文/齊魯工業(yè)大學(xué) 劉玉婷

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第八條：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”，毋庸置疑，這些級別的單位每年都要接收、整理很多歸檔資料，其中紙質(zhì)歸檔資料占相當(dāng)大的比例。整理歸檔資料流程包括收集、整理、立卷、裝訂、著錄、入庫等步驟，裝訂方式是保證檔案保管和利用的關(guān)鍵，也是決定整理效率的重要步驟。出于歸檔資料的保密特征，須由檔案工作人員親力親為、實時裝訂。鑒于各單位檔案部門設(shè)置水平參差不齊，裝訂方式不一，限于資金等原因，自動化裝訂設(shè)備難于普及，很多檔案館室依然沿用傳統(tǒng)的三孔一線手工線裝，這種方式組件零散，操作繁瑣，效率很低。本研發(fā)旨在通過對現(xiàn)有三孔一線裝訂組件進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，簡化流程，改善操作，以提高紙質(zhì)檔案整理效率，豐富行業(yè)裝訂用具，為業(yè)內(nèi)提供多元選擇。

一、行業(yè)操作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

業(yè)內(nèi)紙質(zhì)歸檔資料以A4（210×297mm）規(guī)格為主，一直沿襲傳統(tǒng)三孔一線、棉線裝訂方式。目前全自動檔案裝訂機多以膠管、塑管或高分子尼龍鉚管，耐久性不及傳統(tǒng)的棉線，可以實現(xiàn)打孔、裝訂一體完成全自動運行，由于造價昂貴，適應(yīng)性差（多適于裝訂財務(wù)憑證票據(jù)），操作欠靈活，難以在條件庸弊的檔案部門推廣。三孔打孔機半手工操作，效率較低，性能差強人意。三孔一線手工線裝是檔案館傳統(tǒng)的歸檔資料裝訂方式，其靈活性、適應(yīng)性強，一直被沿用，包括彈簧夾、刻度尺、記號筆、鉆機、縫針、裝訂棉線、鉆孔墊等組件，裝訂流程分三步：1.測量、定位、標(biāo)示裝訂點：用彈簧夾夾持撞整齊的歸檔資料，再用刻度尺測量裝訂預(yù)留邊距、四等分裝訂邊長，用記號筆標(biāo)示中間三個裝訂點。2.墊鋪鉆孔墊用鉆機鉆孔。3.用縫針、棉線三孔一線裝訂。該操作組件零散，操作繁瑣，影響工作效率；鉆機鉆頭鉆透紙張直接鉆入墊板易于折斷，存在安全隱患；鉆頭、鉆孔墊易于損壞。設(shè)計優(yōu)化組件，即能簡化操作，改善組件的可用性和耐用性，又保證低投高效，是業(yè)界需要解決的問題。

二、設(shè)計思路和實施步驟

本項目以傳統(tǒng)的三孔一線手工線裝工具夾子、刻度尺、記號筆、鉆孔機、縫針、裝訂棉線、鉆孔墊等組件在裝訂過程中的作用作為研發(fā)的基本出發(fā)點，面向中小檔案館室，以低投入高性價比為宗旨，通過對傳統(tǒng)裝訂組件的優(yōu)化整合，達(dá)到設(shè)計目的。

實施步驟分為三步：1.組件整合：將傳統(tǒng)三孔一線裝訂組件中的“夾子、刻度尺、記號筆”整合為一個刻度夾，簡化裝訂步驟。2.設(shè)計一款與刻度夾配套的鉆孔墊，解決鉆機鉆頭易于損壞和鉆孔墊耐久性差的問題。3.優(yōu)選設(shè)計制成試驗樣品，經(jīng)使用進(jìn)行實效檢驗，篩選出設(shè)計合理、效果良好的方案申請專利。

三、設(shè)計方案

（一）刻度夾。組件中采用普通彈簧夾，在夾片上設(shè)計縱、橫向刻度，沿夾口邊緣間隔一定長度開設(shè)半圓孔，如裝訂A4的歸檔資料，夾片長30cm，半圓孔間隔7.5cm，若夾片29.7cm，半圓孔間隔7.425cm，也可以根據(jù)其他紙張規(guī)格和裝訂要求定制刻度夾的長度、半圓孔數(shù)量及其間隔（如財會憑證），分為單用和多用刻度夾，區(qū)別在于刻度夾的長度和半圓孔的數(shù)量和間隔。夾持時把歸檔資料撞整齊，參照刻度夾的縱橫向刻度，預(yù)留裝訂邊距，幾個半圓孔圓心即是裝訂鉆孔點，實現(xiàn)夾持、測量、標(biāo)示鉆孔點一步到位，整合了夾子、刻度尺、記號筆組件的作用，如圖1。

