶覆蓋全學院教職工，收文可快速發(fā)送至相關教職工的OA系統(tǒng)中，單位負責人批示、處理情況能夠清晰反映在登記表中。通過設置知會、審批、協(xié)同、閱讀等節(jié)點權限來實現(xiàn)收文的定向和定性傳遞。學院向學校所發(fā)請示、報告等可按校內公文處理登記表填寫，根據(jù)流程追蹤獲知公文流轉、批示情況，也可發(fā)出催辦指令。OA系統(tǒng)協(xié)同功能使得學校多個行政部門同時處理同一文件，提高辦事效率，這些都是紙質化公文處理方式無法比擬的優(yōu)點。

（二）檔案管理更加科學、規(guī)范。許多高校的二級學院不設置檔案管理員，一般由辦公室人員兼任。在日常工作中，辦公室人員缺乏檔案管理意識和知識，業(yè)務素質不高，檔案管理工作缺乏規(guī)范化。然而，在關系到學院文化建設、教學科研工作等學院工作的重要方面中，檔案的合理建立不可或缺。

OA系統(tǒng)的建立，為檔案管理提供了科學化管理的平臺。以學校的檔案管理信息資源為依托，實現(xiàn)學院共享共的目的。在公文處理的同時進行分類歸檔，將分散、分批出現(xiàn)的信息資源通過OA系統(tǒng)聯(lián)結在一起，通過網(wǎng)絡管理員權限設置，克服時間、地理位置的局限，學院教職工能夠隨時查閱歸檔信息，更好地掌握各種數(shù)據(jù)資源，為教學科研工作提供便利。利用OA系統(tǒng)進行檔案管理工作，改變了傳統(tǒng)檔案收集、整理、歸類的方式。根據(jù)OA系統(tǒng)中信息來源的單位及方式對檔案材料歸檔范圍進行劃分并下載，或將本地文件傳遞至OA系統(tǒng)中歸檔，OA系統(tǒng)為電子文檔和紙質文檔儲存媒介的轉換提供一個通道。定期保存的檔案、在學院永久保存或長期保存的檔案、需要交至學校檔案館保存的檔案，均可在OA系統(tǒng)中篩選并建立分類。此外，OA系統(tǒng)輔助的搜索功能，為檔案中文件檢索、查閱提供便利。

（三）公文信息傳遞更加及時、全面。OA系統(tǒng)帶來了信息化的辦公方式，信息傳遞程序化，促使學院辦公室管理工作制度化。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，學院辦公室作為內部事務和對外聯(lián)系的樞紐，為了信息的順利傳遞，與學院師生和學校機關部處聯(lián)系的通訊方式發(fā)生不斷改變，郵箱、微信、QQ、飛信等通訊工具用于學院辦公室的日常工作中。作為專業(yè)化的公文處理平臺，OA系統(tǒng)的優(yōu)勢日益凸顯。最早，學院內部或傳達學校機關部處的公文信息，一般采取學院通告欄張貼、紙質信件發(fā)送等方式傳遞，郵箱、QQ等通訊工具的興起，信息傳遞更加快捷。但是，即時性的通訊工具一般信息變化量巨大，公文信息易被刷屏淹沒，信息反而不易獲取和保存，反饋信息容易滯后、丟失。此外，即時性通訊工具的安全性難以得到保障。OA系統(tǒng)的用戶固定，高效、便捷，公文信息處理自成程序，同時具有在線通訊功能，不僅減少了公文信息發(fā)布者的工作量，公文信息收文者也能獲得最新、最全面的信息，處理后的結果也能即時傳遞給信息收集者。

（四）OA系統(tǒng)促進學院辦公室管理工作制度化。新的辦公方式的出現(xiàn)，學院辦公室管理工作制度需要完善，從而適應信息化的工作機制。建立一套完整的工作流程規(guī)范機制，需要根據(jù)OA系統(tǒng)的設計及操作方式，制訂相應的規(guī)章制度，明確公文撰寫規(guī)范、報送處理和反饋流程，規(guī)定公文信息傳遞處理對象的權限，建立信息安全保障措施。

就OA系統(tǒng)本身而言，為辦公室管理工作制度化提供支持。公文運轉有流程可查，公文處理公開透明，其中的單位討論、調查、公告等板塊為學院辦公室工作提供了征求意見、信息公開、集體協(xié)作的平臺，使得學院辦公室各項管理工作有章可循、有規(guī)可依。

（五）OA系統(tǒng)的使用推動辦公室隊伍優(yōu)化。OA系統(tǒng)的使用給學院辦公室人員工作技能提出了新的要求，不僅需要業(yè)務流程熟悉、懂得文字處理軟件使用，還要具備現(xiàn)代化的管理理念，不斷適應網(wǎng)絡化管理方式。傳統(tǒng)的辦公室工作模式已經不適應現(xiàn)代辦公室工作的要求，辦公室人員需要接受專業(yè)知識的培訓，時常更新知識儲備，學習和了解新事物，提高自身素質，利用新知識輔助自己的工作。

三、結語

協(xié)同OA辦公系統(tǒng)功能全面、操作簡單、規(guī)范，是高校二級學院辦公室信息化辦公的體現(xiàn)，將學院與學校各部門、學院內部的事務集中在一個平臺上，開展網(wǎng)上公文傳遞、處理，不僅規(guī)范了公文流程，提高了辦公效率，同時節(jié)約了辦公成本，響應了國家低碳環(huán)保號召。此外，二級學院辦公室并非為學院使用OA系統(tǒng)的唯一部門，OA系統(tǒng)是一個協(xié)同工作的工具，需要制訂相應辦法，促使全學院教職工積極參與，并規(guī)范參與規(guī)則，才能使辦公效率真正提高。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的便捷性和多功能性帶來辦公室工作方式的變革，這一管理系統(tǒng)的充分應用才能真正實現(xiàn)學院辦公室事務的自動化信息管理。

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