淺析無紙化辦公為現(xiàn)代檔案管理帶來了什么

陳玉平

摘 要：緊密結合工作實際，就網絡環(huán)境下“無紙化辦公”的特點及其給現(xiàn)代檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)進行了研究，并在此基礎上探討了企事業(yè)單位應如何積極應對無紙化辦公給檔案管理帶來的沖擊。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；紙質載體；電子檔案

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.01.055

1 無紙化辦公的概念及其特點

隨著計算機和網絡的快速發(fā)展，逐漸出現(xiàn)了全新的網絡化辦公方式——無紙化辦公。無紙化辦公是辦公自動化的高級發(fā)展階段，是指在辦公中不需要使用紙張，而是借助于辦公自動化軟件系統(tǒng)，通過網絡實現(xiàn)協(xié)同操作、共享信息資源、互相交換信息等的一種辦公方式。

在無紙化辦公模式中，所有的辦公操作都由現(xiàn)代設備自動化完成。隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用和深入發(fā)展，無紙化辦公逐漸普及，是未來辦公的新趨勢。歸納來說，無紙化辦公具有以下一些特點。

1.1 辦公費用低

雖然在無紙化辦公系統(tǒng)的建設初期要投入一定的人力、物力和財力，但從長遠來看，無紙化辦公能夠通過現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)與網絡技術實現(xiàn)信息傳遞和信息處理。與傳統(tǒng)的辦公方式相比，無紙化辦公的整個過程可以大大減少紙張的使用，降低打印設備及相關器材的使用頻率和維修費用支出，通過電子郵件、同步協(xié)同等形式的傳輸可以節(jié)約交通費、郵寄費，大幅度降低了人力資源費用。

1.2 辦公效率高

據調查，在許多公司，員工每周花費10 h甚至更多的時間來整理從印刷機、打印機、復印機等設備得到的紙質資料 。而無紙化辦公模式可以實現(xiàn)文件的快速流轉、查閱，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，往往在短短幾分鐘內就可實現(xiàn)批量處理，大幅度提高了辦公效率。

1.3 節(jié)約資源，降低污染

推進無紙化辦公可大大節(jié)約木材、辦公耗材、電力資源等。

1.4 對現(xiàn)代技術和能源有很強的依賴性

無紙化辦公對軟硬件、網絡、電能等的要求較高，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都將導致辦公的中斷和信息的讀取處理障礙。

2 無紙化辦公帶來的機遇和挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1.1 紙質載體的重要性

檔案載體的發(fā)展經歷了甲骨時代、金石時代、簡牘時代、縑帛時代和紙質時代。自從紙張誕生，檔案載體就從原始的石頭、竹簡、青銅等逐步轉為紙張。東晉時期，官方規(guī)定將紙張作為政府公文的法定載體。自此以后，由于紙質檔案具有良好的耐久性、方便保存、直觀明了等特點，紙張作為檔案主要載體開始普及并使用至今。經過2 000多年的發(fā)展，形成了現(xiàn)在關于紙質檔案管理的一套完整、成熟的管理體系、保存方法和工作程序。

2.1.2 電子檔案是新時期檔案工作的新課題

20世紀末，電子計算機和網絡技術興起，檔案的生成方式發(fā)生了變化。在過去的20年中，數字化深深嵌入我們的生活，社會活動中新生的數字檔案不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案保護的內涵、外延已經不能囊括數字時代檔案保護的所有內容。數字檔案載體與信息的脫離改變了“以載體保護為本”的傳統(tǒng)觀念，維護電子檔案的可讀性、耐用性、兼容性和可靠性成為新時期檔案管理研究的新課題。

2.2 無紙化辦公促進檔案管理與時俱進

2.2.1 實現(xiàn)了檔案管理與辦公的無縫連接

無論檔案部門有沒有實現(xiàn)檔案信息化，一般的無紙化辦公系統(tǒng)都有檔案管理功能。檔案管理員可以在辦公自動化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。

