檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)探究

陳旭巍吉林省洮南市價(jià)格認(rèn)證中心

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)探究

陳旭巍
吉林省洮南市價(jià)格認(rèn)證中心

隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于檔案管理也有了新的要求，也是檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的象征。在近些年來(lái)，檔案管理發(fā)展良好，現(xiàn)代技術(shù)逐步滲透到檔案管理當(dāng)中，促進(jìn)了檔案管理的條理化、數(shù)據(jù)化，使其得到了一定的發(fā)展。然而檔案管理的現(xiàn)代化速度仍舊趕不上時(shí)代的發(fā)展速度，在現(xiàn)代的檔案管理當(dāng)中還存在諸多問(wèn)題。本文依據(jù)檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了一些簡(jiǎn)略的解決策略。

檔案管理；現(xiàn)代化；建設(shè)

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化從理論和技術(shù)手段等方面對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程產(chǎn)生了巨大的影響，并使檔案管理的現(xiàn)代化有了新的內(nèi)涵。因此，我們要正視并把握新時(shí)期檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)與要求，站在新的起點(diǎn)上進(jìn)行自我的進(jìn)步與完善，以新思路、新方法推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，從而促進(jìn)檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步，為國(guó)家的現(xiàn)代化做出貢獻(xiàn)。

一、檔案管理現(xiàn)代化含義及意義

1、檔案管理現(xiàn)代化含義

檔案管理現(xiàn)代化是指檔案管理工作在先進(jìn)思想的指導(dǎo)下，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)與手段進(jìn)行的檔案管理工作。使其從傳統(tǒng)的管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮楸憬莸默F(xiàn)代化管理方法，適應(yīng)社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展。隨著社會(huì)的發(fā)展，要求檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，現(xiàn)代化的發(fā)展既能實(shí)現(xiàn)自身工作效率的提升、又能為社會(huì)發(fā)展創(chuàng)建一定的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于社會(huì)的現(xiàn)代化有著推動(dòng)作用。不斷進(jìn)步的社會(huì)要求與之符合的檔案管理，也促進(jìn)著檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案管理的現(xiàn)代化主要包含三個(gè)方面：（1）運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將檔案管理進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案的保管質(zhì)量，并延長(zhǎng)檔案的壽命。（2）在網(wǎng)絡(luò)化的背景下，創(chuàng)建相應(yīng)的檔案管理資源庫(kù)，為社會(huì)中的資源共享提供便利。（3）收集、歸納與整理電子文件。

2、檔案管理現(xiàn)代化意義

（1）隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在逐步實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化，因此，檔案管理順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化，提高管理效率，改變傳統(tǒng)管理模式就顯得尤為重要。

（2）信息化的檔案管理模式，對(duì)于檔案的管理、保存、維護(hù)與查找都具有重大的意義與價(jià)值。傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理隨著時(shí)間的推移，很容易造成損壞與資料遺失，揮著在自然災(zāi)害中被損毀。而現(xiàn)代化的檔案管理則更更為安全的保護(hù)檔案資源，并且實(shí)現(xiàn)資源的共享，有效提高了檔案管理質(zhì)量。

二、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題

1、缺乏檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)

缺乏檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，對(duì)其重要性與必要性認(rèn)識(shí)較淺，不能促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。還有很多的檔案管理單位采用傳統(tǒng)的管理模式，管理效率低下，耗時(shí)耗力，且對(duì)于檔案的查找也存在諸多不便，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化。

2、缺乏現(xiàn)代化管理人才

檔案管理的現(xiàn)代化，首先需要相應(yīng)的人才投入，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。而相應(yīng)的檔案管理人才必須具備一定的信息技術(shù)，能利用新技術(shù)進(jìn)行檔案的管理、維護(hù)與更新。其次，要求檔案管理人員具備一定的專(zhuān)業(yè)技能，從而服務(wù)于檔案管理工作。而現(xiàn)在的檔案管理人員對(duì)于信息技術(shù)的掌握程度較低，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化管理，對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化知之甚少，不能促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

3、管理設(shè)備落后，技術(shù)短缺

現(xiàn)在檔案管理設(shè)備資金投入不足，對(duì)于現(xiàn)代化的設(shè)備引入較少，造成其難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。并且對(duì)于檔案管理的人才要求較低，工資水平較低，難以吸引優(yōu)秀人才，造成技術(shù)上的短缺這些因素都阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

4、缺乏檔案管理工作的規(guī)范性

檔案管理的現(xiàn)代化不僅需要現(xiàn)代化的設(shè)備，它更需要多個(gè)方面的協(xié)調(diào)配合，共同制約形成一個(gè)有機(jī)的整體。而目前的檔案管理還存在規(guī)范性低下，標(biāo)準(zhǔn)化低的現(xiàn)象，在很多的企業(yè)與單位當(dāng)中缺乏完整的檢索工具，案卷質(zhì)量不高的現(xiàn)象。這些問(wèn)題都使得檔案管理難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

三、提高檔案管理現(xiàn)代化的管理策略

1、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的宣傳，提高認(rèn)識(shí)

要想解決檔案管理現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題，首先要使相關(guān)的人員認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，從而自主增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)知，樹(shù)立檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新意識(shí)。應(yīng)從以下幾點(diǎn)著手：（1）檔案管理工作者要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展必然。（2）在社會(huì)上，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的宣傳力度，使人們深入認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的理論知識(shí)、改變?nèi)藗兊挠^念，為檔案管理的現(xiàn)代化提供便捷。

2、提高現(xiàn)代化管理人才的總體素質(zhì)

檔案管理的現(xiàn)代化需要檔案管理人才對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的掌握，從而推動(dòng)檔案管理的數(shù)據(jù)化，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。這就要求檔案管理人員必須學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于相應(yīng)的電子軟件有一定的認(rèn)識(shí)與掌握，能進(jìn)行電子信息的存儲(chǔ)、維護(hù)與運(yùn)用，確保檔案管理工作的有序、正常進(jìn)行。因此，要不斷提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)，使其適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，積極引進(jìn)高技術(shù)人才，并定期對(duì)檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)，形成一個(gè)有質(zhì)量的管理團(tuán)隊(duì)，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

3、引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

由于我國(guó)對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)知不足，造成檔案管理設(shè)備落后并且技術(shù)短缺。這就要求各單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備的認(rèn)識(shí)，從而加大資金投入力度，并注重引進(jìn)相應(yīng)人才，為檔案管理的現(xiàn)代化提供可能。

4、為檔案管理現(xiàn)代化構(gòu)建一定的原則

針對(duì)現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)代化工作還存在的問(wèn)題，為防止檔案管理出現(xiàn)無(wú)規(guī)則現(xiàn)象，必須為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)建一定的原則，從而形成良好的檔案管理秩序，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。為檔案管理創(chuàng)設(shè)一定的原則，在一定程度上能為檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展提高保障，為其創(chuàng)建一個(gè)良好的發(fā)展環(huán)境。要想制定檔案管理的規(guī)范化原則，首先要了解該行業(yè)內(nèi)部的基本情況，并取得行業(yè)內(nèi)部的認(rèn)可與贊同，才能構(gòu)建檔案管理現(xiàn)代化的規(guī)則，為其發(fā)展創(chuàng)建高速、穩(wěn)健的發(fā)展條件與環(huán)境。其次，要有一定的技術(shù)與理論的支撐，才能為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供有力保障。

總之，在高速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)，檔案管理的現(xiàn)代化勢(shì)在必行。因此，要針對(duì)現(xiàn)在檔案管理中存在的問(wèn)題，尋找相應(yīng)的解決策略，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展。

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