學(xué)生電子檔案在班級管理中的應(yīng)用探究

劉艷芹++路曉東

10.3969/j.issn.1671-489X.2016.19.049

摘 要 以學(xué)生電子檔案為研究對象，著重探討其在班級管理中的具體應(yīng)用策略，以期為相關(guān)的教學(xué)工作提供參考。

關(guān)鍵詞 電子檔案；班級管理；檔案管理

中圖分類號：G434 文獻標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2016）19-0049-02

1 前言

近些年來，隨著教育事業(yè)的發(fā)展，班級管理工作信息量不斷增加。特別是學(xué)生檔案管理的難度不斷增加，所以創(chuàng)新班級管理模式和方法刻不容緩。而學(xué)生電子檔案則是先進信息技術(shù)與檔案管理工作二者結(jié)合的重要教學(xué)產(chǎn)物，其可以顯著提升班級管理工作的效率，所以對其在班級管理中的應(yīng)用進行探究具有重要意義。

2 轉(zhuǎn)變管理思路，構(gòu)建電子檔案

隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，招生規(guī)模持續(xù)增大，學(xué)生數(shù)量越來越多。與此同時，學(xué)生在平時的學(xué)習(xí)過程中，其自身的學(xué)習(xí)信息資料也會持續(xù)積累，具體涵蓋了學(xué)生個人教育經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況、社會實踐情況、在學(xué)校受到的獎勵以及處罰等情況，這些信息是學(xué)校全面了解學(xué)生的一個重要依據(jù)，同時也是學(xué)生后續(xù)升學(xué)、就業(yè)的重要憑證，所以必須要確保其完整性。然而，在當(dāng)前的班級管理過程中，學(xué)生的檔案信息采用紙質(zhì)的檔案統(tǒng)計和管理，實際的工作量比較大，加上相應(yīng)的管理人員數(shù)目非常有限，所以檔案管理的難度比較大，也使檔案管理過程中出現(xiàn)諸多不合理問題。具體而言，其主要表現(xiàn)在三個方面。

1）檔案管理的方式陳舊，效率低。部分學(xué)校對于學(xué)生檔案的管理還停留于紙質(zhì)化的階段，并且相關(guān)信息的搜集主要采用卡片和表格等方法，這種信息收集方式嚴(yán)重增大了相關(guān)管理部門的工作難度，實際效率非常低下。

2）管理辦法不合理。在當(dāng)前的班級管理中，學(xué)生個人檔案都是按照順序來存檔入柜，而隨著學(xué)籍的變動，學(xué)生檔案也會發(fā)生變化，這就給檔案的查找增加了難度。

3）現(xiàn)行的學(xué)生檔案信息比較分散，調(diào)閱起來的難度比較大。部分學(xué)校在處理學(xué)生檔案的時候，會將其分成學(xué)籍檔案和個人檔案兩種，并由不同部門負責(zé)保管，這就增加了學(xué)生檔案調(diào)閱的難度，影響了檔案管理的效率。

針對上述問題，此時如果教師可以合理運用學(xué)生電子檔案，則可以極大地減少班級學(xué)生檔案管理的工作量，降低其管理成本，同時可以便捷地對學(xué)生的檔案資料進行靈活查詢和應(yīng)用，徹底打破傳統(tǒng)只注重成績的檔案管理模式。

自學(xué)生入學(xué)開始，班級管理人員需要以調(diào)查表格的方式來對班級中的各個學(xué)生的特長、興趣愛好、家庭情況以及缺點等進行詳細記錄，以便為后續(xù)的課程教學(xué)提供因材施教的教學(xué)資料和信息。教師還需要將班級學(xué)生在平時學(xué)習(xí)和活動中的實際表現(xiàn)錄入學(xué)生的電子檔案中，以便全面了解學(xué)生的個人學(xué)習(xí)情況，這也可以為后續(xù)的課程教學(xué)提供更好的學(xué)情依據(jù)。此外，借助學(xué)生電子檔案的構(gòu)建，可以使學(xué)生更好地融入學(xué)校教育以及相關(guān)教育活動中來，也可以借此來約束學(xué)生的言行舉止，更重要的是可以使授課教師全面評價和分析學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決班級教學(xué)過程中存在的各種問題，從而不斷提升班級管理工作的質(zhì)量和效率。

因此，在平時的班級管理中，班主任以及相關(guān)教學(xué)管理者需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，合理引入學(xué)生電子檔案，以便借此來全面提升學(xué)生檔案管理的質(zhì)量和效率。

3 明確工作機制，確保應(yīng)用質(zhì)量

學(xué)生電子檔案在班級管理中的合理應(yīng)用可以顯著提升檔案管理的質(zhì)量和效率，但是為了確保其應(yīng)用的質(zhì)量，必須要明確電子檔案工作機制，具體就是通過學(xué)生、教師以及檔案管理部門等相關(guān)人員的收集、初審與整理、鑒定和利用等工作流程，確保班級管理的順暢。

