信息時代數(shù)字檔案館建設(shè)若干問題探析

趙春苗

哈爾濱市結(jié)核病防治所 150001

信息時代數(shù)字檔案館建設(shè)若干問題探析

趙春苗

哈爾濱市結(jié)核病防治所 150001

數(shù)字檔案館是隨著我國信息化建設(shè)事業(yè)的深入發(fā)展應(yīng)運而生的，是社會發(fā)展到數(shù)字化時代的新型檔案館，它的出現(xiàn)和發(fā)展不僅從根本上改變了檔案館的工作模式和服務(wù)類型,而且為檔案信息的共享提供了更為廣闊的發(fā)展空間，數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館功能的擴大，它利用先進(jìn)的信息處理技術(shù)和互聯(lián)的計算機網(wǎng)絡(luò)，向用戶提供多媒體數(shù)字信息服務(wù)。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)的特征

1、館藏資源數(shù)字化。數(shù)字檔案館的信息資源主要是將傳統(tǒng)檔案館館藏中重要的（不是全部）的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，這些數(shù)字資源包括文本、圖形、圖像、聲音、視頻等各種類型的數(shù)據(jù)，即通過運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)字掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件和已歸檔的電子文件，系統(tǒng)組織成結(jié)構(gòu)有序的信息資源庫，從而為壓縮存儲空間，改進(jìn)信息的組織方式，提高檢索速度，方便用戶（包括遠(yuǎn)程的）檢索等奠定基礎(chǔ)。

2、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是數(shù)字檔案館的重要基礎(chǔ)。如果沒有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善，數(shù)字檔案館也就失去了它的真正意義。信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸使數(shù)字檔案館超越了時空觀念，使用戶由必須到檔案館查閱檔案轉(zhuǎn)變成了用戶可以在任何時間、任何地點通過聯(lián)網(wǎng)的終端查閱任何一個數(shù)字檔案館的信息，從而大大縮短了檔案信息傳遞的時間以及數(shù)字檔案館和用戶的距離，加快了信息交流和回饋的速度。

3、信息檢索便捷化。在數(shù)字檔案館中，檔案信息的組織形式從原先紙張的順序、線性方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯拥?、網(wǎng)狀的組織方式。因為計算機的存儲為檔案信息的直接存取提供了可能性，從排列文件、直接存取文件、數(shù)據(jù)庫到超文本技術(shù)，使檔案信息可以按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，從而為用戶提供便捷高效的檢索奠定了基礎(chǔ)。

4、服務(wù)范圍擴大化。建設(shè)數(shù)字檔案館的目的是能使用戶高度靈活地獲取和使用信息，且不受時空限制。因而數(shù)字檔案館的服務(wù)模式是以用戶為中心的。用戶利用聯(lián)網(wǎng)終端可以隨時隨地通過數(shù)字檔案館提供的各種功能強大、實用的檢索工具瀏覽、檢索和使用數(shù)字檔案館根據(jù)用戶需要組織的邏輯的、動態(tài)的檔案信息資源。當(dāng)用戶在聯(lián)機查找遇到問題時，館員能進(jìn)行干預(yù)，為用戶解決問題。

二、數(shù)字化檔案館建設(shè)應(yīng)遵循的原則

1、前瞻原則：數(shù)字檔案館是將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享，啟動數(shù)字檔案館建設(shè)，要本著積極穩(wěn)妥的原則，量力而行，循序漸進(jìn)，分步實施。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項耗資世大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因此，在建設(shè)的過程中，一定要審地度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性，保證軟硬件資源的可繼承性。

2、實用原則：在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中，應(yīng)堅持實用原則，首先，根據(jù)國內(nèi)的現(xiàn)狀，應(yīng)該制定合理的建設(shè)對象，應(yīng)集聚有限的財力，集中進(jìn)行少量數(shù)字檔案館的建設(shè)。不是所有的檔案館都應(yīng)該成為"數(shù)字檔案館"，而應(yīng)該選取檔案查找利用率較高、經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)、計算機網(wǎng)絡(luò)普及率較高、館藏資源較為豐富的地區(qū)（即軟、硬件條件比較成熟的地區(qū)）的檔案館作為建設(shè)對象。而對于絕大多數(shù)的檔案館而言，在做好傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的同時，則可以運用部分技術(shù)加以改造，一步步打好基礎(chǔ)，等到各方面條件成熟后，再實現(xiàn)向數(shù)字化發(fā)展的轉(zhuǎn)變。

3、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來，因此，我們要建立完備的安全措施，從每一個杜絕數(shù)字檔案開放利用過程中的安全漏洞，包括數(shù)字檔案的形成、傳輸、收集、整理、歸檔、保管存儲、提供利用等全過程，在保證檔案信息的安全方面我們可采?。何锢戆踩呗?、訪問控制策略、信息加密策略、網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

