現(xiàn)階段政府單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

余 陽(yáng)

（廣東省生產(chǎn)許可證審查服務(wù)中心 廣東 廣州 510620）

一、政府檔案管理工作概述

政府單位檔案涉及范圍廣、種類多、信息量廣，包含設(shè)備、科研、基建、人力資源、財(cái)務(wù)、運(yùn)作等多方面內(nèi)容。單位檔案是指單位在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中保留下來(lái)供以查詢的歷史文件。此外，檔案管理工作的制度化，規(guī)范化，以及檔案材料完善，利于單位內(nèi)部人員對(duì)材料的使用以及對(duì)政府單位總結(jié)檔案中的經(jīng)驗(yàn)有長(zhǎng)遠(yuǎn)幫助。

二、政府單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）政府單位對(duì)檔案管理工作重視程度不足

政府單位檔案管理工作與該政府職能完整性掛鉤，當(dāng)今社會(huì)是體制社會(huì)，檔案工作的改革隨之變化，但檔案管理工作慢慢追不上時(shí)代的步伐，多處在被動(dòng)的狀態(tài)下，缺乏新鮮的血液與活力。政府主管部門對(duì)檔案方面重視不夠，檔案管理系統(tǒng)不夠健全。有些政府單位僅重視經(jīng)職能行使，注重與自己職能相關(guān)事務(wù)，而忽略了檔案管理的輔助對(duì)政府單位的，甚至發(fā)生資料流失的現(xiàn)象，失去了檔案的利用價(jià)值。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高

檔案管理具有專業(yè)的系統(tǒng)理論知識(shí)和檔案管理基礎(chǔ)，是政策性、專業(yè)性、規(guī)范性極強(qiáng)的工作，無(wú)論政府單位、機(jī)關(guān)單位還是企業(yè)單位，檔案管理對(duì)司職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及政治素養(yǎng)要求都很高，工作強(qiáng)度大。但有些政府單位檔案管理人員沒(méi)達(dá)到檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)水準(zhǔn)，缺乏具有與所在檔案管理有關(guān)的工程技術(shù)，不能能科學(xué)地做好檔案的分類、編目、組卷、排列及入案等工作，檔案管理中主觀能動(dòng)性不強(qiáng)；有些檔案管理人員沒(méi)有參加過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平和條理能力具有局限性，文化素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)、管理準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)水平，難以符合現(xiàn)代化政府單位檔案管理工作的條件。再者有些政府單位檔案人員更換頻繁也是制約其檔案管理工作發(fā)展的因素之一。

（三）檔案管理觀念更新緩慢

隨著信息化時(shí)代的深入，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)日新月異，檔案管理的觀念也日益革新。然而，目前很多政府單位的檔案管理觀念更新不夠及時(shí)，難以跟上時(shí)代的步伐，致使檔案管理觀念相對(duì)陳舊。不少政府單位的檔案管理工作仍以傳統(tǒng)的手工管理為主，在檔案的收集、摘錄、分類、整理、編目、檢索等方面涉及到現(xiàn)代化手段不多，人工操作進(jìn)程緩慢，查找效率不高，且人工管理出現(xiàn)疏漏在所難免。大部分政府單位檔案管理信息化的軟硬件設(shè)施方面投入不足，政府檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建不完善，導(dǎo)致多數(shù)政府單位的檔案管理信息化范圍不廣。

（四）檔案管理服務(wù)存在脫節(jié)，利用率偏低

檔案的利用存在“重保輕管少利用”的現(xiàn)象。許多政府單位在檔案收集歸檔后，檔案的再利用率普遍不高，一些可為政府發(fā)揮戰(zhàn)略性的職能作用未能充分利用。除此之外，檔案借閱制度不明確，造成借閱，回收工作未能得到有效執(zhí)行，導(dǎo)致一些重要資料丟失或毀壞，造成損失未能及時(shí)補(bǔ)救。有些政府單位的檔案管理的保密工作做得不夠到位，一些機(jī)密檔案未加密或密碼泄露的現(xiàn)象依然；又有些檔案責(zé)任人員未能嚴(yán)肅、嚴(yán)格地整理好單份檔案材料，導(dǎo)致一些檔案錯(cuò)漏百出。使政府管理者在查閱、審批等工作遇到困擾，導(dǎo)致檔案利用率降低到不如意的位置。

三、完善政府單位檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化

伴隨著現(xiàn)代化政府單位多樣制度的更新，政府單位對(duì)檔案管理的工作要求要變得更加科學(xué)規(guī)范。首先，政府單位應(yīng)將檔案管理看待成一項(xiàng)政府單位行使職能的基礎(chǔ)性工作，盡可能建立專職檔案管理部門，落實(shí)“檢查、分析、研究”三個(gè)定期工作，做好內(nèi)外的管理要?jiǎng)?wù)。其次，做好檔案管理一體化，注重檔案工作的專職化，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建。此外，檔案行政部門要仿照法律法規(guī)履行檔案監(jiān)督管理，建立相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)規(guī)范性管理力度。再者，現(xiàn)階段政府制度歸根到底是科學(xué)的管理制度，政府檔案管理屬于基礎(chǔ)管理的內(nèi)容之一，這就意味著檔案管理要順應(yīng)現(xiàn)階段政府制度的建立而進(jìn)行規(guī)范化。

（二）提高政府檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

提高檔案管理人員的整體素質(zhì)是提升檔案管理質(zhì)量的重中之重。首先，引進(jìn)一些具備專業(yè)才能的人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。其次，推廣檔案人員的檔案管理和職稱評(píng)定的管理體系，實(shí)行檔案管理人員繼續(xù)教育政策，增強(qiáng)人員培訓(xùn)力度，持續(xù)提高檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)技能。除此之外，檔案兼職人員參加檔案序列的職稱評(píng)定工作，也是也是解決問(wèn)題路徑之一。

（三）構(gòu)建信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理包括接收、整理、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等各環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)可協(xié)助管理龐雜的檔案資料，快速高效地處理各個(gè)環(huán)節(jié)。編寫檔案管理的自動(dòng)化檢索程序，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)入庫(kù)排架及檔案的借閱等檔案出入功能，同時(shí)提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)已收集、積累的大量原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多層次、多角度的綜合分析運(yùn)算，直觀地顯示檔案管理各項(xiàng)工作的規(guī)律及相互之間的內(nèi)在關(guān)系，從而為檔案的理論研究提供直觀、科學(xué)的論據(jù)資料。

（四）全面提升檔案資源利用率

政府單位檔案信息資源是政府在職能行使、思維方式和創(chuàng)造性行為及其產(chǎn)物的客觀記錄，是政府單位職能行使過(guò)程中產(chǎn)生特殊的凝聚物之一。政府單位檔案管理部門是匯聚、儲(chǔ)存、加工整理這些凝聚物基地。建立科學(xué)、規(guī)范的檢索制度，逐步從手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索過(guò)度，實(shí)現(xiàn)查全、查準(zhǔn)雙重結(jié)合。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，擴(kuò)大檔案管理技術(shù)人員的職業(yè)交流，改革檔案利用方式，提高檔案信息全面?zhèn)鬟f，實(shí)現(xiàn)信息共享。編寫各種檔案參考資料、比對(duì)條例、擴(kuò)大政府檔案管理的影響，以適應(yīng)社會(huì)需要。

[1]張國(guó)紅.關(guān)于如何做好檔案管理工作的探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013.10

[2]王晴.公共圖書館參與公共文化服務(wù)體系構(gòu)建的SWOT分析及對(duì)策研究[J]天津商務(wù)職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào).