淺談計算機技術(shù)對檔案管理的影響

文/陜西中醫(yī)藥大學(xué) 王晶

現(xiàn)代社會在計算機技術(shù)的推動和影響下，以飛快的速度步入信息時代，隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件的產(chǎn)生，不僅意味著產(chǎn)生了一種新型載體的檔案，也標(biāo)志著人類社會記錄信息、傳達信息和留存信息的方式發(fā)生了改變。它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的載體面臨著更新?lián)Q代的重要歷史時刻，檔案工作以意想不到的速度和規(guī)模進入一種新型的管理模式。

計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，使得越來越多的社會管理活動逐步被綜合應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，隨著電子政務(wù)、辦公自動化等系統(tǒng)的逐步建立與完善，電子文件最終將成為各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位產(chǎn)生文件的主要形式，進而成為國家檔案資源的重要組成部分。

計算機技術(shù)給檔案工作管理帶來了革命。這場改革是自近現(xiàn)代檔案學(xué)理論誕生以來，檔案管理工作最為劇烈的一次改革，它影響檔案工作的基本理論、運作方式乃至思維觀念。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體面臨著更新?lián)Q代的重要歷史時刻，傳統(tǒng)的管理模式已不再完全適用檔案的收集。計算機技術(shù)的普及及利用，使檔案資料的收集更全面，更及時，更方便，各種存儲工具滿足了現(xiàn)代檔案管理工作的要求。

計算機技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展對檔案管理工作的變革主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，在照相機、錄音、錄像等工具的應(yīng)用上。更加真實地記錄了許多大型的會議、節(jié)日活動、人物的資料，保證了檔案資料收集的真實性、及時性、準確性。目前數(shù)字檔案收集來源主要有三個方面：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，就是把紙張、照片、音頻影像等載體保存的傳統(tǒng)檔案通過掃描、拍攝等方式轉(zhuǎn)換為電子檔案，后期主要工作是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。二是現(xiàn)有電子文檔的接收和歸檔，這是目前各個單位檔案館數(shù)字檔案的主要來源。三是一些重要數(shù)字信息資源和采集，有些重要數(shù)字信息檔案對反映歷史社會變化、豐富館藏起著重要作用，應(yīng)注意收集和接收。

第二，在檔案的整理上。檔案分類更加清晰，整理上更加便捷。檔案目錄的標(biāo)引要符合《檔案目錄著錄規(guī)則》《中國檔案主題詞表》《中國檔案分類法》等標(biāo)準，檔案目錄數(shù)據(jù)格式要符合《機讀檔案目錄數(shù)據(jù)庫格式》以及本單位頒發(fā)的相關(guān)標(biāo)準，以方便檔案數(shù)據(jù)的遷移、共享、移交等。檔案信息化建設(shè)的目的是充分運用計算機等信息技術(shù)提高檔案工作的管理水平與效率。需要通過計算機軟件來實現(xiàn)檔案的信息化管理，其中主要包含檔案目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)，將來還會涉及到包括非結(jié)構(gòu)化檔案以及異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)建設(shè)。

第三，在檔案的保存上。檔案的存儲量擴大，保管的介質(zhì)種類擴大，保管更加便利，更安全。將一些珍貴的、易損壞的檔案進行數(shù)字化，除了滿足檔案的利用目的外，可以兼顧搶救、保存、備份等功能。

第四，在檔案的利用上。檔案的保管作用在于備查、利用，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，把檔案資料分門別類，方便查找、檢索，通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供檔案的利用服務(wù)，使用戶在可以上網(wǎng)的條件下在任何地點、時間都能查到權(quán)限許可所需要查詢的檔案信息，真正實現(xiàn)檔案數(shù)字信息資源的共享。主要包含檔案的信息開發(fā)，智能查詢、網(wǎng)站信息發(fā)布、光盤發(fā)布等。檔案信息開發(fā)是對檔案信息進行專題開發(fā)、編研等，綜合智能查詢是提供館藏的數(shù)字檔案文檔、圖像、音頻資源、視頻資源的查詢和閱覽以及虛擬演播等服務(wù)。網(wǎng)站的信息發(fā)布指得是通過互聯(lián)網(wǎng)將館藏數(shù)字檔案相關(guān)信息進行信息發(fā)布，提供對外檔案利用服務(wù)，光盤發(fā)布是通過光盤刻錄等形式提供利用。計算機技術(shù)的發(fā)展更有利于對檔案資料的研究和利用，為生產(chǎn)經(jīng)營和經(jīng)濟發(fā)展提供更好的原始依據(jù)和有效服務(wù)。

計算機技術(shù)的發(fā)展，使得資源共建與共享的理念在檔案管理工作上產(chǎn)生了深遠的影響。我們當(dāng)前的檔案管理工作缺乏宏觀的管理和規(guī)劃，條塊分割，各自為政，滿足于陶醉在自給自足的收集觀念，有的館室亂藏亂收檔案，影響檔案利用的全局利益，有的館室與館室之間館藏特色不顯著，有大量不合理的重復(fù)館藏檔案，有的館室自我封閉，不求合作，盲目追求實體擁有，盲目追求檔案不分時間段的過早擁有。因此，在今后的檔案管理工作中，我們要用整體的、系統(tǒng)的、網(wǎng)絡(luò)的觀念指導(dǎo)檔案管理和收集收藏工作，努力提倡各個地方單位檔案館室之間的協(xié)作精神，從宏觀上加強協(xié)調(diào)分工合作，消除在檔案收集征集工作中自我滿足、檔案資源私有等一些狹隘觀念。

我們相信，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機已成為人們工作生活中必不可少的工作，電子文件終將取代紙質(zhì)文件成為檔案的主流，在這個發(fā)展的過程中，我們有大量的工作要做，新型檔案工作標(biāo)準規(guī)范的研究，檔案信息安全管理的研究，相應(yīng)的法律法規(guī)與技術(shù)的研究等等，任重而道遠。