南京港華燃氣有限公司 施 明 王富強

燃氣發(fā)票管理系統(tǒng)設計與應用

南京港華燃氣有限公司 施 明 王富強

介紹了燃氣發(fā)票管理系統(tǒng)設計目標、管理流程和主要功能，結(jié)合南京港華燃氣發(fā)票管理系統(tǒng)應用實例，為燃氣企業(yè)發(fā)票使用進行全程有效監(jiān)管提供了解決方案。

發(fā)票 系統(tǒng)設計 監(jiān)管

0 引言

燃氣發(fā)票是燃氣企業(yè)在銷售燃氣及相關(guān)燃氣器具設備和提供安裝勞務時，向付款方開具的收款憑證。作為財務收支的法定憑證和會計核算的原始憑證，燃氣發(fā)票是稅務稽查的重要依據(jù)，但目前許多燃氣企業(yè)對發(fā)票的管理仍采用手工處理方式，不僅管理效率低而且也讓企業(yè)內(nèi)控存在風險。建立一套智能化發(fā)票管理系統(tǒng)，對發(fā)票的申報、采購、申領、發(fā)放、使用、作廢、核銷全過程進行有效監(jiān)管，幫助提高燃氣企業(yè)發(fā)票管理效率，控制管理中存在的風險顯得十分必要。

1 燃氣發(fā)票管理系統(tǒng)的設計與應用

1.1 系統(tǒng)實施背景

目前南京港華現(xiàn)有民用天然氣用戶130萬戶，工商企業(yè)用戶6千戶，燃氣發(fā)票種類繁多，包括國稅統(tǒng)一印制的通用機打普通票、機打卷式票、人工手開票及定額票等十余種。一直以來公司對發(fā)票的日常管理采用人工方式，通過Excel或者Word文檔進行發(fā)票的管理，每天都要做大量的發(fā)票申領、發(fā)放工作，并且定期要清查發(fā)票庫存量。為了提高發(fā)票管理的安全性、可靠性和工作效率，將發(fā)票管理人員從繁瑣的重復性工作中解脫出來，集中更多時間和精力將管理工作做精做細，充分發(fā)揮計算機應用系統(tǒng)在發(fā)票管理各個工作環(huán)節(jié)的監(jiān)管作用，有必要建立適用于燃氣企業(yè)實際運用的發(fā)票管理系統(tǒng)。

1.2 系統(tǒng)總體設計目標及結(jié)構(gòu)

1.2.1 總體設計目標

(1)系統(tǒng)能覆蓋發(fā)票所有相關(guān)操作，包括不同類型發(fā)票的申報、采購、領用、開具、作廢、核銷等全過程。

(2)通過系統(tǒng)可以方便地進行發(fā)票的入庫操作，領用及跟蹤，同時與其發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務關(guān)聯(lián)，供財務人員隨時進行核查，生成統(tǒng)計報表。

(3)能與公司現(xiàn)有客戶關(guān)系管理系統(tǒng)(CRM)的業(yè)務子系統(tǒng)：客戶服務系統(tǒng)、賬務管理系統(tǒng)、爐具銷售系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)共享和交換。

(4)提供通用接口，方便導入、導出公司現(xiàn)有的用友財務系統(tǒng)中開具發(fā)票信息；并可將開票信息轉(zhuǎn)換成稅務部門要求的數(shù)據(jù)格式，供稅務部門隨時進行查詢。

1.2.2 系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)見圖1。

圖1 系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)

1.2.3 發(fā)票管理流程

發(fā)票管理流程見圖2。發(fā)票情況。

圖2 發(fā)票管理流程

(7)作廢登記。作廢發(fā)票需要填寫詳細信息，包括發(fā)票類型、發(fā)票號碼、作廢原因、作廢日期，操作人等，由發(fā)票系統(tǒng)管理員統(tǒng)一登記。

(8)手工票和定額票。發(fā)票系統(tǒng)管理員，按發(fā)票號段登記手工票，定額票信息，也可導入手工票/定額票號段信息，生成手工票和定額票使用情況信息表。

(9)核銷管理。已使用的普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票，以及有效期限內(nèi)未使用完的空白發(fā)票，各部門發(fā)票管理員將需要核銷的發(fā)票集中上交公司財務部門，由發(fā)票系統(tǒng)管理員統(tǒng)一進行核銷以保證發(fā)票的安全性。

(10)權(quán)限設置。系統(tǒng)設有用戶權(quán)限，發(fā)票系統(tǒng)管理員分配操作權(quán)限，機構(gòu)設置等。可以對機構(gòu)進行自定義操作，形成樹狀結(jié)構(gòu)?？稍跈?quán)限設置中增加，修改，刪除，查詢等各個權(quán)限設置。

