事業(yè)單位文檔管理中心運行模式的調(diào)查和分析

摘 要：近些年來，隨著我國在文檔管理制度方面的不斷深化與不斷改革，一些新技術(shù)因素越來越多，同時對于事業(yè)單位在文檔管理的方面也面臨著更難的問題以及挑戰(zhàn)。在當(dāng)今信息化迅猛發(fā)展的時代背景之下，文檔管理的效率對于所有事業(yè)單位來說都是一個重點問題，切實做好在文檔管理方面的工作具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文檔管理；運行模式；調(diào)查和分析

目前社會上的事業(yè)單位在人事管理、機(jī)構(gòu)簡化以及體制改革等諸多方面的改革，對于事業(yè)單位在文檔管理工作的方面也產(chǎn)生了許多新的問題。特別是近代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)張，數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，也就是將信息以數(shù)字化的形式上傳到電腦然后再加以保存，這也為當(dāng)前時期在文檔管理的方面帶來了新的問題。

1 我國事業(yè)單位在文檔管理運行模式方面的調(diào)查現(xiàn)狀

（一）相關(guān)的硬件設(shè)施不夠完善

文檔管理方面的硬件設(shè)施對于整個事業(yè)單位來說具有非常重要的意義以及作用，可是在實際進(jìn)行工作的過程之中我們可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前階段我國對于行政事業(yè)單位在文檔管理工作上的一些硬件設(shè)施來說還存在著許多的問題。就目前來說，還有部分行政事業(yè)單位在其相關(guān)的文檔室中所使用的硬件設(shè)施相對來說比較落后，大體上還維持在上個世紀(jì)的基本設(shè)施情況，導(dǎo)致這種情況的根本原因就在于投入力度上的不足，重視意識不夠。如果想要使當(dāng)代事業(yè)單位在文檔管理的有關(guān)工作中得到更快的發(fā)展以及改進(jìn)，那么就必須要將硬件設(shè)施方面還不夠完善的事實重視起來，并根據(jù)實際的情況作出對應(yīng)的解決方案。

（二）在管理理念上相對落后

一個正確的理念是能夠促進(jìn)部門發(fā)展的關(guān)鍵以及靈魂。相關(guān)的管理理念對于整個事業(yè)單位在文檔管理工作方面的穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的以及價值。不足的是我國在行政事業(yè)單位的有關(guān)文檔管理方面的相關(guān)理念相對落后，依然還保留著傳統(tǒng)形式的管理理念，無法與現(xiàn)代的社會發(fā)展有效的結(jié)合。這是嚴(yán)重阻礙我國在行政事業(yè)單位之中的文檔管理方面發(fā)展的重點因素之一。

（三）相關(guān)的管理人員在業(yè)務(wù)能力方面還有待提高

文檔管理的相關(guān)工作是需要工作人員通過實際操作進(jìn)行管理、歸類的一種工作，因此對于文檔管理工作的變革也一定需要相關(guān)的工作人員類主動提出并切實的實行。當(dāng)前我國事業(yè)單位在文檔管理方面有關(guān)工作人員的實際業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)都有待提高，這些相關(guān)的工作人員有一大部分都是那些即將退休的人員，由于無法在承擔(dān)較為繁重的行政工作，所以就到了文檔室去工作，他們本身并不具備一些在文檔管理方面的知識以及能力。

（四）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足

相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)是整個事業(yè)單位進(jìn)行改革完善的帶領(lǐng)者，他們對于有關(guān)工作的認(rèn)識以及態(tài)度能夠直接影響到事件整體的走向與發(fā)展。而有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視度的不足是導(dǎo)致我國事業(yè)單位在文檔管理方面的進(jìn)展相對滯后的最重要的原因之一。有個別人員認(rèn)為所謂的文檔管理工作不過就是一項非常簡單的資料整理以及管理的工作，對于事業(yè)單位本身或者是其未來的走向并沒有什么實質(zhì)性的作用以及意義。這種思想產(chǎn)生的影響是非常可怕的，可是在當(dāng)前階段這樣的思想依然在我國少數(shù)從事行政事業(yè)單位方面的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的頭腦之中存在。

2 完善我國事業(yè)單位在文檔管理方面的措施

（一）提高文檔管理方面的一些硬件設(shè)施

就算是工作能力再強，假如沒有一個良好的工作環(huán)境以及工作設(shè)施的話也很難有一個良好的工作效率。在對于文檔管理的有關(guān)工作之中，一定要提高整個財政投入方面的力度，對目前已經(jīng)具備的文檔管理方面的硬件設(shè)施進(jìn)行合理的升級以及更新?lián)Q代，這樣做能夠極大的提升文檔管理工作的整體效率，推進(jìn)文檔管理相關(guān)工作的穩(wěn)定快速發(fā)展。在目前階段來說，國際上已經(jīng)有許多國家在對于文檔管理的方面早已實現(xiàn)了信息化管理，為了能夠使我國在各方面發(fā)展都能達(dá)到國際先進(jìn)水平，與國際接軌，更需要有關(guān)的硬件設(shè)備支撐才能妥善的進(jìn)行在文檔管理工作方面的革命。

