用友ERP-U8單據(jù)核銷處理分析

◎ 文/葉 妍 段世民

用友ERP-U8單據(jù)核銷處理分析

◎ 文/葉 妍 段世民

用友ERP-U8的單據(jù)核銷處理是一個(gè)重要但容易出錯(cuò)的操作，本文通過對(duì)單據(jù)核銷處理的情形進(jìn)行分析與總結(jié)，并對(duì)核銷處理過程常見問題查找原因和提供解決方案，以幫助用戶更好地進(jìn)行相關(guān)操作。

用友；U8；核銷；單據(jù)核銷

用友ERP-U8的單據(jù)核銷處理反映的對(duì)往來賬款的核銷，即通過核銷往來單據(jù)和收付款單據(jù)實(shí)現(xiàn)應(yīng)收、應(yīng)付賬款與收付款業(yè)務(wù)的核銷。單據(jù)核銷建立收、付款與應(yīng)收款、應(yīng)付款的核銷記錄，幫助正確分析往來業(yè)務(wù)的賬齡情況，因此企業(yè)應(yīng)及時(shí)核銷往來款項(xiàng)，從而加強(qiáng)對(duì)往來款項(xiàng)管理。

但是，在用友ERP-U8操作中，核銷處理容易被忽略或者操作錯(cuò)誤。原因在于當(dāng)核銷雙方的入賬科目相同時(shí)，無論是否進(jìn)行核銷處理，對(duì)憑證的內(nèi)容和科目金額變動(dòng)沒有影響，所以核銷處理往往被“忘掉”了。此外，什么時(shí)候應(yīng)該進(jìn)行核銷也是一個(gè)令人容易混淆的問題。筆者通過對(duì)核銷的情形進(jìn)行分析總結(jié)，幫助會(huì)計(jì)工作人員厘清核銷處理思路，正確進(jìn)行相關(guān)處理。

一、使用單據(jù)核銷處理的情形

從核銷的含義可以看出，進(jìn)行單據(jù)核銷處理的前提是需要具備兩方面的條件，一是形成應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等，生成應(yīng)收單據(jù)或應(yīng)付單據(jù)；二是對(duì)相應(yīng)的應(yīng)收、應(yīng)付賬款發(fā)生了收、付款業(yè)務(wù)，生成收款單或付款單。

企業(yè)的應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)一般在購銷業(yè)務(wù)中產(chǎn)生。在用友ERP-U8軟件中，應(yīng)收單據(jù)、應(yīng)付單據(jù)主要表現(xiàn)形式是銷售發(fā)票、采購發(fā)票。在供應(yīng)鏈的銷售管理系統(tǒng)中填制銷售發(fā)票，銷售發(fā)票經(jīng)復(fù)核后，傳遞至應(yīng)收款管理系統(tǒng)，通過“應(yīng)收單據(jù)處理-應(yīng)收單據(jù)審核”功能進(jìn)行審核，形成應(yīng)收賬款；同理，在供應(yīng)鏈的采購管理系統(tǒng)中填制收到的采購發(fā)票，采購發(fā)票傳遞至應(yīng)付款管理系統(tǒng)，通過“應(yīng)付單據(jù)處理-應(yīng)付單據(jù)審核”功能進(jìn)行審核后，形成應(yīng)付賬款。除了銷售發(fā)票、采購發(fā)票外，基于客戶或供應(yīng)商之間其他應(yīng)收、付款項(xiàng)，如應(yīng)對(duì)客戶收取的運(yùn)輸費(fèi)，而形成的其他應(yīng)收單、其他應(yīng)付單，也屬于應(yīng)收、應(yīng)付單據(jù)。

對(duì)客戶或供應(yīng)商進(jìn)行收、付款時(shí)，出納工作人員在應(yīng)收款管理系統(tǒng)或應(yīng)付款管理系統(tǒng)中錄入并審核收付款單據(jù)，就會(huì)產(chǎn)生收款單或付款單。

因此，如果一筆業(yè)務(wù)在應(yīng)收款管理系統(tǒng)或應(yīng)付款管理系統(tǒng)中具有了應(yīng)收單據(jù)和收款單、或應(yīng)付單據(jù)和付款單，那么就應(yīng)該進(jìn)行核銷處理。在核銷過程中，過濾選單后，在用友ERP-U8“單據(jù)核銷”窗口中，收款單、付款單出現(xiàn)在界面上方；應(yīng)收單據(jù)、應(yīng)付單據(jù)出現(xiàn)在界面下方。