2.2.2 數字化的電子檔案具有優(yōu)越性

在無紙化辦公模式下，檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便。另外，檔案資料可實現(xiàn)高密度永久保存。

2.2.3 無紙化辦公電子檔案優(yōu)于館藏檔案

在無紙化辦公系統(tǒng)中，大量文件借助磁盤和光盤等介質以電子文檔方式保存。這些以虛擬形式存在的文件在編輯、修改、傳遞、復印時都相當快捷，既實現(xiàn)了高效率、低成本，又大大提高了檔案的完整性和及時性。

2.3 從傳統(tǒng)模式走向無紙化模式的難點

無紙化辦公對檔案管理人員提出了掌握檔案知識和電子信息處理知識的雙重要求。但在現(xiàn)有的體制下，特別是政府機關、企事業(yè)單位，其檔案管理工作往往得不到應有的重視，成為“可有可無”的邊緣化工作，這就直接導致檔案管理人員老齡化、專業(yè)知識缺乏、培訓力度不夠等問題出現(xiàn)。無紙化辦公的工作程序、工作方法、管理制度都對傳統(tǒng)檔案管理工作提出了很大的挑戰(zhàn)。面對全新的現(xiàn)代化辦公條件和方法，紙質載體不復存在，舊的管理制度和工作方法已經失去了適應性和約束性。另外，歸檔電子文件的法律效應問題也亟需解決。數字水印、數字簽名和數據加密技術等先進的電子文件保護技術需要在現(xiàn)代檔案管理中推廣和應用，確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應。

隨著辦公現(xiàn)代化的逐漸深入，檔案管理中產生的矛盾逐步加劇，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應現(xiàn)代化辦公方式，需要探索一套全新的檔案管理模式。

3 如何應對無紙化辦公帶來的沖擊

3.1 以人為本，注重檔案人才引進和培養(yǎng)

面對檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，組建一支能夠適應時代發(fā)展的檔案管理隊伍是更好地完成檔案管理工作的關鍵。當前，相關企業(yè)需要培養(yǎng)一批年輕化、專業(yè)化人才，具體可以通過以下兩個途徑實現(xiàn)：①做好專業(yè)人才的引進和吸納；②對原有的檔案管理人員進行專業(yè)培訓，使他們能夠盡快適應現(xiàn)代化檔案管理工作。

3.2 修訂和完善傳統(tǒng)的檔案管理制度

傳統(tǒng)的檔案管理制度是建立在以紙質載體為主的形式之上的，已經不能適應現(xiàn)代化檔案管理工作，因此要從檔案的形成、收集、鑒定、管理、利用等環(huán)節(jié)入手，依據國家相關規(guī)定、結合已成熟的經驗自上而下建立一套科學化、規(guī)范化和兼容性強的管理制度。同時，在企業(yè)層面上，需要將電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用納入文檔處理人員崗位職責當中，使電子檔案文件處理和歸檔電子文件的保存更加規(guī)范化、程序化。

3.3 實行紙質檔案與電子檔案并存管理

紙質檔案是具有直觀性和法律效力的原始憑證，而電子檔案在具有便捷、高效的優(yōu)點的同時，也具有不確定性的缺點，因此，應該加強對紙質檔案的管理，更好地開發(fā)電子檔案的價值。

3.4 建立規(guī)范的電子檔案管理制度

在電子檔案形成時就應確定其是否在歸檔范圍內，在歸檔時，將電子檔案制成光盤或其他的數字承載形式，根據交接手續(xù)移交給檔案管理部門。移交時要上交兩份，一份永久保存，一份備查利用。檔案管理人員在接收檔案時要對電子檔案的完整性、有效性和原始性進行檢查，防止電子檔案信息被破壞或被非正常改動。

3.5 及時配備電子檔案保管設施

配備電子檔案保管設施，并對電子檔案作防寫處理，豎立存放，避免擠壓，遠離磁場和強熱源，與有害氣體隔離，控制環(huán)境溫度和相對濕度，確保電子檔案的安全和完整。

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〔編輯：劉曉芳〕