基于科技檔案的信息化管理探究

朱惠怡

（中國電建集團(tuán)成都勘測設(shè)計研究院有限公司 四川成都 610072）

基于科技檔案的信息化管理探究

朱惠怡

（中國電建集團(tuán)成都勘測設(shè)計研究院有限公司 四川成都 610072）

企業(yè)的科技檔案是企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理工作的實時記錄，包括圖紙、圖表、文字、聲像及數(shù)字等多種載體形式。能否做好企業(yè)科技檔案的現(xiàn)代管理直接關(guān)系到企業(yè)工程建設(shè)質(zhì)量的優(yōu)劣，以及企業(yè)長久發(fā)展的時限。目前，實現(xiàn)科技檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了水電企業(yè)形成現(xiàn)代化管理體系中備受關(guān)注的問題。企業(yè)科檔案的信息化管理可以促使科學(xué)技術(shù)向現(xiàn)實生產(chǎn)力滲透和轉(zhuǎn)化，促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展。因此，本文基于水電企業(yè)科技檔案信息化管理進(jìn)行探究，以促進(jìn)企業(yè)的檔案管理改革發(fā)展。

科技檔案；信息化管理；優(yōu)化

引言

搞好水電企業(yè)科技檔案的管理工作，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)水電企業(yè)管理歷史真實面貌的一項重要工作。因此，必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，加快推進(jìn)水利水電科技檔案的科學(xué)管理進(jìn)程。

1 科技檔案管理的概述

科技檔案的形成并不是在某個階段，而是工程從開始到結(jié)束的整個過程，科技檔案的建立能起到維護(hù)企業(yè)發(fā)展的重要作用，同時也是我國水利水電建設(shè)事業(yè)的珍貴財富。專業(yè)性是科技檔案管理建設(shè)的重要方面，建立程序、內(nèi)容的鏈接、專業(yè)的交叉都必須建立在專業(yè)性的基礎(chǔ)上。除此之外類型和種類的多樣性也是檔案管理的特征，在建立檔案的各個階段、各個專業(yè)都是不可或缺的。在工程建設(shè)的勘察設(shè)計階段就應(yīng)該開始檔案建立工作了，按照社會上存在的檔案建立規(guī)則來開展一系列的文件整理，這也說明了當(dāng)前的科技檔案管理存在著一致性，和其他檔案管理相比，科技檔案在歸檔之后更具有現(xiàn)實性和實踐性，能夠?qū)嶋H的工程建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)。要想實現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理，就必須結(jié)合實際工程的特點，在建立檔案的時候，使用任何對建檔有幫助的方法和技術(shù)，樹立檔案管理人員現(xiàn)代化管理的意識，進(jìn)一步提高檔案管理的水平，發(fā)揮出檔案管理對工程建設(shè)的重要作用，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2 科技檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，必不可少有大量數(shù)據(jù)，各種各類的數(shù)據(jù)會集中在數(shù)據(jù)記錄部門。為了加快工作效率，提高工作質(zhì)量，解放人力，響應(yīng)國家科技發(fā)展戰(zhàn)略，新興的科技檔案管理信息化可謂是解決了這一大戰(zhàn)略性問題。因此使得檔案管理理論管理、手段及管理模式的競爭力逐漸提高。檔案存放空間不足等技術(shù)環(huán)境發(fā)生深刻的變革，抓住機(jī)遇準(zhǔn)確地提供有建設(shè)性的提案。準(zhǔn)確地提供相關(guān)科研信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科研管理決策，讓信息資源為各項管理和決策提供有效的保障?？萍紮n案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)科學(xué)研究發(fā)展，為科研管理人員開展工作提供便利的最佳法則。

基本的傳統(tǒng)的人工檔案管理模式工作效率低，無法適應(yīng)工作量的增多，信息輸出量增大的綜合性特點。如今，信息來源的廣泛性，對檔案工作的要求也越來越高，傳統(tǒng)的人工檔案管理并不能實現(xiàn)科學(xué)研究和科研管理工作的銜接。因此，服務(wù)于科技檔案的工作人員，就必須努力加強(qiáng)科技檔案管理信息化的建設(shè)。需要以檔案為主體的企業(yè)實現(xiàn)科技檔案管理信息化，能通過科技檔案管理信息化建設(shè)。字跡蛻化等現(xiàn)象無法遏制，信息時代的到來管理成本較大。最大限度地實現(xiàn)檔案可以實現(xiàn)科研工作中心和科研管理的對接，為了社會的科技發(fā)展提供便利。

