書(shū)標(biāo)在高校文檔管理中的具體作用及有效維護(hù)

雷 偉

（延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院化學(xué)化工系 陜西 延安 716000）

書(shū)標(biāo)在高校文檔管理中的具體作用及有效維護(hù)

雷 偉

（延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院化學(xué)化工系 陜西 延安 716000）

書(shū)標(biāo)在高校文檔管理層面占有非常大的部分，它即能很好的對(duì)文檔進(jìn)行分類(lèi)，也能讓讀者快速的查找到所需要文檔的位置。如何對(duì)書(shū)標(biāo)進(jìn)行有效的維護(hù)是文檔館日常工作的重要部分，也是急需討論解決的一大問(wèn)題。

書(shū)標(biāo)；作用；有效維護(hù)

一、書(shū)標(biāo)的由來(lái)及其在書(shū)籍管理中的比重

書(shū)標(biāo)是一種不干膠印刷品，長(zhǎng)寬各約3到4厘米，分為一行到三行，常被粘貼于書(shū)籍下部用于標(biāo)記書(shū)本編號(hào)信息。它于上世紀(jì)30年代的新文藝事業(yè)中誕生，被認(rèn)為概括性的標(biāo)志了成套叢書(shū)的性質(zhì)。它的設(shè)計(jì)同時(shí)被評(píng)論價(jià)為推動(dòng)了了新文藝之路的開(kāi)拓步伐。文檔館書(shū)標(biāo)作為書(shū)標(biāo)的一種，它在今天被各種大大小小的文檔機(jī)構(gòu)廣泛使用，它的使用構(gòu)建起了文檔和讀者之間的一架宏偉橋梁，讀者能夠根據(jù)文檔書(shū)標(biāo)的內(nèi)容很自由的，廣泛的閱覽到自己所感興趣的書(shū)籍。

二、書(shū)標(biāo)在文檔管理中的具體作用

（一）書(shū)標(biāo)在叢書(shū)分類(lèi)中的基本作用

書(shū)標(biāo)有揭示書(shū)本性質(zhì)、文檔排架、搜索文檔等不同作用。它能將文檔的具體信息內(nèi)容錄用進(jìn)去，包括索引號(hào)，館藏位置等。文檔館作為一個(gè)收藏書(shū)籍的場(chǎng)所和向公眾借閱書(shū)籍的平臺(tái)，將眾多不同的文檔管理分類(lèi)對(duì)其來(lái)說(shuō)著實(shí)是件非常棘手的問(wèn)題。在對(duì)叢書(shū)的分類(lèi)方面，書(shū)標(biāo)的使用很大程度的減少了工作量。書(shū)標(biāo)可以在系統(tǒng)上首先對(duì)叢書(shū)進(jìn)行大概分類(lèi)，比如如理工類(lèi)書(shū)籍和文學(xué)類(lèi)書(shū)籍的區(qū)分。在此之后，文檔管理人員可以憑借劃分好的大致范圍進(jìn)行更加細(xì)致的歸類(lèi)，拿理工類(lèi)書(shū)籍來(lái)舉例：可將理工類(lèi)在書(shū)標(biāo)中繼續(xù)分為數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、機(jī)械、電氣等內(nèi)容。而此時(shí)的文檔分類(lèi)已經(jīng)很好的將文檔范圍縮小。在第二類(lèi)分類(lèi)的基礎(chǔ)上，書(shū)標(biāo)可以繼續(xù)對(duì)于文檔進(jìn)行精確定位。這一階段的文檔可以憑借書(shū)標(biāo)進(jìn)行多方位的歸類(lèi)。比如出版日期、出版單位、或者更加細(xì)微的專(zhuān)業(yè)種類(lèi)等。文檔也可以依據(jù)書(shū)標(biāo)結(jié)合讀者們的閱讀習(xí)慣進(jìn)行排版放置，將書(shū)標(biāo)的排序功能充分的表達(dá)出來(lái)。

總之，在文檔館對(duì)書(shū)籍分類(lèi)的環(huán)節(jié)方面，書(shū)標(biāo)極大的減少了了分類(lèi)的工作量，并在此中起到了舉足輕重的作用。同時(shí)對(duì)那些被添加書(shū)標(biāo)的文檔，更加能直觀(guān)的體現(xiàn)出其本身的文檔性質(zhì)。讀者能夠通過(guò)文檔圖標(biāo)直觀(guān)的了解文檔所包含的大致內(nèi)容，讀者就可以借此選擇出自己所需要查找或者感興趣的書(shū)本。同時(shí)某些書(shū)標(biāo)上也可以對(duì)該文檔進(jìn)行詳細(xì)的備注，讓讀者查閱時(shí)能夠更加直觀(guān)的找到所需要的知識(shí)部分。

