內(nèi)部審核工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

段文嘉 萬(wàn)延花 溫瑞濤（中航鋰電（洛陽(yáng)）有限公司，河南 洛陽(yáng) 471003）

內(nèi)部審核工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

段文嘉 萬(wàn)延花 溫瑞濤
（中航鋰電（洛陽(yáng)）有限公司，河南 洛陽(yáng) 471003）

摘 要：內(nèi)部審核是認(rèn)證組織在標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行中的重要環(huán)節(jié)之一，通過(guò)內(nèi)部審核，發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中的不符合及薄弱環(huán)節(jié)，做到及時(shí)整改，持續(xù)改進(jìn)，是審核員工作中的一項(xiàng)主要內(nèi)容。內(nèi)部審核工作能否規(guī)范、認(rèn)真并富有成效，是衡量一個(gè)組織認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)管理體系運(yùn)行水平的方法之一。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審核；認(rèn)證；解決方法；對(duì)策

內(nèi)部審核工作對(duì)于企業(yè)而言非常重要。筆者在企業(yè)開展內(nèi)部審核時(shí)發(fā)現(xiàn)，由于個(gè)別內(nèi)審員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解不透徹，經(jīng)驗(yàn)不足，在內(nèi)部審核過(guò)程中出現(xiàn)了不應(yīng)有的問(wèn)題，致使審核成效不佳?，F(xiàn)結(jié)合存在的實(shí)際問(wèn)題做簡(jiǎn)要分析，并提出改進(jìn)措施。

一、經(jīng)常出現(xiàn)的主要問(wèn)題

1 內(nèi)部員了解受審核方的規(guī)模、產(chǎn)品、活動(dòng)等相關(guān)內(nèi)容不夠。內(nèi)審員因?yàn)閷?duì)受審核方的規(guī)模大小，生產(chǎn)的產(chǎn)品工序及質(zhì)量規(guī)范、安全生產(chǎn)情況沒有提前了解，心中沒數(shù)，掌握情況不足，導(dǎo)致在審核時(shí)，提出的審核問(wèn)題缺乏依據(jù)，甚至有的用語(yǔ)不規(guī)范，從根本上影響了審核的質(zhì)量和效果。

2 審核員編制的檢查表結(jié)合所審核的單位情況不貼切，缺乏針對(duì)性。因?yàn)閷?duì)受審核單位的相關(guān)情況了解不透，編制的檢查表缺乏針對(duì)性，甚至套用其他受審核單位的檢查表，審核時(shí)發(fā)現(xiàn)這個(gè)單位不存在這項(xiàng)工作，工作處于被動(dòng)地步，既耽誤了工作時(shí)間，又影響審核的實(shí)際效果，在企業(yè)造成負(fù)面影響。

3 內(nèi)審中抽樣沒有代表性和獨(dú)立性。在內(nèi)部審核前，沒有根據(jù)審核計(jì)劃確定要審核的工作內(nèi)容及需要抽樣檢查的數(shù)量，致使在實(shí)施審核中隨意性強(qiáng)，查驗(yàn)的資料沒有代表性或不足以代表所要抽查的這項(xiàng)內(nèi)容，覆蓋不到所要審核的整個(gè)工作。還有的在抽樣中受制于他人，受審核方人員提供什么就查什么，自己想抽查的資料沒有提供出來(lái)，沒有發(fā)揮抽樣的真正內(nèi)涵，致使抽查成了走過(guò)場(chǎng)。

4 提問(wèn)缺乏審核證據(jù)。內(nèi)審員在審核中，在缺乏審核證據(jù)的情況下提出個(gè)人觀點(diǎn)，讓受審核企業(yè)既無(wú)從爭(zhēng)辯又無(wú)法整改，在企業(yè)中造成負(fù)面影響。

5 個(gè)人計(jì)劃審核中對(duì)時(shí)間掌控沒有余地，致使影響整體計(jì)劃不能按時(shí)完成。內(nèi)審員在進(jìn)行個(gè)人的審核內(nèi)容時(shí)，時(shí)間掌控方面把握不好，與審核組及時(shí)溝通不夠，自己隨意拖延時(shí)間，影響整個(gè)審核組的計(jì)劃，導(dǎo)致審核計(jì)劃中按排的部門與另一個(gè)部門、工作過(guò)程與過(guò)程間的銜接不順暢，甚至影響整個(gè)內(nèi)部審核計(jì)劃的落實(shí)。

二、解決方法及對(duì)策

1 內(nèi)審員要及時(shí)了解受審核方的規(guī)模、產(chǎn)品、活動(dòng)等相關(guān)內(nèi)容。內(nèi)審員在接受了審核工作后，要根據(jù)審核組長(zhǎng)的分工按排，依照審核計(jì)劃，及時(shí)了解本次審核的具體部門、分工審核的條款內(nèi)容，了解受審核方產(chǎn)品相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、適用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等相關(guān)內(nèi)容；在審核時(shí)要做到規(guī)范用語(yǔ)，尤其對(duì)審核計(jì)劃中個(gè)人分工內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，以做到心中有數(shù)，有目標(biāo)、有重點(diǎn)地審核。

2 審核員要認(rèn)真編制個(gè)人所要審核內(nèi)容的檢查表。內(nèi)審員當(dāng)接受了審核任務(wù)后，要結(jié)合自己承擔(dān)的審核工作，收集了解受審核單位的相關(guān)情況，如：受審核地點(diǎn)、受單位工作性質(zhì)及生產(chǎn)產(chǎn)品，產(chǎn)品的工藝流程及質(zhì)量、安全規(guī)范要求，并編制有針對(duì)性的檢查表，從思想上到需求資源等方面為完成這次審核做好充分準(zhǔn)備。

3 內(nèi)審員要確定在審核中的抽樣數(shù)量的代表性和適度均衡；堅(jiān)持抽樣的獨(dú)立性和隨機(jī)抽樣原則。這個(gè)環(huán)節(jié)是整個(gè)內(nèi)部審核的關(guān)鍵工作程序，掌握不好會(huì)直接影響內(nèi)部審核的成效。要求內(nèi)審員在實(shí)施審核前，對(duì)所要抽取的樣本數(shù)量，依據(jù)整個(gè)審核組的審核時(shí)間安排確定數(shù)量，即要保證一定數(shù)量，還應(yīng)考慮受審核方規(guī)模的大小、審核項(xiàng)目的重要程度及復(fù)雜程度、允許審核的時(shí)間等，一般抽3～10個(gè)。有時(shí)按策劃的樣本量調(diào)查后發(fā)現(xiàn)了不符合，為了減少審核的風(fēng)險(xiǎn)，可考慮適當(dāng)增加抽樣量，以確定所發(fā)現(xiàn)的不合格是個(gè)別問(wèn)題還是系統(tǒng)性問(wèn)題。抽樣要有代表性，一是要考慮區(qū)域的“面”，即必須保證覆蓋審核范圍的所有產(chǎn)品；二是要考慮“面”中的關(guān)鍵，即抽取重點(diǎn)的、有特點(diǎn)的項(xiàng)目。要掌握分層抽樣和抽樣量的適度均衡。分層抽樣是在同一事物的不同層次進(jìn)行抽樣。

4 內(nèi)審員在審核中的提問(wèn)要依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。內(nèi)審員在審核中，無(wú)論抽取樣本資料或是提問(wèn)，均要在審核證據(jù)支持的情況下進(jìn)行，不能隨意提出個(gè)人觀點(diǎn)，這樣會(huì)讓受審核方既無(wú)從爭(zhēng)辯但對(duì)形成的不符合項(xiàng)又無(wú)法實(shí)施整改，這樣會(huì)在企業(yè)中造成負(fù)面影響。如在審核時(shí)，內(nèi)審員提出：施工現(xiàn)場(chǎng)的污水沉淀池要更換，因?yàn)檫@個(gè)污水沉淀池不行。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題我們討論分析認(rèn)為：施工現(xiàn)場(chǎng)的污水沉淀池是否要更換或重修，取決于施工現(xiàn)場(chǎng)日常的使用效果，由施工現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部自己安排，如果提出來(lái)要重修時(shí)，對(duì)其使用效果的評(píng)價(jià)應(yīng)依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)自己實(shí)際情況來(lái)確定，不是由審查員來(lái)確定的，審核員也沒有權(quán)力做出這樣的結(jié)論。所以我們認(rèn)為：審查員只能提出施工現(xiàn)場(chǎng)的污水沉淀池目前存在什么問(wèn)題或隱患，提出與認(rèn)證的環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家相關(guān)法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)管理規(guī)定不相符合之處更為準(zhǔn)確貼切，乃至以理服人，也更方便受審核方的整改。

5 內(nèi)審員要逐漸學(xué)會(huì)掌控按時(shí)間計(jì)劃審核。內(nèi)審員在實(shí)施審核中，雖然每人單獨(dú)審核一塊工作，但是在一個(gè)審核組內(nèi)也有相互配合與兼顧，必須應(yīng)根據(jù)自己的審核內(nèi)容及工作量，在時(shí)間掌控方面要認(rèn)真把握，自覺形成個(gè)人審核與審核組計(jì)劃基本同步，在審核過(guò)程中及時(shí)溝通，不能個(gè)人隨意拖延時(shí)間，導(dǎo)致審核組安排的部門與另一個(gè)部門、工作過(guò)程與過(guò)程間的時(shí)間脫接，甚至影響整個(gè)內(nèi)部審核計(jì)劃的落實(shí)。

6 審核過(guò)程中要認(rèn)真準(zhǔn)確記錄。做好審核過(guò)程中的審核記錄，是內(nèi)審員對(duì)審核過(guò)程發(fā)現(xiàn)情況的證據(jù)，也為審核組長(zhǎng)匯總編制審核報(bào)告和自己開具不符合項(xiàng)積累資料。內(nèi)審員對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)論是資料或是施工現(xiàn)場(chǎng)巡查中，均要做到認(rèn)真記錄，形成審核第一手資料；對(duì)過(guò)程控制抽取的關(guān)鍵樣本，要親自查閱，做好文字記錄；施工現(xiàn)場(chǎng)查看的要依據(jù)親自看見的為第一證據(jù)，是什么就是什么，不符合標(biāo)準(zhǔn)要求就做為重要資料記錄，不能將沒有看到的現(xiàn)場(chǎng)情況憑他人說(shuō)辭做為記錄和證據(jù)。審核結(jié)束后每個(gè)審核員的檢查表均要簽署名字匯總到審核組長(zhǎng)，為審核結(jié)束編制審核報(bào)告提供依據(jù)并妥善保存。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，內(nèi)審員在內(nèi)部審核中起很大作用，關(guān)系到審核計(jì)劃及審核效果，要求內(nèi)審員日常不斷學(xué)習(xí)所認(rèn)證的標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)和了解受審核單位項(xiàng)目工程的不同特點(diǎn)，不斷提高個(gè)人審核水平和綜合能力；鑒于內(nèi)審員多是企業(yè)內(nèi)部員工兼職，要由取證單位不斷組織培訓(xùn)其專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，為內(nèi)審員創(chuàng)造學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提供學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)的平臺(tái)，提升內(nèi)審員隊(duì)伍整體素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

[1]郭寶峰.基層央行內(nèi)審工作轉(zhuǎn)型面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].理論觀察，2010（01）：152-153.

中圖分類號(hào)：F239

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