3 科技檔案信息化管理的現(xiàn)狀

3.1 企業(yè)對于科技檔案信息化不夠重視

在科技檔案管理的信息化建設(shè)和應(yīng)用的過程中，部分企業(yè)不夠重視，既沒有充分地認(rèn)識到科技檔案信息化應(yīng)用的價值和意義。對于科技檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不夠，沒有將科技檔案信息化作為企業(yè)管理中的重點內(nèi)容。不少企業(yè)對于科技檔案信息化應(yīng)用還處于盲口階段，既沒有做好科技檔案信息化的準(zhǔn)備，缺少完善的決策，也沒有制定針對性的管理規(guī)劃方案等。部分企業(yè)對于科技檔案管理的思想和觀念落后，不能充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)來推進(jìn)科技檔案管理工作。

3.2 科技檔案利用范圍小，作用有限

各基層科技檔案館、室服務(wù)對象大都局限于本單位的科技人員，科技檔案利用范圍極小。由于科技信息缺乏流動，對于全國來說，可能同一科技成果會產(chǎn)生重復(fù)科研經(jīng)費投入和重復(fù)科研勞動，這樣不僅占用國家大量有限的科研經(jīng)費，而且也使科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益大打折扣，當(dāng)然科技檔案對促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重大作用也不能達(dá)到最大化。

3.3 檔案管理設(shè)備、手段、技術(shù)和服務(wù)等方面滿足不了信息化要求

檔案設(shè)施老化、設(shè)備陳舊也是造成許多檔案面臨風(fēng)險的主要原因，如防火、防蟲害、防腐蝕等措施跟不上，許多檔案面臨被毀的危險；不能采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段來管理科技檔案，造成查找繁瑣，降低了使用效率；檔案為企業(yè)贏得效益更未有充分顯示出效果，尤其是利用己有的檔案資料進(jìn)行技術(shù)的比對、設(shè)計的優(yōu)化、施工技術(shù)創(chuàng)新、工藝上的借鑒等工作還沒有真正開展起來，許多寶貴的水電工程技術(shù)成果尤其是科研成果，沒有為企業(yè)真正創(chuàng)收增效做出應(yīng)有的技術(shù)貢獻(xiàn)。

4 加快水利水電科技檔案管理的信息化建設(shè)

4.1 加強(qiáng)科技檔案管理的人力資源建設(shè)工作

企業(yè)管理人員要高度重視科技檔案信息化應(yīng)用工作，做好企業(yè)檔案信息化規(guī)劃，并且將科技檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)管理中。對于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用來說要按照現(xiàn)代檔案管理的要求，主動地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，解放思想，對于科技檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用要做好計劃和安排。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的科技檔案管理部門，配備專業(yè)的科技檔案管理人員。在檔案管理隊伍建設(shè)上，要著力引進(jìn)具有檔案、信息技術(shù)背景的專業(yè)人才，提高他們的業(yè)務(wù)能力。要加強(qiáng)對企業(yè)科技檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員能夠及時地了解和掌握最新的科技檔案管理信息技術(shù)，掌握一般的檔案管理知識。不斷提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，實現(xiàn)科技檔案管理由傳統(tǒng)方式向信息化方向轉(zhuǎn)變。

