新時期醫(yī)院文書檔案管理工作的探討

徐文錕

鶴崗市紅十字醫(yī)院 黑龍江鶴崗 154101

新時期醫(yī)院文書檔案管理工作的探討

徐文錕

鶴崗市紅十字醫(yī)院 黑龍江鶴崗 154101

隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，在新時期醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)院文書檔案發(fā)揮著非常重要的作用。文書檔案作為醫(yī)院重要事件的真實、原始記錄，是醫(yī)院管理工作的重要依據(jù)，能夠為醫(yī)院在發(fā)展過程中提供重要的信息支持，因此需要加強對醫(yī)院文書檔案的管理，加快推動醫(yī)院文書檔案管理工作規(guī)范和完善的進程，使其在醫(yī)院發(fā)展過程中能夠起到重要的作用。

醫(yī)院；文書檔案；管理；特點；現(xiàn)狀；策略

近年來，醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院在經(jīng)營管理工作中所面臨的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，這就對醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院公文檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的基礎(chǔ)性工作，醫(yī)院文書檔案是對醫(yī)院發(fā)展歷史的重要記載，是確保醫(yī)院能夠良性發(fā)展的重要信息依據(jù)，這就對文書檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強化醫(yī)院文書檔案的管理工作，使其為醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。

一、醫(yī)院文書檔案管理的特點

醫(yī)院文書檔案不僅記載著醫(yī)院的發(fā)展史，更是醫(yī)院重要事件與公文活動資料的匯總，因此在醫(yī)院發(fā)展和管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。新時期醫(yī)院文書檔案管理工作具有以下特點：

（一)規(guī)范性。文書檔案多以領(lǐng)導(dǎo)部門的公文為主，因此在管理工作中需要嚴格對公文的類型、檢查和傳遞等方面進行嚴格規(guī)定，確保實現(xiàn)對公文的規(guī)范性管理。

（二)服務(wù)性。醫(yī)院文書檔案作為醫(yī)院及部門各項決策的重要依據(jù)和參考，其具有較強的服務(wù)性，因此需要在文書檔案管理工作中更好的對其服務(wù)性進行重視，進一步對文書檔案管理工作進行優(yōu)化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢服務(wù)。

（三)保密性。文書檔案是對醫(yī)院重要事件的真實記錄，同時也是各項公文活動資料的匯總，可以說醫(yī)院內(nèi)部的許多重要信息都會由文書檔案記錄下來，這些信息作為醫(yī)院的內(nèi)部信息資料，具有一定的保密性，一旦發(fā)生信息的泄露，則會對醫(yī)院帶來不良的影響，不利于醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展。

二、當前醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一)文書檔案管理基礎(chǔ)較差

長期以來醫(yī)院文書檔案管理都處于封閉的狀態(tài)，更重視于保管工作。而且不同時期對文書檔案管理質(zhì)量要求也不同，檔案缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)則，再加在醫(yī)院發(fā)展過程中，對檔案工作缺乏重視，經(jīng)費嚴重不足，檔案管理人員整體素質(zhì)較低，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理基礎(chǔ)較差，不利于各項檔案工作的順利開展。

（二)文書工作與文書檔案工作脫節(jié)

在醫(yī)院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態(tài)，這就導(dǎo)致文書工作與檔案工作存在許多脫節(jié)的情況，無法實現(xiàn)有效的銜接。同時醫(yī)院文書人員由于自身檔案意識淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時進行收集，收集范圍不明確等問題，同時還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號不規(guī)范等情況，文書處理的質(zhì)量不高，這就文書檔案收集工作的質(zhì)量帶來了較大的影響，不利于文書檔案利用工作的開展，同時還會對文件價值鑒定及文件之間的有機聯(lián)系帶來較大的影響。

（三)文書檔案管理意識不強

文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實際工作中，文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員也沒有履行對文書人員的指導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)，這就導(dǎo)致文書檔案存在許多不規(guī)范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。

（四)文書檔案管理不規(guī)范

醫(yī)院發(fā)展過程中，對于文書檔案的歸檔一直沒有明確其范圍，這就導(dǎo)致工作人員對于文書檔案歸檔界限在認識上較為模糊，在實際工作中，檔案不能及時歸檔的現(xiàn)象較為常見，檔案極易發(fā)生毀損和丟失。同時在當前文書檔案管理工作中信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高，管理手段較為落后，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案在檢索、查閱過程中受到諸多的制約，對檔案的服務(wù)性帶來不利影響。

二、新時期提高醫(yī)院文書檔案管理水平的策略

（一)提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識

醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識，才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運用計算機技術(shù)強化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理，既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助，又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書檔案管理者，應(yīng)該具有高度服務(wù)意識，認真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。

（二)優(yōu)化文書檔案管理工作

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進行，在目前形勢下，醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時間，將檢索中的認為失誤率降低，保證檢索準確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。

（三)以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量

規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發(fā)，對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進行明確規(guī)定，通過正確界定范圍、準確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以準確地反映醫(yī)院情況。加強文書檔案管理的工作執(zhí)行力，使文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實處，院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、檔案管理部門逐級負責(zé)，加強文書檔案管理的監(jiān)督考核，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。

（四)提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)

醫(yī)院需要全面加強檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)，通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實文書檔案管理，同時可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進行。

三、結(jié)束語

加強醫(yī)院文書檔案的管理，不僅需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，檔案部門要加大對專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，全方位提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強醫(yī)院內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進服務(wù)方式和手段，真正實現(xiàn)文書檔案管理的飛躍。

[1]張愛曾.醫(yī)院文書檔案管理和利用[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2014(10)：56.

[2]匡紅.醫(yī)院文書檔案管理工作分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(11)：114.

[3]張愛曾.醫(yī)院文書檔案管理和利用[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2014(10)：132.