充分重視 把握規(guī)律做好校慶檔案征集整理工作

文/中國人民大學(xué)檔案館 李惠

以1898 年第一所國立綜合性大學(xué)京師大學(xué)堂的創(chuàng)辦為標(biāo)志，中國現(xiàn)代意義上的高等教育已經(jīng)走過了百年發(fā)展道路，一批歷史悠久的老校、名校相繼迎來了百歲華誕，舉行了各種形式、規(guī)模的校慶紀(jì)念活動，總結(jié)百年辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，探索未來發(fā)展模式。以中國人民大學(xué)為代表的一批高校，盡管創(chuàng)辦于新中國成立后，建校歷史不甚久遠(yuǎn)，也普遍把周年校慶視為宣傳、凝聚、引領(lǐng)的契機(jī)，深化人才培養(yǎng)改革，推進(jìn)校園建設(shè)，宣傳大學(xué)形象，全面提升國際性。舉辦成功的校慶，對于凝聚人心、鼓舞士氣、整合資源有著重要意義，尤其是知名高校的校慶得到了社會各界乃至黨和政府的高度關(guān)注和積極評價(jià)，對于推進(jìn)高等教育發(fā)展改革、建立現(xiàn)代大學(xué)制度產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。

一、充分認(rèn)識校慶的特殊意義

隨著各校對校慶的重視程度不斷加強(qiáng)，校慶承載的意義越來越多元，活動內(nèi)容越來越豐富，已經(jīng)從單純的慶典大會變成包括慶典、論壇、評獎、展覽、出版、資金籌措、標(biāo)志性建筑奠基或落成等在內(nèi)的系列慶?；顒印Ｐc持續(xù)的時間短則一日，長則跨年，比如清華大學(xué)就將2010 年4 月25 日至2011 年7 月定為“百年校慶年”。北京大學(xué)、清華大學(xué)等在國內(nèi)具有引領(lǐng)作用的知名高校的校慶，其輻射作用，往往超出本校的范圍，在整個高等教育的發(fā)展中不可忽視。

（一）黨和國家對今后一個時期高等教育發(fā)展方向的指示。1998 年5 月，江澤民總書記在北京大學(xué)百年校慶上指明了面向21 世紀(jì)教育改革和發(fā)展的方向，“我們的大學(xué)應(yīng)該成為科教興國的強(qiáng)大生力軍。教育應(yīng)與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展緊密結(jié)合，為現(xiàn)代化建設(shè)提供各類人才支持和知識貢獻(xiàn)?！?007 年，同濟(jì)大學(xué)百年校慶，胡錦濤總書記在賀信中強(qiáng)調(diào)高等學(xué)校是實(shí)施科教興國戰(zhàn)略和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的重要陣地。2008 年，北京大學(xué)110 周年校慶，胡錦濤總書記指出，民族的未來在于“不斷提高全民族的思想道德素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，尤其必須造就一支龐大的高素質(zhì)人才隊(duì)伍”。2011 年4 月，清華大學(xué)百年校慶，胡錦濤總書記在講話中指出：“不斷提高質(zhì)量，是高等教育的生命線，必須始終貫穿在高等學(xué)校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新各項(xiàng)工作中”，鮮明地把文化傳承創(chuàng)新作為高校的重要職能之一，要求大學(xué)更好地肩負(fù)起時代賦予的文化使命。

