淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

莫軍

摘 要：當(dāng)前，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)有著極為重要的現(xiàn)實意義，面對日益增多的檔案，需要在提高檔案管理效率與質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高檔案的利用率，進(jìn)而滿足當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的實際需求。但是，對于事業(yè)單位來講，如何實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，以打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，亟待解決。本文首先分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理所呈現(xiàn)出的問題，其次為事業(yè)單位如何實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)提出了對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；途徑

在社會主義市場體制下，事業(yè)單位在不斷完善自身管理模式的過程中，需要針對檔案管理實現(xiàn)完善的信息化建設(shè)，以打破傳統(tǒng)人工管理下管理效率低的弊端，提高事業(yè)單位檔案的利用率。但是，從當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀看，依舊存在著一系列問題，亟待解決?；诖?，為了確保事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理信息化的完善建設(shè)，就需要結(jié)合其當(dāng)前在檔案管理上所存在的問題來實現(xiàn)有效的優(yōu)化與完善。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作所呈現(xiàn)出的問題

1.1 尚未意識到檔案信息化管理的重要性

要想實現(xiàn)檔案管理信息化的完善建設(shè)，就要求事業(yè)單位要針對這一系統(tǒng)性工程進(jìn)行完善的設(shè)計，并要加大資金與人力資源的投入，進(jìn)而才能夠確保充分的發(fā)揮出信息化檔案管理的作用與價值。但是，從目前事業(yè)單位落實檔案管理信息化的現(xiàn)狀看，大部分單位并沒有意識到這一內(nèi)容的重要性，在實際開展這一工作的過程中，只是單純的計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的融入來實現(xiàn)，致使整個信息化檔案管理過于表面化，無法發(fā)揮出應(yīng)有作用，進(jìn)而影響到了事業(yè)單位整體管理工作的質(zhì)量與效率。

1.2 相應(yīng)制度體系不健全

當(dāng)前，由于事業(yè)單位落實檔案管理信息化建設(shè)的時間較短，并沒有針對檔案信息化建設(shè)制定健全的制度體系，而缺乏完善的制度體系作為保障，整個信息化建設(shè)的效率與質(zhì)量偏低，檔案信息化管理系統(tǒng)缺乏完善性。而檔案信息化制度體系的不完善還影響到了檔案資料的使用率，大體上并沒有完全實現(xiàn)檔案的信息化管理，由于手工操作與紙質(zhì)檔案形式的存在，無法實現(xiàn)檔案信息的自動檢索等。

1.3 相應(yīng)人員能力素質(zhì)偏低

檔案管理信息化系統(tǒng)功能與作用的實現(xiàn)要求實現(xiàn)人機(jī)的完善配合，因此，相應(yīng)的操作人員必須具備與之相應(yīng)的能力素質(zhì)，進(jìn)而才能夠滿足信息化檔案管理系統(tǒng)的操作需求。但是，從目前事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員隊伍的現(xiàn)狀看，由于缺乏完善的培訓(xùn)，加上現(xiàn)有管理人員自身的專業(yè)知識過于陳舊，致使其無法實現(xiàn)對信息化系統(tǒng)的完善應(yīng)用，同時一些管理人員自身的素質(zhì)偏低，無法實現(xiàn)對自身的有效約束，進(jìn)而影響到了信息化系統(tǒng)的應(yīng)用。

2 事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理信息化完善建設(shè)的途徑

2.1 基于信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)以充分認(rèn)識

在當(dāng)前企事業(yè)單位發(fā)展趨勢下，事業(yè)單位要想從根本上提高自身管理工作的效率，并提高對檔案信息資源的利用率，以促進(jìn)自身的穩(wěn)健發(fā)展，就需要給予檔案信息化建設(shè)以充分認(rèn)識。在實際落實這一內(nèi)容的過程中，要將其融入到日常管理工作之中，本著檔案管理的基本原則與要求，做到檔案信息化系統(tǒng)的完善建設(shè)，并針對信息化系統(tǒng)的實際需求，加大資金與人力資源的投入，確保實現(xiàn)對檔案資料的規(guī)范化管理。

2.2 建立健全的管理制度體系

為了確保實現(xiàn)檔案管理信息化系統(tǒng)的完善建設(shè)，需要建立完善的制度體系作為保障，在實際落實的過程中，要以檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)需求為出發(fā)點，為檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)指明方向，確保信息化系統(tǒng)的順利實施。同時，要建立與之相應(yīng)的管理制度體系，以規(guī)范檔案管理人員的行為，確保明確落實相應(yīng)的管理職責(zé)，充分發(fā)揮出檔案管理的作用與價值。

2.3 落實培訓(xùn)工作以提升檔案管理人員的能力素質(zhì)

檔案管理人員作為檔案管理系統(tǒng)的直接操作者，其自身能力素質(zhì)的高低直接關(guān)系到了信息化系統(tǒng)在檔案管理中作用的發(fā)揮，因此這就要求要針對當(dāng)前檔案管理隊伍所存在的問題，進(jìn)一步加大對相關(guān)人員的培訓(xùn)力度。針對信息化檔案管理系統(tǒng)的基本操作等進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)能力，同時要加大對管理人員職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，規(guī)范管理人員的行為，并使其能夠承擔(dān)起自身的職責(zé)，確保實現(xiàn)管理工作內(nèi)容的完善落實。

2.4 要完善信息化系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施

首先，針對軟件設(shè)施，要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的實際內(nèi)容，采用與之相使用的軟件系統(tǒng)，并要確保系統(tǒng)的安全性，在做好檔案歸檔工作的基礎(chǔ)上，針對檔案信息存儲等做好備份，并要安裝相應(yīng)的防病毒軟件，確保系統(tǒng)的健康運行。其次，針對硬件設(shè)施，基于事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容較為繁復(fù)，要加大對硬件的投入力度，選擇大容量的硬盤來實現(xiàn)檔案的完善存儲，為提高檔案信息的利用率奠定基礎(chǔ)。

3 總結(jié)

綜上所述，當(dāng)前，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，要給予檔案信息化建設(shè)以充分重視，要意識到信息化系統(tǒng)的完善建設(shè)能夠為提高檔案資源的使用效率并提高自身的管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。因此，這就要求事業(yè)單位要針對當(dāng)前自身在構(gòu)建檔案信息化系統(tǒng)過程中所呈現(xiàn)出的問題進(jìn)行有效解決，在實際落實的過程中，要在提高對檔案信息化系統(tǒng)重視程度的基礎(chǔ)上，建立完善的制度體系作為保障，并要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化對信息化系統(tǒng)軟硬件的重視程度，進(jìn)而為充分的發(fā)揮出信息化建設(shè)在檔案管理中的重要作用奠定基礎(chǔ)。

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