醫(yī)院檔案管理存在問題及對策探究

夏羽邵陽市第二人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案管理存在問題及對策探究

夏羽
邵陽市第二人民醫(yī)院

隨著醫(yī)療改革地不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題逐漸暴露出來，現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中迫切需要一種合理科學(xué)的檔案管理制度，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平不斷提高，促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量不斷提高，保障醫(yī)院健康可持續(xù)地發(fā)展。本文針對當(dāng)前階段醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)解決措施，希望對醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率地提高有所幫助。

醫(yī)院；檔案管理；存在問題；解決對策

醫(yī)院檔案管理工作既是醫(yī)院工作重要組成部分，也是國家檔案管理的組成部分，要求管理工作人員客觀真實地記錄醫(yī)院日常工作。醫(yī)院檔案記錄為日后醫(yī)學(xué)研究提供參考依據(jù)，同時為醫(yī)院改革事業(yè)提供基礎(chǔ)性材料，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作具有非常重要的現(xiàn)實意義。但是我國有很多醫(yī)院由于長期缺乏檔案建設(shè)與管理的意識，導(dǎo)致新時期檔案管理工作出現(xiàn)很多問題，當(dāng)務(wù)之急就是要解決這些問題。

1.醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理工作缺乏重視

由于檔案管理工作的開展無法給醫(yī)院帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益，不少醫(yī)院在檔案管理工作上就會出現(xiàn)懈怠現(xiàn)象，由于沒有對檔案管理工作引起足夠重視，導(dǎo)致失去很多研究新藥和新技術(shù)的機(jī)會。這樣思想上的倦怠導(dǎo)致醫(yī)院檔案沒有發(fā)揮實質(zhì)性作用，同時醫(yī)院不少醫(yī)院采用的管理模式還是傳統(tǒng)方式，不少檔案已經(jīng)出現(xiàn)殘缺不全的現(xiàn)象。要想徹底解決檔案管理中存在的問題，提高醫(yī)院檔案管理人員自身意識和責(zé)任感是保證醫(yī)院檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵。

1.2 沒有完善的管理制度

我國目前有不少醫(yī)院在檔案管理中缺乏完善的管理制度，對每個管理工作崗位的分工、職責(zé)不明確，導(dǎo)致員工在工作中出現(xiàn)相互推脫的現(xiàn)象。在沒有嚴(yán)格管理制度下工作，員工形成一種投機(jī)取巧的工作態(tài)度，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)很多低級錯誤，嚴(yán)重?fù)p害醫(yī)院利益，成為阻礙醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要因素。

1.3 管理人員專業(yè)水平有待進(jìn)一步提高

從目前醫(yī)院檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)上來看，醫(yī)院并沒有針對檔案管理工作招聘專業(yè)的管理人才，而是聘請一些專業(yè)素質(zhì)不高、文化水平低的人進(jìn)行檔案管理工作，在這樣的條件制約下，檔案管理工作質(zhì)量和效率都會受到嚴(yán)重影響。有些檔案管理人員是剛剛進(jìn)入醫(yī)院實習(xí)的畢業(yè)生，他們毫無管理經(jīng)驗，也沒有專業(yè)人員帶領(lǐng)他們做好管理工作，他們的能力無法達(dá)到檔案管理工作對人才地要求，管理人員的專業(yè)水平有待進(jìn)一步提高。同時，醫(yī)院檔案管理工作在外界看來是比較輕松的，因此待遇和福利并沒有醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員高，低工資讓工作人員失去不少工作熱情，打擊了他們的工作積極性，從而影響檔案管理工作質(zhì)量和效率。

1.4 檔案管理現(xiàn)代化水平太低

受到思想和資金上地限制，醫(yī)院在檔案管理上并沒有花費(fèi)太多心思，不少醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)管理方式，由于醫(yī)院用地面積比較緊張，導(dǎo)致檔案管理工作面積普遍偏小，不利于檔案有效分類和儲存。同時醫(yī)院只將現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到臨床醫(yī)學(xué)研究中，忽視了檔案現(xiàn)代化管理地需求，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化水平比較低。

2.解決問題的對策

2.1 提高對檔案管理的重視程度

全面提高醫(yī)院全體工作人員對檔案管理的重視程度，需要從以下幾個方面做起，第一，強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理地重視，加大檔案管理投資建設(shè)，通過思想教育提高管理人員對自身崗位職責(zé)認(rèn)知，學(xué)習(xí)最新檔案管理知識，進(jìn)而在管理工作中提出建設(shè)性的改革意見，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。第二，要將檔案管理工作列入到醫(yī)院日常管理工作中，提高工作人員地重視，通過晨會傳達(dá)醫(yī)院精神，確保每一個工作崗位都能夠為醫(yī)院發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.2 完善醫(yī)院檔案管理制度

為了落實醫(yī)院檔案管理工作具體內(nèi)容，必須加大檔案管理力度，確保為醫(yī)院發(fā)展奠定基礎(chǔ)，為醫(yī)院各項事業(yè)開展提供強(qiáng)大地支撐。首先要完善崗位的職責(zé)劃分，通過合理分工，明確每個管理人員在檔案管理工作中的責(zé)任和義務(wù)，實現(xiàn)從上到下明朗化管理形式。其次是要構(gòu)建完善的考核制度，建立健全的激勵制度，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員，要做到賞罰分明，當(dāng)員工犯了原則性錯誤時，就要給予一定懲罰措施，當(dāng)員工在工作中表現(xiàn)很出色時，就要采取物質(zhì)和精神上地雙重鼓勵，激發(fā)員工工作熱情和積極性，確保檔案管理工作順利開展。

2.3 全面提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)該由專業(yè)人才領(lǐng)導(dǎo)，打造一支業(yè)務(wù)水平高、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理隊伍，健全管理工作人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理工作招聘人才的門檻，通過招聘專業(yè)能力強(qiáng)的管理人才提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。同時對于已經(jīng)在職的管理人員，要定期開展培訓(xùn)教育活動，提高他們的工作熱情和積極性，豐富他們的管理知識，促進(jìn)檔案管理工作順利開展。另外還要將檔案管理工作納入績效考核，對每個員工的表現(xiàn)進(jìn)行評估，提高員工工作責(zé)任感和使命感，并通過思想教育提高他們的思想覺悟，培養(yǎng)員工良好的職業(yè)道德。

2.4 建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)

隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為信息全球化的載體，在醫(yī)療行業(yè)中由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的便捷性，很多醫(yī)院在各科室都安裝了網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，既方便醫(yī)院自身管理，也方便病患及時提供基本信息，醫(yī)院可以在最短時間內(nèi)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在醫(yī)院檔案管理工作中同樣可以建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，與醫(yī)院其他事務(wù)管理形成密切聯(lián)系，各個獨(dú)立科室的事務(wù)有專門人員管理，最終所有網(wǎng)絡(luò)管理結(jié)果都將匯入到院長計算機(jī)中，便于院長對整個醫(yī)院事務(wù)進(jìn)行控制和調(diào)整。

小結(jié)

總而言之，在醫(yī)療改革事業(yè)發(fā)展中，要想取得更好的醫(yī)改成果，加強(qiáng)檔案管理成為有效途徑之一，建立完善的管理制度，明確每一個崗位職責(zé)，充分調(diào)動員工工作積極性，通過定期培訓(xùn)教育提高檔案管理人員的專業(yè)水平，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)我國醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)地健康發(fā)展。

[1]董新剛.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育,2015,01:33-34.

[2]鄺鵬.現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,19:66.

[3]梁鈺君.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策研究[J].城建檔案,2016,03:64-65.