收集 收集是學(xué)生檔案管理中最基礎(chǔ)的工作，必須要確保相關(guān)學(xué)生檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。學(xué)校檔案管理部門需要提前明確學(xué)生檔案的具體收集范圍，也就是要全面搜集可以反映學(xué)生學(xué)習(xí)情況的相關(guān)資料。此外，學(xué)生數(shù)據(jù)記錄狀態(tài)是學(xué)生檔案的實體，以便可以有效地解決學(xué)生檔案來源分散的問題，同時需要注意搜集學(xué)生個人在活動中的表現(xiàn)等相關(guān)檔案信息，以便確保檔案信息的全面性。

初審與整理 在學(xué)生檔案信息整理過程中，需要本著方便快捷和編排有序的原則來對學(xué)生檔案進行分類。鑒于學(xué)生的檔案信息來源途徑比較多，并且時刻處于動態(tài)變化過程中，所以要建立科學(xué)、合理的整理機制。比如對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工處理，具體就是借助軟件將紙質(zhì)的電子檔案信息轉(zhuǎn)化為電子文檔，并本著科學(xué)分類的原則來確保檔案信息整理的質(zhì)量，以確保檔案信息管理的效果。此外，檔案管理部門仍需要依照全宗來進行檔案管理工作。而在全宗中，可以按照學(xué)生的入學(xué)時間、班級等來進行層層細化，以確保學(xué)生檔案信息分類的條理性和科學(xué)性。

鑒定 鑒于學(xué)生電子檔案的相關(guān)信息是處于動態(tài)變化狀態(tài)的，所以必須要及時對相關(guān)檔案進行鑒定，這就要求相關(guān)管理人員本著實事求是的原則來進行，特別是要保持電子檔案信息的現(xiàn)實性、廣泛性、原始性和憑證性，切不可馬虎大意，草草了事。檔案管理部門需要根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)的實際情況，建立一套科學(xué)、合理的檔案鑒定工作機制，以全面確保電子檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性。此外，學(xué)校管理部門需要和班主任進行有效配合，以便可以更好地核實和鑒別學(xué)生檔案記錄內(nèi)容的真實性。

利用 學(xué)生電子檔案建立的根本目的在于使檔案用戶可以便捷地調(diào)用有關(guān)的學(xué)生檔案信息資源。一方面，要形成綜合性、系統(tǒng)性的電子檔案信息資源，開通電子檔案信息查詢服務(wù)功能，以便可以全面了解和掌握學(xué)生的個人狀況，提升相關(guān)信息資源共享效率，以更好地發(fā)揮其信用檔案作用；另一方面，檔案管理部門需要詳細地記錄學(xué)生個人信息的查詢與公開情況，具體包括公開的時間、對象、目的和性質(zhì)等，以及數(shù)據(jù)查詢的有效期限，過期后不可再繼續(xù)查詢[1]。

4 加強檔案管理，避免信息泄露

在學(xué)生電子檔案應(yīng)用過程中，為了避免這些重要檔案信息外露，就必須要加強檔案管理力度。通常而言，電子檔案管理過程涉及保存、保密、維護、隱私權(quán)保護和評價等幾個方面，所以必須要做好這幾個方面的檔案管理工作。

其一，針對檔案的保存而言，可以存儲在一臺計算機上，這點就類似于文本的復(fù)制、編輯和修改。但是要注意計算機硬盤的保護，避免電子檔案出現(xiàn)丟失，具體就是將其存儲在有嚴(yán)格保護的硬盤分區(qū)中。也可以將學(xué)生電子檔案信息保存在外存儲設(shè)備中，比如可寫光盤、移動硬盤和U盤等外存儲設(shè)備，但是必須要做好相應(yīng)的檔案防護工作，避免其被病毒感染而出現(xiàn)破壞的問題。

其二，要確保學(xué)生電子檔案信息的整體質(zhì)量，尤其是要確保學(xué)生個人隱私，可以借助加密軟件等手段來防范電子檔案保存的完整性，避免出現(xiàn)泄露的問題。

其三，要注意學(xué)生電子檔案的維護工作，這就要求檔案管理者定期對學(xué)生的檔案信息進行管理，同時要定期進行病毒查殺，以避免其遭受病毒的損害。

其四，要做好隱私權(quán)的保護工作，切不可隨意將學(xué)生的電子檔案文檔擱置在電腦桌面上，否則勢必會泄露學(xué)生的個人信息，對他們的隱私權(quán)造成侵害。

如此就可以全面防范學(xué)生電子檔案信息的泄露問題。

5 結(jié)語

總之，學(xué)生電子檔案在班級管理中的合理應(yīng)用，可以大大減少班主任管理的工作量，提升班級管理的效率，具有很強的推廣價值。因此，在實際的班級管理工作中，班主任等相關(guān)管理者需要合理引入學(xué)生電子檔案，以便借此不斷提升班級管理的質(zhì)量和效率。■

參考文獻

[1]吳妮真.高校學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)研究[J].電腦知識與技術(shù)，2015，9（20）：138-139.