二、使用單據(jù)核銷處理的特殊情形

（一）發(fā)生預(yù)收款、預(yù)付款的情形

用友ERP-U8的單據(jù)核銷處理對(duì)兩個(gè)條件的發(fā)生沒有順序要求。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，一般情況下，是先形成應(yīng)收、應(yīng)付賬款，即先發(fā)生購銷業(yè)務(wù)，然后收、付款生成收、付款單；但是，也可能出現(xiàn)預(yù)先收、付款生成收、付款單，然后發(fā)生購銷業(yè)務(wù)形成應(yīng)收、應(yīng)付賬款，上述兩類情況均需進(jìn)行單據(jù)核銷處理。后一類情況即是發(fā)生預(yù)收、預(yù)付款的情形。在用友ERP-U8中，當(dāng)預(yù)收客戶款項(xiàng)或預(yù)付供應(yīng)商款項(xiàng)時(shí)，直接在應(yīng)收款管理系統(tǒng)或應(yīng)付款管理系統(tǒng)下的收款單或付款單，等待后續(xù)發(fā)生相關(guān)購銷業(yè)務(wù)形成應(yīng)收單據(jù)或應(yīng)付單據(jù)后，再進(jìn)行單據(jù)核銷。

（二）收付款處理使用商業(yè)票據(jù)的情形

在購銷業(yè)務(wù)中，若使用銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票等商業(yè)票據(jù)進(jìn)行收款或付款，會(huì)形成收款單或付款單，因此也是需要進(jìn)行單據(jù)核銷。例如在銷售業(yè)務(wù)中，當(dāng)收到商業(yè)匯票時(shí)，在“應(yīng)收款管理-票據(jù)管理”中錄入新增票據(jù)，然后在“應(yīng)收款管理-收款單據(jù)處理-收款單據(jù)審核”下通過審核形成收款單，與形成應(yīng)收賬款的銷售發(fā)票等單據(jù)進(jìn)行核銷處理。

（三）發(fā)生退貨時(shí)的情形

當(dāng)購銷業(yè)務(wù)發(fā)生退貨時(shí)，如果填制了紅字發(fā)票和通過應(yīng)收款、應(yīng)付款管理系統(tǒng)錄入收、付款單，就要進(jìn)行單據(jù)核銷處理。但是由于退貨形成的收、付款單比較特殊，例如銷售退貨發(fā)生的付款（退款），不是在應(yīng)付款管理系統(tǒng)下錄入付款單，而是在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中填寫付款單，即紅字收款單，因此相應(yīng)的核銷處理在過濾核銷條件時(shí)就略為復(fù)雜。下面以銷售退貨為例，介紹退貨時(shí)的核銷操作。

發(fā)生銷售退貨時(shí)，會(huì)計(jì)人員根據(jù)退貨數(shù)量和單價(jià)填制紅字銷售發(fā)票，紅字銷售發(fā)票經(jīng)復(fù)核后，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)進(jìn)行審核；出納人員根據(jù)退款金額填制并審核紅字收款單（付款單)，打開紅字收款單的方法為：運(yùn)行“應(yīng)收款管理-收款單據(jù)管理-收款單據(jù)錄入”命令，打開“收款單”窗口，點(diǎn)擊菜單欄的“切換”按鈕，表頭出現(xiàn)的紅色“付款單”即是紅字收款單。接著運(yùn)行“應(yīng)收款管理-核銷處理-手工處理”命令，系統(tǒng)彈出“核銷條件”窗口。在“核銷條件”窗口的“通用”選項(xiàng)卡的“客戶”項(xiàng)選擇退貨客戶代碼；在“收付款單”選項(xiàng)卡的“單據(jù)類型”下選擇“付款單”選項(xiàng)，在“單據(jù)”選項(xiàng)卡的“單據(jù)名稱”下選擇“銷售發(fā)票”，如圖1所示。然后點(diǎn)擊“確定”，“單據(jù)核銷”窗口就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的單據(jù)，可以進(jìn)行單據(jù)核銷操作。

圖1

三、單據(jù)核銷處理中其他需注意的問題

（一）已現(xiàn)結(jié)或已現(xiàn)付的發(fā)票不進(jìn)行核銷處理

在購銷業(yè)務(wù)處理中，如果對(duì)銷售發(fā)票采取現(xiàn)結(jié)操作，采購發(fā)票采取現(xiàn)付操作，那么之后無需進(jìn)行核銷處理。雖然現(xiàn)結(jié)、現(xiàn)付操作也是由于發(fā)生了收、付款，但因?yàn)椴挥迷趹?yīng)收款管理系統(tǒng)或應(yīng)付款管理系統(tǒng)里錄入收、付款單據(jù)，沒有形成收款單或付款單；已現(xiàn)結(jié)的銷售發(fā)票或已現(xiàn)付的采購發(fā)票在應(yīng)收款管理系統(tǒng)或應(yīng)付款管理系統(tǒng)下沒有審核之前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)收、付款操作，相當(dāng)于沒有生成應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款。已現(xiàn)結(jié)的銷售發(fā)票或已現(xiàn)付的采購發(fā)票在應(yīng)收款管理系統(tǒng)或應(yīng)付款管理系統(tǒng)下審核后直接使用“銀行存款”科目進(jìn)行憑證處理，不需要進(jìn)行單據(jù)核銷，可以直接制單。