圖1

（二）鉆孔墊。在傳統(tǒng)組件中，鉆孔墊起到墊鋪鉆機鉆頭沖擊的作用，要求材質(zhì)硬度適中并有一定的柔韌性，太硬鉆頭易損易卡，操作不安全，軟而疏松脆不耐久，多用較軟木質(zhì)，雖能緩解但問題依舊凸顯。為解決這些缺陷，在鉆孔墊表面設(shè)計與刻度夾相同的刻度和與半圓孔相對應(yīng)的鏤空槽，鏤空槽寬度大于或等于半圓孔直徑，鉆頭鉆透紙張落入鏤空槽，鉆頭與鉆孔墊互不接觸，有效地解決上述問題，也拓寬了鉆孔墊材質(zhì)。鉆孔墊的設(shè)計方案在于鏤空槽的數(shù)量和間隔，如圖2。

（三）結(jié)合方式。裝訂鉆孔時，刻度夾夾持歸檔資料，墊鋪鉆孔墊，要求鏤空槽與刻度夾半圓孔一一對應(yīng)并穩(wěn)固結(jié)合，確保操作安全，因而二者的結(jié)合形式也是設(shè)計要點。1.嵌口嵌入式。在鉆孔墊一側(cè)上部開設(shè)一個嵌口，嵌口寬度以能嵌入刻度夾為宜，裝訂時參照刻度將歸檔資料放置在鉆孔墊上部，張開刻度夾使下夾片嵌入嵌口并夾持好，使刻度夾與鉆孔墊、歸檔資料緊緊夾合，確保鉆頭安全順利鉆孔，見圖3。2.吸合式。在鉆孔墊一側(cè)設(shè)一凹槽，深度與刻度夾夾片厚度相近，凹槽兩邊等距離處各嵌入一塊磁鐵，夾持歸檔資料的刻度夾對準(zhǔn)鉆孔墊刻度并放置凹槽上與磁鐵緊緊吸合，鉆孔操作時一個或幾個刻度夾流水作業(yè)靈活高效，該形式要求使用鐵質(zhì)刻度夾，鉆孔墊可用塑料、塑鋼、木質(zhì)等非鐵材質(zhì)。見圖4。

圖2：1-鉆孔墊 2-鏤空槽 3-刻度

圖3：1-刻度夾 2-鏤空槽 3-歸檔資料 4-鉆孔墊 5-嵌口

圖4：1-刻度夾 2-鏤空槽 3-歸檔資料 4-鉆孔墊 5-磁鐵

四、樣品制作及實效檢驗

（一）樣品制作。依據(jù)設(shè)計圖紙，將現(xiàn)有組件加工改制成樣品。在大號普通鐵質(zhì)彈簧夾（夾片長30cm，5元/只）的夾口邊緣，刻畫標(biāo)示出毫米級縱橫向刻度，每間隔7.5cm鉆一直徑為0.4-0.6cm半圓孔，即成一個裝訂用刻度夾；鉆孔墊約32×25×5cm為木質(zhì)，距一長邊邊距2.5cm居中刻畫刻度0～30cm，預(yù)留邊距1.5cm，在7.5cm、15cm和22.5cm處開設(shè)寬0.7×6cm鏤空槽；在側(cè)邊下挖0.8×2.5cm凹臺，凹臺上安裝一塊與凹臺尺寸吻合的約0.2cm厚的板，用長螺釘緊固，板與凹臺用約0.6cm厚的墊圈隔離，形成一個條形嵌口，便于刻度夾嵌入，塑鋼板與鉆孔墊上表面齊平，這是嵌口嵌入式；在開設(shè)鏤空槽一側(cè)邊距1.5cm、距離兩端5～7cm的兩處各嵌伏直徑為1cm的磁鐵，用以吸合刻度夾，制成吸和式鉆孔墊。

（二）實施效果。本研發(fā)設(shè)計的兩款樣品，經(jīng)過實戰(zhàn)練習(xí)，實效檢驗結(jié)果見表1，對照演練人員情況相同，總計5人，每次實驗定1小時，人員配置條件為：傳統(tǒng)組件測量、標(biāo)示、夾持2人，鉆孔1人，縫裝2人；設(shè)計組：夾持、鉆孔1人，4人縫裝。

