基于知識(shí)管理企業(yè)檔案管理模式探究

楊良

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)的一種基礎(chǔ)性的信息資源，反映著企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)，優(yōu)化企業(yè)管理是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要步驟。傳統(tǒng)的檔案管理模式隨著現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展，漸漸的滿足不了企業(yè)的需求，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的新興檔案管理模式受到了重視。我國(guó)企的檔案管理模式仍然存在著諸多問(wèn)題，影響和阻礙了新興檔案管理模式的組成與發(fā)展。本文從知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的概念著手，對(duì)建立基于知識(shí)管理的檔案管理模式做出了個(gè)人簡(jiǎn)單的分析與建議。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案管理；概念

隨著現(xiàn)在社會(huì)的飛速發(fā)展，知識(shí)管理使企業(yè)管理迎來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，受到知識(shí)管理的影響，企業(yè)檔案管理工作以及其他的管理形式均進(jìn)行著改革與發(fā)展，發(fā)展新興企業(yè)檔案管理模式不僅可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還能讓企業(yè)快速適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的環(huán)境。但是，我國(guó)企業(yè)檔案管理模式仍然存在著許多問(wèn)題，比如企業(yè)檔案管理工作改革速度緩慢，傳統(tǒng)管理模式根深蒂固等，解決這些問(wèn)題、加快發(fā)展企業(yè)檔案管理的步伐是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展與建設(shè)過(guò)程中需要解決的重要任務(wù)。

1 知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的概念

1.1 知識(shí)管理的概念

隨著我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，知識(shí)管理的探究也備受關(guān)注。知識(shí)管理是現(xiàn)代社會(huì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中興起的一個(gè)全新概念，管理工作以知識(shí)為主要對(duì)象，管理的主要目標(biāo)是有效地運(yùn)用知識(shí)經(jīng)濟(jì)。知識(shí)管理可以不斷提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，有效性的整合公司內(nèi)部資源、提升只是創(chuàng)新的熱情、實(shí)現(xiàn)只是的增值。 知識(shí)管理的最終目的是通過(guò)傳遞知識(shí)共享信息資源，使有效的資源信息服務(wù)于知識(shí)管理工作。

1.2 企業(yè)檔案管理的概念

企業(yè)檔案管理工作主要從事對(duì)職工信息資料、職工生產(chǎn)過(guò)程中的實(shí)際表現(xiàn)進(jìn)行整合與評(píng)價(jià)。企業(yè)檔案不僅僅是對(duì)職工資料的實(shí)際管理，還包含著對(duì)企業(yè)歷史資料的收集整合，同樣也是企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況與經(jīng)營(yíng)結(jié)果以及企業(yè)在發(fā)展中的科研、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)。

2 傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式存在的問(wèn)題

1.企業(yè)檔案管理模式改革速度緩慢。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)形勢(shì)快速往多元化、信息化、智能化方向發(fā)展著，傳統(tǒng)的企業(yè)當(dāng)管理模式跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步。雖然新興企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)得到了重視與初步運(yùn)用，但是由于新舊交替的不協(xié)調(diào)性，直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理工作很難正常運(yùn)行，這樣的不協(xié)調(diào)性也是企業(yè)檔案管理模式改革緩慢的罪魁禍?zhǔn)住?/p>

2.舊式觀念落后。檔案管理但從字面意思解讀，是指對(duì)企業(yè)和人員資料的收集和看管。大部分企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)知僅僅停留在字面意思上，無(wú)論是職工還是管理人員，僅僅認(rèn)識(shí)到其字面意思的大有人在，他們直接忽視了企業(yè)檔案管理的信息整合與知識(shí)儲(chǔ)備的作用。大部分企業(yè)的企業(yè)檔案管理從建設(shè)開始就做深入的理解與認(rèn)知。

3.企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)難以結(jié)合。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展建設(shè)中，信息化技術(shù)的作用是不容小覷的，雖然很多企業(yè)認(rèn)識(shí)到這個(gè)問(wèn)題并通過(guò)多種手段來(lái)發(fā)展信息化的檔案管理模式。但是，由于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式的局限性很難滿足信息化技術(shù)發(fā)現(xiàn)的要求，加上檔案管理人員綜合素質(zhì)同不足，使得企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)難以結(jié)合，阻礙了企業(yè)檔案管理模式的發(fā)展與企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行。

3 基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式存在的問(wèn)題

1.思想認(rèn)知的重視程度不足。受到傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式的影響，使得大部分企業(yè)對(duì)信息化技術(shù)下的新興檔案管理模式的思想與認(rèn)知不夠重視，往往將側(cè)重點(diǎn)放在企業(yè)運(yùn)作中心工作上，直接忽略了通過(guò)知識(shí)管理加快檔案管理信息化建設(shè)的重要性。甚至有些中小企業(yè)的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的人工模式，總體效率差。