（二）使用“轉(zhuǎn)賬”功能不進(jìn)行核銷處理

用友ERP-U8的應(yīng)收款管理系統(tǒng)和應(yīng)付款管理系統(tǒng)下均含有“轉(zhuǎn)賬”功能。應(yīng)收款管理系統(tǒng)和應(yīng)付款管理系統(tǒng)操作比較相似，下面僅介紹應(yīng)收款管理系統(tǒng)的“轉(zhuǎn)賬”功能。應(yīng)收款管理系統(tǒng)的“轉(zhuǎn)賬”功能下有4項(xiàng)子功能，分別為：應(yīng)收沖應(yīng)收、預(yù)收沖應(yīng)收、應(yīng)收沖應(yīng)付和紅票對(duì)沖。“應(yīng)收沖應(yīng)收”功能是指將一家客戶的應(yīng)收款轉(zhuǎn)到另一家客戶中，此功能將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在不同客戶之間進(jìn)行轉(zhuǎn)賬?！邦A(yù)收沖應(yīng)收”指對(duì)同一客戶的預(yù)收款和應(yīng)收款進(jìn)行轉(zhuǎn)賬核銷?！皯?yīng)收沖應(yīng)付”是指用某客戶的應(yīng)收款，沖抵某供應(yīng)商的應(yīng)付款，將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客戶和供應(yīng)商之間進(jìn)行轉(zhuǎn)賬?！凹t票對(duì)沖”功能是對(duì)同一客戶的紅字發(fā)票與其藍(lán)字發(fā)票（紅色應(yīng)收單與其藍(lán)字應(yīng)收單）、收款單與付款單進(jìn)行沖抵。

如果操作中對(duì)購銷業(yè)務(wù)中發(fā)生的往來賬款使用了“轉(zhuǎn)賬”功能，就可以立即制單，不需要再單獨(dú)進(jìn)行核銷處理操作。

（三）核銷制單的常見問題

1.“核銷制單”選項(xiàng)不能勾選

如果已進(jìn)行了核銷處理，但是制單時(shí)核銷制單選項(xiàng)不能選擇，那么應(yīng)修改應(yīng)收款、應(yīng)付款管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置。解決方法是，以應(yīng)收款管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置為例，具體操作如下：運(yùn)行“應(yīng)收款管理-設(shè)置-選項(xiàng)”命令，打開“賬套參數(shù)設(shè)置”窗口，選擇“憑證”選項(xiàng)卡，勾選“核銷生成憑證”選項(xiàng)，參見圖2虛線框。

圖2

2.是否該對(duì)核銷處理采用合并制單

在核銷雙方的入賬科目相同時(shí)，由于系統(tǒng)對(duì)核銷處理不獨(dú)立制單，此時(shí)若單獨(dú)選取核銷處理進(jìn)行制單，會(huì)出現(xiàn)圖3所示提示框，在這種情況下，核銷制單應(yīng)采用合并制單。

圖3

在核銷雙方單據(jù)的入賬科目不相同的情形時(shí)，例如使用預(yù)付款采購原材料，付款單的入賬科目為預(yù)付賬款，應(yīng)付單據(jù)（采購發(fā)票）的入賬科目為應(yīng)付賬款，此時(shí)系統(tǒng)對(duì)核銷處理可以獨(dú)立制單，生成一張調(diào)整憑證，操作人員可根據(jù)需要選擇是否合并制單。

3.不能獨(dú)立制單的核銷處理卻被要求單獨(dú)制單

在核銷雙方的入賬科目相同時(shí)，對(duì)核銷制單選擇了合并制單，但系統(tǒng)不對(duì)核銷進(jìn)行合并制單，反而要求單獨(dú)填制憑證科目，如對(duì)銷售退貨退款800元制單時(shí)，出現(xiàn)圖4的情形。

出現(xiàn)該問題的原因是沒有進(jìn)行應(yīng)收科目或應(yīng)付科目設(shè)置。解決方法如下，以應(yīng)收科目設(shè)置為例，點(diǎn)擊“應(yīng)收款管理-設(shè)置-初始設(shè)置”，打開“初始設(shè)置”窗口，在“應(yīng)收科目”欄內(nèi)輸入應(yīng)收賬款科目代碼。

圖4

四、結(jié)束語

正確進(jìn)行用友ERP-U8下的單據(jù)核銷處理能加強(qiáng)往來賬款管理，提高會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量，因此應(yīng)注重學(xué)習(xí)和理解相關(guān)操作，更好地完成往來賬款核算和管理工作。

[1]何平，龔中華.用友ERP-U8培訓(xùn)教材——財(cái)務(wù)核算/供應(yīng)鏈管理/物料需求計(jì)劃[M]. 北京：人民郵電出版社，2011.

（作者單位：河源職業(yè)技術(shù)學(xué)院）