1.3 系統(tǒng)功能設計

(1)申報管理。由財務部門統(tǒng)一發(fā)起發(fā)票申報計劃，各業(yè)務部門根據(jù)發(fā)票實際需求量進行填報，最后由財務統(tǒng)一匯總，發(fā)票采購申報信息在填報時填寫。

(2)采購登記。采購發(fā)票的清單列表(按本)，記錄購回發(fā)票的代碼、號碼區(qū)間、數(shù)量、本數(shù)、采購人?？砂床少徣掌?、發(fā)票總號、區(qū)間號查詢發(fā)票。

(3)報警閥值維護。按發(fā)票種類設置燃氣發(fā)票庫存量的最低報警值，當庫存達到閥值時，系統(tǒng)自動發(fā)送短信或郵件提醒發(fā)票管理員。

(4)結(jié)存管理

用于查詢統(tǒng)計采購發(fā)票的存量、每日和每月的使用等情況，當存量不夠預設的使用量時系統(tǒng)自動提示。

(5)領用登記。由發(fā)票系統(tǒng)管理員登記發(fā)票領用部門、領用人、領用日期、領用發(fā)票號區(qū)間段等信息。對于領用流程，則根據(jù)業(yè)務信息填寫生成發(fā)票領用信息。

(6)申領發(fā)放。各部門發(fā)票管理員將發(fā)票發(fā)放給發(fā)票使用人，可以到查詢申領信息(如果已發(fā)，顯示發(fā)票明細)，默認狀態(tài)為未發(fā)放。點擊新窗口顯示可用發(fā)票(可通過信息查找)，只能查詢自己部門已領

1.4 接口設計

(1)稅務接口。生成稅務部門要求的數(shù)據(jù)格式，供稅務部門隨時進行查詢。

(2)用友系統(tǒng)接口?？蓪?導出用友財務系統(tǒng)中開具發(fā)票信息到本系統(tǒng)。

(3)其它接口?？蓪敫袷交钠渌绞降陌l(fā)票信息數(shù)據(jù)到本系統(tǒng)

1.5 統(tǒng)計報表

系統(tǒng)具有強大的報表生成功能，能夠自動生成各類發(fā)票使用明細表、發(fā)票庫存情況表，發(fā)票采購統(tǒng)計表，發(fā)票領用統(tǒng)計開票統(tǒng)計(包括正常發(fā)票，作廢發(fā)票)，手工票和定額票使用情況表等。

1.6 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

系統(tǒng)基于J2EE的三層客戶端/服務器體系架構(gòu)，采用Java語言開發(fā)，提供一個獨立的、可移植的、多用戶的、安全的和基于標準的企業(yè)級平臺，從而簡化企業(yè)應用的開發(fā)、管理和部署。由于遵循了J2EE規(guī)范，因此使用J2EE技術(shù)開發(fā)的可以部署在各種J2EE應用服務器上?；贘2EE平臺的產(chǎn)品幾乎能夠在任何操作系統(tǒng)和硬件配置上運行，現(xiàn)有的操作系統(tǒng)和硬件也可以被完整地保留下來繼續(xù)使用。

3 結(jié)語

燃氣發(fā)票管理信息系統(tǒng)了記錄每一張發(fā)票的狀態(tài)和流向，為發(fā)票的整個生命周期提供有力監(jiān)管工具。管理人員可以隨時查詢系統(tǒng)管理的發(fā)票信息，監(jiān)控發(fā)票資源的使用情況，跟蹤管理發(fā)票資源在整個生命周期內(nèi)的狀態(tài)變化，準確掌握各個開票點的各類發(fā)票使用情況，并以此為依據(jù)更好地對發(fā)票資源進行管理。該系統(tǒng)還與客戶關(guān)系管理系統(tǒng)實現(xiàn)了無縫對接，進行準確的賬務分析，規(guī)范的會計核算，確保會計信息的真實性，降低公司財務風險，有效防范公司稅務風險，推動業(yè)務流程的優(yōu)化整合，從而達到強化財稅管控力度的目標。

Design and Application of the Gas Invoice Management System

Nanjing Towngas Co., Ltd. Shi Ming Wang Fuqiang

Combined with the application example of the Gas invoice management system in Nanjing Towngas Corporation, the paper introduces the design objective, management process and main functions as well, which can be as a solution to supervise the whole process of the Gas invoice.

invoice, system design, supervision