談城市重大建設(shè)項目檔案的歸檔

盧燕燕

【摘 ?要】重大建設(shè)項目檔案是在城市建設(shè)規(guī)劃中形成的對城市群體有益的文字、圖像等資料，既是重大建設(shè)項目的歷史記錄，也是項目投產(chǎn)后運行、維護、改建擴建和技術(shù)改造的重要依據(jù)。在完善行政管理措施的同時，有必要實行或采取一定的經(jīng)濟制約措施，以此保證項目檔案按質(zhì)按量，按期歸檔，確保項目檔案科學(xué)性、原始性、完整性的基本屬性，更好地服務(wù)于項目的建設(shè)、運行和管理。

【關(guān)鍵詞】城市建設(shè) ?重大項目 ?檔案歸檔

【中圖分類號】G619.20 ? ? ? ? 【文獻標識碼】A ? ?【文章編號】1671-1270（2015）02-0001-01

重大建設(shè)項目檔案是在城市建設(shè)規(guī)劃中形成的對城市群體有益的文字、圖像等資料，既是重大建設(shè)項目的歷史記錄，也是項目投產(chǎn)后運行、維護、改建擴建和技術(shù)改造的重要依據(jù)。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見〉的通知》（中辦發(fā)〔2014〕15號）明確提出“加強重大建設(shè)項目檔案管理工作。建立完善并嚴格執(zhí)行重大建設(shè)項目檔案登記管理和檔案專項驗收制度，確保重大建設(shè)項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用”;四川省檔案局《關(guān)于進一步加強重大建設(shè)項目檔案工作的通知》《四川省重大建設(shè)項目檔案管理辦法》（川檔發(fā)[2008]45號）也強調(diào)了重大建設(shè)項目檔案歸檔、管理的重要性。

一、重大建設(shè)項目檔案歸檔目前存在的問題及原因

（一）存在的主要問題

重點建設(shè)項目因為建設(shè)周期長，參加設(shè)計、施工的單位多，所以整個項目形成的檔案如圖紙、文字材料、各種施工記錄等，數(shù)量較大，內(nèi)容涉及設(shè)計、施工等方方面面幾十個專業(yè)，這些都給重點建設(shè)項目檔案的收集、整理、保管等帶來了困難。在實際工作中，存在著重大建設(shè)項目工程檔案歸檔難的現(xiàn)象。

（二）原因分析

1.有的檔案主管部門對項目檔案工作不重視，主動監(jiān)督不夠，缺乏對項目檔案工作進行有效指導(dǎo)。

2.有的項目主管部門城建檔案意識差，未將項目檔案工作納入總體工作部署，未按要求進行項目檔案登記。

3.項目建設(shè)單位不同程度存在重建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象，檔案管理與項目建設(shè)不同步，在開工前強調(diào)時間緊，部分基建程序簡化，該辦的手續(xù)遲遲未辦，施工過程中主要注重建設(shè)，工程完工也不及時進行竣工驗收，導(dǎo)致了應(yīng)該形成的資料不能按基建程序完整歸檔，系統(tǒng)性差，質(zhì)量不高。

4.有些項目參與單位多、形成資料的單位也多，甚或部分資料散失在個人手中，收集資料經(jīng)常出現(xiàn)“踢皮球”的現(xiàn)象。

5.項目建成后未及時申報項目檔案專項驗收等。

二、加強重大建設(shè)項目檔案歸檔的建議

（一）有法必依，有規(guī)必循

認真貫徹《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局、國家發(fā)改委發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》以及《四川省重大建設(shè)項目檔案管理辦法》，在檔案收集歸檔等工作中嚴格遵照執(zhí)行。檔案行政管理部門要嚴格按照檔案法律法規(guī)的要求，主動采取措施，加強監(jiān)督，依法行政，嚴格執(zhí)法;項目主管部門和建設(shè)單位、檔案管理人員要遵照《四川省檔案局推進依法治檔2015年工作安排的通知》精神，提高對項目檔案工作重要性的認識，充分發(fā)揮項目檔案的作用。

（二）強化宣傳，深入人心

利用6·9國際檔案日，向社會廣泛宣傳檔案法律法規(guī)，向市民散發(fā)宣傳資料等形式，增強人們的社會城建檔案意識。檔案管理部門要利用建設(shè)單位辦事和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的機會鼓勵建設(shè)單位創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程，編制優(yōu)質(zhì)工程竣工檔案。在日常工作中，始終堅持在提供利用檔案的過程中宣傳檔案工作，利用竣工檔案審查，工程竣工驗收、優(yōu)質(zhì)工程評審，工程質(zhì)量檢查等時機宣傳檔案工作，促進建設(shè)施工單位的檔案意識，達到持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展城建檔案事業(yè)的目的。

（三）加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)

檔案管理部門要及時掌握項目檔案工作情況，做好咨詢與服務(wù)，幫助解決項目文件材料在形成、歸檔和整理過程中遇到的問題。在驗收項目檔案過程中，對未經(jīng)檔案驗收已竣工的項目進行清理，采取措施做好補驗工作。培訓(xùn)、幫助項目檔案人員掌握業(yè)務(wù)技能，提高工作水平。

（四）領(lǐng)導(dǎo)重視，提高素質(zhì)

項目主管部門在布置檢查項目建設(shè)工作時，要同步布置檢查檔案工作，按要求做好項目檔案登記工作，組織或參加項目檔案驗收。項目建設(shè)單位要確定分管領(lǐng)導(dǎo)，將檔案收集目標落實到管理部門和具體負責(zé)人。項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程，其形成、積累和管理都要列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍、工作標準或崗位責(zé)任制，并制定相應(yīng)的檢查、控制、考核措施。檔案管理員除掌握檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代科學(xué)知識外，還應(yīng)掌握城建知識，在項目準備階段、施工階段、運行階段，凡反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種重要載體文件，都應(yīng)認真查驗和及時收集資料，歸入項目建設(shè)檔案。

（五）多管齊下，保質(zhì)保量

認真落實《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》，堅決查處違法案件，以加強檔案工作規(guī)范化管理。在完善行政管理措施的同時，有必要實行或采取一定的經(jīng)濟制約措施，以此保證項目檔案按質(zhì)按量，按期歸檔，確保項目檔案科學(xué)性、原始性、完整性的基本屬性，更好地服務(wù)于項目的建設(shè)、運行和管理。