4、人才儲備原則：在數(shù)字化檔案館中，擁有一系列開放、兼容、先進(jìn)、通用的計算機處理軟件系統(tǒng)，如OCR軟件、校對軟件、標(biāo)引軟件、檢索軟件、研究支持軟件、智能化技術(shù)支持軟件等，而目前能夠承擔(dān)館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、承擔(dān)館藏歷史檔案數(shù)字化前整理工作的專門人才尤為稀缺，特別是既精通館藏檔案數(shù)字化整理知識，又能熟練應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的高層次、復(fù)合型人才更是十分匱乏。因此，必須注意合理吸納、引進(jìn)、培養(yǎng)、積蓄專業(yè)復(fù)合型人才，通過各種形式和渠道培養(yǎng)造就一大批即掌握檔案信息整理技能又精通計算機技術(shù)的復(fù)合型人才，達(dá)到從總體上提高檔案館人員隊伍素質(zhì)、推動檔案數(shù)字化進(jìn)程的目的。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)對策研究

1、更新觀念，以長遠(yuǎn)眼光看待數(shù)字化檔案館的建設(shè)。長期以來，多數(shù)檔案館重保管輕利用，一部分領(lǐng)導(dǎo)更是認(rèn)為檔案工作可有可無，不如經(jīng)濟(jì)工作那么重要，見效快，但當(dāng)今社會處于信息時代，檔案館的大量信息資源給領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考提供了較大的利用價值，為方便快捷利用檔案，數(shù)字檔案館建設(shè)勢在必行。

2、加大資金投入力度，確保數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的完善。首先，應(yīng)把檔案館（室）建設(shè)作為檔案館工作的根基，著重加強軟硬件設(shè)施的配備，軟件一般包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)首先滿足數(shù)據(jù)存儲和管理的要求，并充分考慮技術(shù)和管理成本，其次應(yīng)注意操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的支持；再次應(yīng)考慮其開放性和擴展性，為將來系統(tǒng)的升級、遷移免除后顧之憂，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須考慮高性能和穩(wěn)定性以及檔案資源的安全性，所以在選型之前一定要認(rèn)真規(guī)劃，周密分析，所選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)能支持當(dāng)前及可預(yù)見的將來采用的軟件，并充分考慮幾年后數(shù)據(jù)庫的要求，在前期規(guī)劃時，不僅需要決定使用的類型和版本，還需要規(guī)劃設(shè)計數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，不僅需要考慮當(dāng)前存儲和管理的數(shù)據(jù)信息類型，還要考慮將要接收進(jìn)館的數(shù)據(jù)信息類型。

3、做好人力資源的投入，切實加強檔案干部隊伍建設(shè)。一是綜合能力的培養(yǎng)，要有針對性地開展多層次、多類型的教育培訓(xùn)，不斷提高隊伍的政治理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，使檔案館只需要培訓(xùn)少量的技術(shù)人員就能承擔(dān)運行數(shù)字檔案館的大量工作。二是信息處理能力的培養(yǎng)。數(shù)字檔案館中有大量的技術(shù)軟件，作為檔案工作者必須有扎實的計算機、網(wǎng)絡(luò)知識的理論功底，還要有嫻熟的實際操作和處理技能，以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

4、館藏數(shù)字化時要有所選擇，以利用者為中心提供信息資源服務(wù)。一提到館藏數(shù)字化，大多數(shù)檔案館考慮的就是將全部館藏原始檔案數(shù)字化。實際上采用這種方式，既提高了成本，有增加了負(fù)擔(dān)。我們完全可以根據(jù)館藏的實際情況，選擇那些有較高使用價值、保存價值及使用頻率較高的檔案資料數(shù)字化，或者針對自己的館藏特色來制定數(shù)字化的選擇標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然在制定標(biāo)準(zhǔn)時要充分考慮到利用者的需求。簡單地把數(shù)字資源放在網(wǎng)上，并不是真正意義上的數(shù)字檔案館。因此，要增強檔案信息服務(wù)的針對性和時效性，加強對利用者需求的調(diào)研和預(yù)測，使信息資源通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境更好地為利用者服務(wù)。

[1]周磊.加強數(shù)字檔案館建設(shè)的若干思考.《黑龍江檔案》,2011年第1期

[2]何少平.簡折檔案信息化建設(shè)的必要性.《神州》,2011年第1期下旬.

[3]王俊艷.關(guān)于區(qū)縣檔案信息資源開發(fā)利用的思考.《黑龍江檔案》,2011年第1期.