2.資源、資金投入欠缺。基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式發(fā)展是以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的發(fā)展，這就需要良好的硬件、軟件設(shè)施以及優(yōu)秀的技術(shù)人才做先決條件，要滿足這些條件則意味著需要投入一定的人力、物力、財(cái)力。大部分企業(yè)由于各方面原因?qū)е聼o(wú)法或不愿承擔(dān)檔案管理信息化建設(shè)所需資源資金的投入，這就使得檔案管理信息化建設(shè)受到了阻礙。

4 建設(shè)基于知識(shí)管理的檔案管理模式的建議

4.1 新舊觀念的轉(zhuǎn)變

基于知識(shí)管理的檔案管理模式作為一種新興檔案管理模式，注重于管理理念和方法對(duì)實(shí)際管理工作的作用，與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理相比更完善更先進(jìn)。這就意味著檔案管理人員需要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理思想和理念，積極投入到新興管理工作中去，租金新型檔案管理的發(fā)展。

1.改變對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的認(rèn)識(shí)。首先應(yīng)做到解決對(duì)檔案管理認(rèn)知的局限性，不僅僅只從字面意思來(lái)理解，要更加深入的去探索與學(xué)習(xí)。做到重視檔案管理中資料整合與知識(shí)儲(chǔ)備的作用，明確檔案管理對(duì)象，做出有價(jià)值的檔案管理工作。

2.將檔案管理工作側(cè)重在利用方面。檔案管理工作不僅僅是檔案的看管，更重要的是對(duì)檔案資源的加以利用。傳統(tǒng)的檔案管理思想是過(guò)分的注重檔案的收集與保管，疏忽了檔案的編演與利用這項(xiàng)重要功能，新興管理模式必須拜托這一舊式觀念，并且側(cè)重于檔案邊沿與利用，將知識(shí)管理理念和方法實(shí)施在企業(yè)檔案管理工作中，從本質(zhì)上改變職工的舊式檔案管理思想，促進(jìn)基于知識(shí)管理的檔案管理模式的發(fā)展。

4.2 加快企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展下，信息化技術(shù)也隨之快速發(fā)展，知識(shí)管理是信息技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物之一，要想建立建設(shè)基于知識(shí)管理的檔案管理模式就要加快企業(yè)檔案管理與信息話技術(shù)的結(jié)合。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)、開發(fā)門戶系統(tǒng)、引用計(jì)算機(jī)搜索引擎等功能來(lái)減小企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)的距離，才能根本上解決難以結(jié)合的問(wèn)題。

4.3 加大人力、物力、財(cái)力的投入

要想加快檔案管理信息化建設(shè)，就需要有專業(yè)人才的指導(dǎo)與培訓(xùn)，并引進(jìn)相關(guān)的軟硬件設(shè)施。這些都需要企業(yè)投入人力、物力、財(cái)力。對(duì)于企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不高、資金投資匱乏等問(wèn)，相關(guān)部門以及領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做出相關(guān)對(duì)策，增強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，盡可能的投入資金幫助其建設(shè)，不斷增強(qiáng)人才培訓(xùn)，不斷完善軟硬件環(huán)境，給檔案管理信息化建設(shè)提供充足的保障。

4.4 加大對(duì)人才專業(yè)能力的培養(yǎng)

基于知識(shí)管理的檔案管理工作是需要專業(yè)人才來(lái)進(jìn)行操作，這些人才利用管理軟件和管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)高效管理的目的。對(duì)于這項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，并且設(shè)立獨(dú)立且專業(yè)性強(qiáng)的管理部門，對(duì)這支隊(duì)伍定期開展培訓(xùn)工作，不僅要提升職員的專業(yè)操作技能與先進(jìn)管理能力，更要培養(yǎng)其職業(yè)道德品質(zhì)，要讓職員從思想到技能都得到不斷的提升，使之擁有嫻熟的操作技術(shù)、先進(jìn)的管理理念、良好的職業(yè)道德，通過(guò)不斷壯大與提升隊(duì)伍來(lái)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

基于知識(shí)管理的檔案管理模式是一種以知識(shí)管理為背景，將企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合的新興管理模式。新興企業(yè)檔案管理模式不僅可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還能讓企業(yè)快速適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的環(huán)境。所以，對(duì)于基于知識(shí)管理的檔案管理模式的建設(shè)是非常重要的，這一模式的建立與運(yùn)用不僅可以提高檔案管理工作的效率、加快企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也拓展與完善了檔案管理工作的內(nèi)容。企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合也開辟了檔案管理與知識(shí)管理的新道路，使得企業(yè)檔案管理工作得到突破性的進(jìn)步。

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