論信息技術(shù)對學校檔案管理工作的作用與要求

摘 要：檔案管理是學校工作不可缺少的部分，信息技術(shù)突破了傳統(tǒng)檔案管理工作的局限，促進了學校檔案管理工作的創(chuàng)新，同時也對學校的檔案管理工作提出了新的要求。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；創(chuàng)新

1 信息技術(shù)突破傳統(tǒng)檔案管理局限

1、提高檔案管理效率

現(xiàn)代學校檔案客觀地反映著領(lǐng)導決策、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、學科建設(shè)、人才培養(yǎng)等各方面的過程和成果，檔案管理第一要務(wù)是要求能做到處理迅速、查閱方便。學校檔案因往應(yīng)屆學生數(shù)目大、教職工個人信息變化大以及上下級單位信息交流多，客觀上對檔案管理工作帶來了新的要求，驅(qū)使學校檔案工作必須與時俱進，與現(xiàn)代信息技術(shù)接軌。引入信息技術(shù)，檔案資料的利用以及多種信息的共享，降低了人工對信息的多次重復輸入、手動加工等人工成本，在信息輸出上則更快捷方便。比如筆者所在單位，目前的檔案分類有大致九大類：黨群類、行政類、教學管理類、學生學籍類、教師業(yè)務(wù)類、基建類、設(shè)備類、會計類、特種載體類，均對應(yīng)相應(yīng)的目錄號；所有文件均分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。在保證紙質(zhì)為主的檔案形式的同時，絕大部分檔案均對應(yīng)建立了電子檔案。在電子檔案輸入上，我們要求各單位檔案歸檔時就要提供電子檔案方便歸檔。而在查閱和使用電子檔案時，通過專人或口令直接查閱就十分的迅速和方便，有效的提高了效率。在信息化的時代，信息技術(shù)無疑為學校檔案管理提供了新的思路，與信息技術(shù)接軌并充分利用信息技術(shù)，能確保學校檔案管理工作的高效，更貼切檔案管理工作的本質(zhì)。

2、突破檔案管理空間限制

就載體來講，檔案一般包括實物檔案、文字檔案和電子檔案。其中電子檔案，是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運用實踐。電子檔案使檔案管理工作走向了信息化階段。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理工作提供了便捷的工具。檔案數(shù)據(jù)庫和數(shù)字圖書館是實現(xiàn)檔案管理信息化的必由之路。檔案數(shù)據(jù)庫是在PC存儲設(shè)備上存儲的檔案信息數(shù)據(jù)的集合，可以存儲歷屆的學生檔案及教師、教學信息，高效地實現(xiàn)檔案日常管理。數(shù)據(jù)庫及自動化辦公系統(tǒng)能有效節(jié)省學校管理信息的數(shù)據(jù)倉庫存儲空間，有效減少信息查找時間，既提高了效率，又能因靈活性、精準性突破空間上的限制。另外，成熟的電子檔案管理系統(tǒng)能為學校的檔案現(xiàn)代化管理提供了完整的解決方案。這種自身即是一個完整的系統(tǒng)，發(fā)揮完整的檔案功能，同時也與學校系統(tǒng)中的OA辦公自動化及地方教育系統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)有機結(jié)合，突破地域甚至是行業(yè)領(lǐng)域的空間限制。

2 信息技術(shù)推動檔案管理創(chuàng)新

1、推動檔案管理觀念創(chuàng)新

信息時代的到來無疑對學校檔案管理工作提出了新的要求。學校檔案管理工作必須適應(yīng)信息時代的要求，引入并有效運用現(xiàn)代信息技術(shù)，服務(wù)學校的教書育人主旨。目前，我國各級學校的檔案信息化建設(shè)尚處于發(fā)展之中，還未達到成熟的程度。檔案信息化建設(shè)還處于被動而非主動的地位，其原因之一就是還沒有全面轉(zhuǎn)換到信息建設(shè)觀念，對信息技術(shù)在解決傳統(tǒng)檔案管理工作諸多突出問題上的作用有所懷疑。傳統(tǒng)上，檔案管理工作的重點是管理；而在信息時代，檔案管理工作的重點是服務(wù)，服務(wù)對象也由以前的特定的師生和教育行政管理單位發(fā)展為面向社會化提供全方位服務(wù)。如前所述，提高效率、發(fā)揮檔案的功能是時代的要求。從而要求檔案管理工作必須順應(yīng)時代潮流，與信息時代接軌。