（二）學(xué)校辦學(xué)理念、大學(xué)精神、大學(xué)文化和各方面工作的階段性提煉總結(jié)。校慶往往意味著學(xué)校對以往辦學(xué)成就、經(jīng)驗(yàn)和理念的提煉總結(jié)，對學(xué)校未來一個時期的發(fā)展方向和目標(biāo)的確定，甚至是充滿信心地對社會的鄭重承諾。通過校慶活動，學(xué)校認(rèn)真總結(jié)、凝練辦學(xué)理念和辦學(xué)規(guī)律，挖掘文化積淀、塑造大學(xué)形象，宣傳優(yōu)良傳統(tǒng)和校風(fēng)學(xué)風(fēng)，以校慶為契機(jī)，加快一流大學(xué)建設(shè)，促進(jìn)學(xué)校教育科研等各項(xiàng)事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。北京大學(xué)百年校慶時初步形成共識，用愛國、進(jìn)步、民主、科學(xué)來概括北大精神的核心內(nèi)涵。2007 年，同濟(jì)大學(xué)校長萬鋼在建校一百年紀(jì)念大會上，代表學(xué)校向社會承諾，以一流的教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)創(chuàng)新型人才；聚焦國家科技發(fā)展戰(zhàn)略，主動融入國家創(chuàng)新體系；服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化；積極把握全球化機(jī)遇，提示國際競爭力；堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展，建設(shè)和諧校園。2011 年，清華大學(xué)百年校慶，校長顧秉林提出“大力倡導(dǎo)人文日新，創(chuàng)新發(fā)展模式，加快建設(shè)步伐，力爭在本世紀(jì)中葉進(jìn)入世界一流大學(xué)前列。”中國人民大學(xué)在65周年校慶之際將“永遠(yuǎn)奮進(jìn)在時代前列”“與黨和國家同呼吸共命運(yùn)”凝練為人大品質(zhì)，2012 年75 周年校慶之際，學(xué)校提出力爭到2021 年，即中國共產(chǎn)黨成立100 周年之際，把學(xué)校建設(shè)成為“人民滿意、世界一流”大學(xué)，為中國特色社會主義事業(yè)和中華民族的偉大復(fù)興作出新的更大貢獻(xiàn)。上海交通大學(xué)通過舉辦節(jié)慶紀(jì)念、大學(xué)文化討論等活動，大力挖掘和弘揚(yáng)學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng)和文化創(chuàng)新成果，提煉出以“社會主義的辦學(xué)方向，世界一流的發(fā)展目標(biāo)，思源致遠(yuǎn)的精神追求，明榮知恥的道德基礎(chǔ)”為內(nèi)容的交大人核心價(jià)值追求。

二、把握規(guī)律，做好校慶檔案征集整理工作

校慶檔案是在高校校慶活動中直接形成的，能夠成為歷史紀(jì)錄保存起來以備日后查考的文字、圖表、聲像、實(shí)物及其他各種形式和載體的材料，是校慶活動的真實(shí)記錄，其產(chǎn)生貫穿于校慶全過程。豐富而有創(chuàng)意的校慶活動內(nèi)容必然帶來豐富的校慶檔案，從校慶進(jìn)行的時段角度，校慶檔案可以分為前期籌備文件、活動宣傳材料、活動現(xiàn)場材料、活動總結(jié)材料；按照檔案的載體，則包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、影像資料；從檔案類別來看，有行政類、黨群類、科研類、出版類、實(shí)物類，聲像類，共同構(gòu)成了完整、系統(tǒng)的校慶檔案整體。

校慶檔案作為一種特殊的主題檔案，創(chuàng)造了新的校園文化載體，真實(shí)記載并再現(xiàn)了學(xué)校的實(shí)踐和奮斗過程，是學(xué)校的一種寶貴、特殊的財(cái)富，其文化價(jià)值和工具價(jià)值同樣不可忽視。校慶是階段性的，研究利用校慶檔案，深化校園文化建設(shè)是長期性的。校慶檔案的形成有其自身的特殊性，征集整理校慶檔案應(yīng)遵循其形成規(guī)律和特點(diǎn)，把握以下幾個原則。