（二）書(shū)標(biāo)在公眾或者管理員查閱中的作用

書(shū)標(biāo)的作用不僅僅局限于簡(jiǎn)單的歸類(lèi)問(wèn)題，當(dāng)在查閱尋找書(shū)籍的時(shí)候，書(shū)標(biāo)起到的作用也是十分巨大的。試想，當(dāng)沒(méi)有書(shū)標(biāo)對(duì)文檔進(jìn)行歸類(lèi)的時(shí)候，讀者要在文檔館查找出一本他想借閱的文檔是一件多么艱巨的事情。擁有著目標(biāo)卻沒(méi)有方向，這無(wú)異于海底撈針。一所文檔館將文檔附上書(shū)標(biāo)進(jìn)行分類(lèi)目的不僅是讓文檔歸類(lèi)整齊，更重要的是大大的方便了讀者查找文檔的效率。無(wú)論是傳統(tǒng)文檔館還是現(xiàn)代化文檔館，當(dāng)要查閱一本文檔的時(shí)候，只需要根據(jù)書(shū)標(biāo)進(jìn)行簡(jiǎn)單的搜索就可以很快速的知道文檔所在具體位置。同時(shí)對(duì)于文檔館管理員人員來(lái)說(shuō)，將讀者歸還的書(shū)籍放置回原來(lái)位置時(shí)也不再用擔(dān)心找不到文檔原來(lái)所在位置等問(wèn)題。他們只需要根據(jù)文檔書(shū)標(biāo)上的編號(hào)內(nèi)容進(jìn)行查找就可以準(zhǔn)確無(wú)誤的找到書(shū)本原位，并且在對(duì)文檔館文檔進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查時(shí)也能夠很方便的知道是否有出現(xiàn)文檔丟失的現(xiàn)象，不至于因書(shū)籍?dāng)[放位置混亂導(dǎo)致文檔館資源蒙受不必要的損失。所以，書(shū)標(biāo)的使用對(duì)文檔管理來(lái)說(shuō)是極其重要的。

三、文檔書(shū)標(biāo)的有效維護(hù)

（一）文檔書(shū)標(biāo)的破損原因分析

現(xiàn)在的文檔書(shū)標(biāo)大致是不干膠的紙質(zhì)印刷品。作為紙質(zhì)材料其本身就具有易損壞的先天不足之處。在文檔的長(zhǎng)期放置過(guò)程中，書(shū)標(biāo)可能經(jīng)過(guò)細(xì)微的化學(xué)反應(yīng)導(dǎo)致其漸漸黃化，其粘性度便會(huì)隨之減弱，到最后書(shū)標(biāo)就會(huì)極易開(kāi)膠甚至脫落。另一方面，一本文檔若擁有了大量借閱量，在讀者借閱時(shí)必然對(duì)書(shū)標(biāo)處進(jìn)行或輕或重的磨損。時(shí)間久了，書(shū)標(biāo)表面就會(huì)出現(xiàn)大大小小的磨損面。而書(shū)寫(xiě)在書(shū)標(biāo)上的文檔信息就會(huì)變得模糊甚至丟失。這樣，對(duì)于這本文檔的借閱和分類(lèi)便會(huì)受到很大影響。這不僅加大了讀者的查找難度，也增大了文檔館管理人員的工作量。

（二）文檔書(shū)標(biāo)的有效維護(hù)方法及改進(jìn)措施

面對(duì)不可避免的重重書(shū)標(biāo)損壞情況，文檔館應(yīng)該加大對(duì)于文檔書(shū)標(biāo)的維護(hù)力度。其中，對(duì)于放置過(guò)長(zhǎng)時(shí)間已經(jīng)老化的書(shū)標(biāo)，文檔館應(yīng)該制定相應(yīng)的維修計(jì)劃，如對(duì)文檔進(jìn)行例行的或大或小規(guī)模的文檔書(shū)標(biāo)檢查及更換行動(dòng)。詳細(xì)的說(shuō)就是每周一次小檢察，每月一一次大檢察。拿文學(xué)類(lèi)文檔舉例來(lái)說(shuō)：在第一周對(duì)歷史類(lèi)文檔進(jìn)行檢查和更換。到下一周周一對(duì)藝術(shù)類(lèi)文檔再進(jìn)行一樣的檢查工作。以此類(lèi)推，到月底時(shí)就對(duì)整個(gè)文學(xué)類(lèi)文檔進(jìn)行大檢。在此基礎(chǔ)上，文檔館可以對(duì)那些存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的文檔進(jìn)行抽查，保證失效的書(shū)標(biāo)能夠及時(shí)的被發(fā)現(xiàn)。這樣既保證了書(shū)標(biāo)能夠得到及時(shí)的檢查維護(hù)，保持了書(shū)標(biāo)的大致更換頻率。也大大減少了文檔館管理員的工作量。同時(shí)，對(duì)于文檔館引進(jìn)的新書(shū)，相關(guān)管理人員應(yīng)該及時(shí)給文檔貼上相應(yīng)的文檔書(shū)標(biāo)，以避免出現(xiàn)漏貼狀況的發(fā)生。

在文檔書(shū)標(biāo)本身的層面，文檔館也可以通過(guò)改進(jìn)書(shū)標(biāo)的方式來(lái)有效維護(hù)書(shū)標(biāo)。舉例來(lái)說(shuō)：文檔館可以在原本書(shū)標(biāo)表面上添加防磨損的貼膜。或者利用先進(jìn)的電子技術(shù)，創(chuàng)新書(shū)標(biāo)樣式，做出即環(huán)保又耐用的電子書(shū)標(biāo)。也可以在文檔的內(nèi)側(cè)貼上備用書(shū)標(biāo)，用來(lái)放置外側(cè)書(shū)標(biāo)掉落導(dǎo)致的不必要麻煩。

四、總結(jié)

文檔館給文檔添加文檔書(shū)標(biāo)的方法對(duì)于讀者和文檔館來(lái)說(shuō)都是一個(gè)很好的歸類(lèi)查找方式，它的作用在文檔館的日常管理中的重要程度是有目共睹的。對(duì)于文檔書(shū)標(biāo)的維護(hù)一直以來(lái)也是各個(gè)文檔館的一項(xiàng)非常重要也是棘手的工作項(xiàng)目。現(xiàn)在對(duì)于文檔書(shū)標(biāo)的維護(hù)方式層出不窮，有的相對(duì)便捷，有的則更加科學(xué)。在此，文檔館的文檔管理人員應(yīng)該取其精華，棄其糟粕，選擇出一個(gè)最適合的維護(hù)方式。讓今后讀者們?cè)谖臋n館查閱書(shū)籍得以更加方便。讓書(shū)本與心靈的交流不再存在那條隱形的鴻溝。