2、推動檔案管理行為創(chuàng)新

創(chuàng)新是行動的先導，思想觀念的創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。檔案管理工作也如此，必須確立信息管理意識，既要樹立檔案利用的效率意識也要樹立檔案信息的轉(zhuǎn)化意識，把知識和創(chuàng)新貫穿于檔案管理工作的全過程。一是推動學校信息應(yīng)用技術(shù)創(chuàng)新，以自動化集成管理的工作搞好檔案資料的收集。二是推動學校信息技術(shù)投入的創(chuàng)新，保證檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。三是推動學校不斷更新檔案人員專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，專職工作人員的信息技術(shù)能力。四是推動學校在信息資源共享方面的創(chuàng)新，既要保證學校檔案自身系統(tǒng)的獨立性和安全性，也要能與其他信息公開系統(tǒng)對接。

3 信息技術(shù)對學習檔案管理工作的要求

1、對系統(tǒng)建設(shè)的要求

一是宏觀上檔案標準化、規(guī)范化水平的建立和適時修正。檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)必須以檔案標準化和規(guī)范化為前提，這就要求處理好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。需要相關(guān)部門在充分研究的基礎(chǔ)上高屋建瓴的制訂出規(guī)范化標準。同時注意隨著信息技術(shù)的一日千里，適時修訂才能真正做到與時俱進。二是在具體單位中檔案信息系統(tǒng)的具體建設(shè)實施中，既要投入足夠的資金完善硬件系統(tǒng)，也要挑選合適的軟件系統(tǒng)，保證軟件的合理性和使用便捷性。三是硬軟件的投入要到位，這是個艱巨的任務(wù)，因為硬軟件的投入并不是一次到位即可的，應(yīng)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，適時、不斷的更新，保證能跟上技術(shù)的發(fā)展。四是要處理好系統(tǒng)的獨立性和兼容性，即要保證系統(tǒng)的相對獨立性，能安全、共享信息，也能做到與系統(tǒng)外接口有一定程度的相互協(xié)調(diào)。

2、對管理主體的要求

學校檔案的管理主體是指掌握學校檔案管理權(quán)力、承擔檔案管理責任的相關(guān)組織和人員，具體由檔案管理部門和檔案管理人員有機組成。對檔案管理部門來說，要發(fā)揮其效能，即提高其利用學校資源的經(jīng)濟性、效率和效益，必須建立可行的目標體系、設(shè)置合理的權(quán)責關(guān)系、創(chuàng)造基于績效評估的內(nèi)外部競爭關(guān)系，以人為本，不斷創(chuàng)新。對檔案管理人員而言，應(yīng)具有良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。是否具備專業(yè)的技能，是檔案管理信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵。要制定相應(yīng)的培訓計劃，鼓勵參加培訓，不斷強化其檔案管理技能。同時也要努力學習相關(guān)領(lǐng)域的知識，以適應(yīng)檔案管理最新發(fā)展的動態(tài)。

3、對管理模式的要求

從大方面講，檔案的管理模式是學校以有效地應(yīng)對學校與學校外部環(huán)境互動的規(guī)范化、制度化的行為制約體系。確立其管理模式，主要是要建章立制，在學校教書育人主旨的指導下明確內(nèi)部各部門之間以及各部門內(nèi)部的職權(quán)關(guān)系，建立崗位職責，規(guī)范工作程序、紀律要求、資源配置等各項規(guī)章制度。從小的方面講，檔案的管理模式是能理順工作關(guān)系，提高工作效率，最終體現(xiàn)檔案管理工作的必要性和優(yōu)勢，即服務(wù)內(nèi)外部公眾和機構(gòu)?？茖W的管理就是生產(chǎn)力，管理就是組織高效運作的關(guān)鍵。學校檔案管理工作要改善服務(wù)質(zhì)量、提高效率，必須適當?shù)氖跈?quán)和放權(quán)，打造富有團隊精神和創(chuàng)造力的部門文化，加強交流與合作，廢除繁文縟節(jié)等。

4 結(jié)束語

隨著信息時代的來臨，學校檔案管理工作必須順勢而為，借信息技術(shù)來推動檔案管理工作創(chuàng)新，要保證硬軟件的投入，建好檔案信息系統(tǒng)，檔案管理部門要改革管理模式，檔案工作人員也要不斷學習提高自己，以適應(yīng)新時代的要求。

參考文獻

[1]屈國華.《現(xiàn)代信息技術(shù)條件下學校檔案工作的管理》.教育教學論壇.2013年19期

[2]常文娟.《信息技術(shù)視角下檔案管理新模式的構(gòu)建》.山西青年. 2013年第7期

作者簡介

畢仲怡，女，大學本科，湖北省十堰廣播電視大學（教育學院）專職檔案管理人員。