（一）主動性。校慶是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到學(xué)校綜合行政、教學(xué)科研、校園建設(shè)、后勤服務(wù)、校友基金等多個部門，不僅廣泛動員了在校師生參與，還吸引了社會各界和廣大校友的關(guān)注、支持，同時持續(xù)周期長，重要的周年紀(jì)念時期，學(xué)校往往圍繞校慶制定工作計(jì)劃，確定建設(shè)目標(biāo)，以致 “校慶月”“校慶年”的出現(xiàn)。涉及面廣、周期過長，加之參與各方的認(rèn)識水平、重視程度不一，必然使得高質(zhì)量征集校慶檔案具有一定的挑戰(zhàn)性，而各校檔案部門往往不具備行政權(quán)限，僅靠檔案部門一己之力顯然不夠。針對這種現(xiàn)實(shí)情況，要進(jìn)一步提高認(rèn)識，無論是決策層面還是活動承辦部門，都要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一部署、分期檢查，堅(jiān)持校慶與建檔同步，使收集和整理檔案貫穿于校慶全過程，把檔案收集上交情況作為評價(jià)校慶活動的指標(biāo)之一。要吸納檔案專業(yè)干部進(jìn)入校慶辦公室，作為主體直接參與到校慶檔案的收集工作，從源頭上掌握檔案產(chǎn)生、歸檔的主動權(quán)，提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮作用，主動與校慶辦公室和各活動承辦單位加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一校慶檔案管理規(guī)范，制定科學(xué)、合理、全面的歸檔制度，開展業(yè)務(wù)咨詢和技術(shù)培訓(xùn)，為高質(zhì)量做好校慶檔案征集工作提供保障。

（二）時效性。校慶辦公室是為了高效圓滿地組織、協(xié)調(diào)與校慶相關(guān)的各項(xiàng)活動而組建的臨時性機(jī)構(gòu)，具有明確的目的性，人員由各部門抽調(diào)組成。一旦轟轟烈烈的校慶宣告結(jié)束，校慶辦也隨即解散，工作人員回到各自所屬的部門，對校慶工作的熱情馬上淹沒在繁雜的日常工作中，這樣的機(jī)構(gòu)性質(zhì)和人員構(gòu)成顯然不利于校慶檔案的征集。要避免校慶檔案的流失，學(xué)校應(yīng)統(tǒng)一要求做好校慶后續(xù)工作，校慶辦應(yīng)把檔案征集上交作為該機(jī)構(gòu)職能結(jié)束的標(biāo)志。產(chǎn)生于校慶辦的檔案，應(yīng)由校慶辦匯總，集中上交檔案館；產(chǎn)生于各學(xué)院、各部門的檔案，也應(yīng)由各學(xué)院、各部門及時上交。校慶檔案的時效性還表現(xiàn)在檔案管理部門應(yīng)及時做好檔案檢驗(yàn)、接收、編目、排架及信息化等工作，提供校內(nèi)查閱，并組織人力開展校慶檔案編研工作，以校慶為契機(jī)，推動校史編研取得新成果。

（三）整體性。盡管校慶檔案具有來源渠道不同、內(nèi)容種類豐富、載體形式多樣的特點(diǎn)，但都是圍繞同一個主題在校慶過程中形成的原始記錄，完整地反映了校慶活動的總體情況，是一個不可分割的整體。校慶檔案顯然不同于高校在日常行政管理和教學(xué)科研活動中形成的檔案材料，檔案部門進(jìn)行整理時，如果簡單依據(jù)其產(chǎn)生部門或者載體形式分別歸入不同的檔案類別，則割裂了其內(nèi)在聯(lián)系，不能反映校慶檔案的歷史原貌。整理校慶檔案，應(yīng)注重其整體性，將其視為與行政、黨群等并列的一個獨(dú)立的一級類目，在此類目下設(shè)立二級類目。校慶檔案不僅對學(xué)校事業(yè)發(fā)展具有重要意義，而且對檔案業(yè)務(wù)自身也具有獨(dú)特意義，它豐富了一個檔案類別，引發(fā)檔案管理人員理論聯(lián)系實(shí)際，總結(jié)檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探索相應(yīng)的分類整理方法。

[1]龔燕.對高校校慶檔案整理的思考[J].蘭臺世界,2010.3.

[2]張杰.以高度的文化自覺和文化自信推動大學(xué)文化建設(shè)[J].求是,2012(09).