（二）強化管理理念

管理理念對于所有的文檔改革相關(guān)的工作來說一樣具有重要的價值以及作用，在實際進(jìn)行有關(guān)的工作時我們一定要合理的對于事業(yè)單位在文檔管理的相關(guān)理念方面不斷更新，用一些更加先進(jìn)的、更加高效的管理理念改善我們的工作狀態(tài)以及對于文檔管理工作的認(rèn)知，只有這樣做才能在最大程度上保證事業(yè)單位在文檔管理工作方面能夠與時俱進(jìn)。

（三）強化有關(guān)管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)

有關(guān)管理人員自身的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)水平對于整個事業(yè)單位之中的文檔管理工作具有決定性的影響以及作用。對于當(dāng)前我國部分從事文檔管理工作的相關(guān)人員自身業(yè)務(wù)能力不夠高的情況，一定要給予足夠的重視，強化培養(yǎng)的工作，從而有效的提升相關(guān)管理人員實際的業(yè)務(wù)能力，并在此基礎(chǔ)上積極的引進(jìn)在文檔管理方面的專業(yè)人才，強化當(dāng)前整個文檔管理隊伍的整體素質(zhì)。保證我國事業(yè)單位在文檔管理的方面能夠不斷的完善、不斷的進(jìn)步。

（四）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要重視文檔管理的工作

如果想要有效的推進(jìn)我國行政事業(yè)的有關(guān)單位在整個文檔管理方面的工作，那么有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)一定要將其重視起來。只有事業(yè)單位之中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于文檔管理工作具有充分的認(rèn)識以及了解，并在這個基礎(chǔ)之上妥善制定一個具體的、高效的變革措施，這是可以有效提升我國文檔管理整體工作效率以及能力的最直接的動力，與此同時也是推動我國行政事業(yè)的相關(guān)單位在文檔管理方面的工作能夠進(jìn)行變革的內(nèi)在因素。因此，如果想要促進(jìn)事業(yè)單位在文檔管理工作方面的改革進(jìn)步，一定要使事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠充分的意識到文檔管理工作的意義以及重要性。

（五）事業(yè)單位在文檔管理方面的具體運行模式分析

首先一定要對于文檔的具體歸檔途徑進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌芽亍Ｓ嘘P(guān)的文檔是經(jīng)由諸多事業(yè)單位文件轉(zhuǎn)化過來的，因此在進(jìn)行歸檔時的基本要求就是對于文件用紙、排版、裝訂以及幅面尺寸規(guī)格等有關(guān)方面的控制，一定要將相關(guān)的資料進(jìn)行系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的歸檔工作。并且在歸檔時一定要檢查相關(guān)文檔在入檔階段的手續(xù)審批簽發(fā)的有關(guān)權(quán)限、文件實際的標(biāo)題與具體單位、文檔在落款位置的日期等方面能否符合相應(yīng)的規(guī)范要求。在另一方面無論是草擬或是繕印公文，亦或是在文件上做出的諸多記錄、簽字批注以及報表等，相關(guān)的文字記錄一定要用規(guī)格要求的碳素筆，確保文件上的字跡能夠清晰可見。與此同時還應(yīng)嚴(yán)格的依照文檔的具體規(guī)格以及格式給予規(guī)范整理，應(yīng)用正規(guī)的字體進(jìn)行相關(guān)的記錄。

其次，一定要把握好文件和文件之間存在的聯(lián)系，能夠影響到事業(yè)單位相關(guān)文檔歸檔工作之中的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的最關(guān)鍵的問題就是相似文件出現(xiàn)重復(fù)或者是進(jìn)行立卷組合的過程相對繁雜。努力完成價值最大化的保存，應(yīng)用文檔的完整化以及檢索便捷化的相關(guān)方式是能夠推進(jìn)事業(yè)單位整體文檔管理工作達(dá)到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的有效方式。所以在實際進(jìn)行文檔的整理時，一定要對于文件歸檔時有關(guān)的時效性進(jìn)行精準(zhǔn)的把握，還有一定要將不同內(nèi)容、作用以及形式的文件區(qū)分開，盡最大的努力把文件管理方面的工作簡潔化。在此需要注意的是一定要保持文檔的完好性，將一些相似的或者是互相之間有聯(lián)系的一些文件材料進(jìn)行有機(jī)的整合管理。

3 結(jié)束語

文檔管理方面的工作對于推動事業(yè)單位整體的完善、改革，保證事業(yè)單位能夠穩(wěn)定、順利的進(jìn)步具有非常重要的意義，在實際進(jìn)行相關(guān)的工作時我們一定要將文檔管理方面的有關(guān)工作重視起來，要運用有效的方式克服工作中的困難，使我國事業(yè)單位在文檔管理方面的工作能夠穩(wěn)定、快速的發(fā)展進(jìn)步。

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作者簡介

王立江（1962-），男，寧夏核工業(yè)地質(zhì)勘查院，館員，本科。