4.2 深入了解企業(yè)及市場需求，促進(jìn)科技檔案的利用

要把科技檔案管理放到企業(yè)生存和發(fā)展的高度來認(rèn)識來作為。企業(yè)的發(fā)展是第一要務(wù)，科技檔案對于水電勘測設(shè)計院來講，是多年技術(shù)的積累也是產(chǎn)品的積累，更是技術(shù)實力和優(yōu)勢的儲備。企業(yè)在市場競爭中要長期地不斷地調(diào)用、借閱、使用、利用這些技術(shù)檔案，從工程的承攬到工程投運的各階段，尤其在規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計、施工各階段，每當(dāng)遇到技術(shù)問題，進(jìn)行相似、相關(guān)水電工程的研究、比對、借鑒，必要時可以用文字式、圖形式、數(shù)據(jù)式、聲像式、使檔案所起到的作用和體現(xiàn)出的優(yōu)勢更加顯著，在企業(yè)效益提升的過程中檔案自然也做出了應(yīng)有的技術(shù)貢獻(xiàn)。

水電科技檔案是一種特殊的技術(shù)資源，更是企業(yè)參與市場競爭的背景資源和“靠山”?？萍紮n案不應(yīng)該是躺在那里的死檔案，而應(yīng)該依據(jù)市場和社會需求，挖掘檔案在企業(yè)效益最大化中所起的作用和價值才是檔案管理的新理念、新思維。這就需要檔案管理者不僅僅是認(rèn)識上清楚，行為上也要跟上時代的節(jié)奏。分析市場需求和社會需求，在檔案被其他企業(yè)或單位使用、借閱和利用中，以及資源共享中搭建溝通市場和社會的信息平臺，達(dá)到互惠互利的目的，為企業(yè)謀取或贏得新的利益，使檔案管理有一個新的立足點和出發(fā)點，實現(xiàn)在市場競爭中的新作為。

4.3 引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理信息設(shè)備

要實現(xiàn)科技檔案的信息化和數(shù)字化，要引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備，這是科技檔案信息化的基礎(chǔ)。因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的投入，通過不斷完善檔案管理系統(tǒng)，更好地服務(wù)企業(yè)的發(fā)展需要。首先從資金上解決短缺的現(xiàn)象，因為在系統(tǒng)的日常維護(hù)和升級的過程中常常需要和專業(yè)的軟件公司合作，所以其維護(hù)費用比較高。同時檔案管理的信息化技術(shù)也對硬件的要求比較高，這都需要比較多的資金投入。要正確選擇符合企業(yè)科技檔案管理的軟件和系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有兼容性強(qiáng)和便于升級性，能夠和辦公自動化系統(tǒng)等連接起來，符合檔案信息化建設(shè)的要求。在現(xiàn)代科技檔案技術(shù)條件下，做好科技檔案案卷、文件的輸入、查詢和維護(hù)工作，提高文件的利用效率。通過原文輸入以及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案的檢索和查詢，最終建立公司科技檔案信息化管理平臺。在網(wǎng)絡(luò)化的平臺下，可以借助局域網(wǎng)等形式為企業(yè)各部門提供科技檔案查詢服務(wù)工作。在企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)站中建立檔案信息子頁，并且將檔案查詢和檔案管理系統(tǒng)鏈接起來，企業(yè)內(nèi)部工作人員根據(jù)各自的權(quán)限進(jìn)入系統(tǒng)查找自己所需要的文件信息。在信息化條件下，能夠借助局域網(wǎng)和因特網(wǎng)等形式，實現(xiàn)科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，這種服務(wù)方式能夠突破地域和空間上的限制，為社會以及其它用戶提供科技檔案信息查詢服務(wù)，從而實現(xiàn)科技檔案信息資源共享。

5 結(jié)束語

綜上所述，科技檔案管理是對水利水電企業(yè)中的工程建設(shè)的詳細(xì)記錄，是水利水電建設(shè)中重要的組成部分。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對科技檔案管理信息化建設(shè)的重視，合理規(guī)劃檔案管理的人力資源建設(shè)，深入了解企業(yè)及市場需求，促進(jìn)科技檔案的利用，引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理信息設(shè)備，以提高企業(yè)科技檔案管理質(zhì)量，提高檔案資源的服務(wù)效率。

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[3]劉春梅.信息時代如何加強(qiáng)水庫移民檔案管理工作[J].檔案天地，2015，S1：24～25.

G270.7

A

1004-7344（2016）10-0025-02

2016-3-20

朱惠怡（1974-），女，助理館員，本科，主要從事科技檔案管理相關(guān)工作。