表1

對比的結(jié)果顯示：由于設(shè)計組件的優(yōu)化整合，裝訂流程簡化(見圖5)。使原有的流程1和2整合為一，操作人員（5人）分配也由原來的2:1:2改為1:4，效率比傳統(tǒng)組件高至少一倍，流程1省時明顯，設(shè)置鏤空槽，縮短鉆孔距離鉆頭進(jìn)出自如，流程2用時減少。兩款設(shè)計各有特點，吸合式組件“欠約束”，移除裝訂案卷又需解除磁力約束，優(yōu)點是刻度夾能夠夾持、鉆孔、縫裝一體完成，多夾流水，方便靈活；嵌口嵌入式組件基本呈“全約束”狀態(tài)，一夾嵌入嵌口被固定；另一夾夾持歸檔資料對邊，多夾輪流使用，可輕易移除裝訂案卷，因而較吸合式效率稍高。限于本實戰(zhàn)練習(xí)人數(shù)，夾持、鉆孔用時短，縫裝有些窩工，如果裝訂人數(shù)適當(dāng)增加，效率還可以提高。

圖5 傳統(tǒng)裝訂流程（全程）與組件優(yōu)化整合后流程（黑色箭頭）

五、推廣前景和意義

本設(shè)計研發(fā)的兩款裝訂組件樣品，是針對設(shè)計的數(shù)個方案，進(jìn)行反復(fù)論證、設(shè)計校驗，將設(shè)計合理、操作便利、可制造性強的方案制造出試驗件，同時也是歷經(jīng)了對幾種試驗件的實時操作和實效檢驗而確定的優(yōu)化方案。這兩個方案都能實現(xiàn)簡化操作、提高效率的目的。設(shè)計亮點之一在于刻度夾，它把傳統(tǒng)組件中的夾子、刻度尺、記號筆巧妙整合，在實際工作中，多人合作、多夾流水作業(yè)，減化流程、快捷、安全高效（達(dá)到傳統(tǒng)組件1倍以上）；亮點之二是鉆孔墊，鏤空槽設(shè)計使裝訂操作鉆機鉆頭得到很好的保護(hù)，克服了鉆頭鉆透紙張卡入墊板造成的鉆頭斷裂和安全隱患，鉆頭瞄準(zhǔn)半圓孔圓心，穿過歸檔資料，落入鏤空槽兩兩互不接觸，互不相害，鉆孔距離縮短，操作安全系數(shù)、組件可用性以及使用壽命都大大改善；經(jīng)過成本核算，一個刻度夾的造價不超過10元，5～8個就能滿足5～7人流水作業(yè)；鉆孔墊造型簡單，以木質(zhì)、塑料或塑鋼等材質(zhì)便于加工，試驗件造價約20元，組件批量生產(chǎn)造價會更加低廉，所以，雖然從操作現(xiàn)代化程度上略遜于幾千元、上萬元的自動化裝訂設(shè)備，但該組件經(jīng)過可制造性設(shè)計和實效檢驗，體現(xiàn)高效、靈活、便利、造價低廉、可用性、耐用性強等特點，相信它一旦進(jìn)入市場，走進(jìn)蘭臺或其它辦公領(lǐng)域，一定會以其特有的實用價值受到業(yè)界歡迎。2013年，對該項目優(yōu)化方案進(jìn)行專利申請，目前已經(jīng)授權(quán)三項實用新型專利，三項發(fā)明專利也都公布進(jìn)入實質(zhì)審查階段。

六、結(jié)語

根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》:“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交”。及時移交、維護(hù)歸檔資料的安全與完整以及保密特征，決定了檔案工作人員的環(huán)境以及時間諸方面的局限性，歸檔資料的裝訂方式也因單位性質(zhì)和要求不同而各具良莠，面對不同層次的客戶需求，一概追求自動化、現(xiàn)代化，是有違常理的，研發(fā)推介多元化的歸檔資料裝訂整理工具，拓寬市場選擇空間，既有高、大、上，也要有庸、中、平，只要歸檔資料得到優(yōu)質(zhì)整理，及時入庫，方式形式不能設(shè)限?？潭葕A與鉆孔墊的組合，既是對三孔一線的傳承，又能達(dá)到對傳統(tǒng)組件革弊立新，還可以根據(jù)裝訂材料規(guī)格和要求自助定制，于微末處現(xiàn)真功，于平庸中見奇效，在傳統(tǒng)中綻妍新姿，以其固有優(yōu)勢饗賜蘭臺，實為業(yè)界之幸。