電力企業(yè)辦公室文秘工作水平提升對(duì)策

李利

（國(guó)網(wǎng)四川省電力公司大英縣供電分公司四川大英縣629300）

電力企業(yè)辦公室文秘工作水平提升對(duì)策

李利

（國(guó)網(wǎng)四川省電力公司大英縣供電分公司四川大英縣629300）

企業(yè)辦公室文秘工作肩負(fù)著以文輔政的重?fù)?dān)，企業(yè)辦公室文秘人員既肩負(fù)著對(duì)外交往的重任，也需合理協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)單位的相關(guān)事宜。而當(dāng)前文秘工作仍存在著諸多問(wèn)題。本文基于電力企業(yè)辦公室文秘工作現(xiàn)狀，首先分析了企業(yè)辦公室文秘工作的重要性，并探討了當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作存在的問(wèn)題，最后提出了幾點(diǎn)做好企業(yè)辦公室文秘工作的對(duì)策。

電力企業(yè)；辦公室；文秘工作；提升對(duì)策

1 引言

辦公室屬于企業(yè)核心事物集中處理的關(guān)鍵場(chǎng)所，其文秘的工作事項(xiàng)繁瑣復(fù)雜，控制影響著企業(yè)的順利正常運(yùn)行。辦公室文秘工作作為一個(gè)重要的信息傳輸角色，在工作上必須要做準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖，熟練相關(guān)業(yè)務(wù)技能，具備隨機(jī)應(yīng)變及時(shí)處置突發(fā)狀況活泛的能力。只有做到眼觀(guān)六路、八面玲球，才能在工作上保證效率。

2 企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

企業(yè)辦公室文秘崗位許多工作事務(wù)為做好領(lǐng)導(dǎo)工作的鋪墊，例如會(huì)前籌備工作、會(huì)議服務(wù)工作；信息收集與處理工作等。文秘的這些工作直接決定著領(lǐng)導(dǎo)的工作效率與工作進(jìn)程。因而日常工作中文秘需要明確領(lǐng)導(dǎo)工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)同領(lǐng)導(dǎo)的溝通，充分為領(lǐng)導(dǎo)的工作做好鋪墊。其次，除了為領(lǐng)導(dǎo)工作做好鋪墊的作用，文秘工作還有著對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行延伸與拓展的重要作用。如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策之后，文秘需要結(jié)合會(huì)議草擬出領(lǐng)導(dǎo)決策文件，利用書(shū)面的形式準(zhǔn)確表達(dá)出領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容并向各單位下發(fā)，同時(shí)收集與反饋各單位的意見(jiàn)與建議；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書(shū)需要有效整理好領(lǐng)導(dǎo)所帶回的重要資料并處理好各項(xiàng)事務(wù)。這也給文秘工作提出了較高的要求，秘書(shū)在嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)要求辦事的同時(shí)，也要注重加強(qiáng)自身的應(yīng)變能力來(lái)獲取工作的預(yù)期效果。

3 企業(yè)辦公室文秘工作存在的問(wèn)題

3.1 缺乏實(shí)際問(wèn)題處理經(jīng)驗(yàn)

電力企業(yè)辦公室文秘人員現(xiàn)重點(diǎn)只注重對(duì)文件事務(wù)的處理，但缺乏對(duì)實(shí)際問(wèn)題的處理經(jīng)驗(yàn)。由于其具體工作性質(zhì)，經(jīng)常按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行，文秘人員只需熟悉書(shū)面文件日程的處理。但在人員溝通協(xié)調(diào)上，電力企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)儲(chǔ)備上，缺乏靈活性管理基礎(chǔ)。伴隨當(dāng)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種電力相關(guān)技術(shù)的更新?lián)Q代，電力企業(yè)面臨各項(xiàng)新科技、各種新辦公形式的轉(zhuǎn)換。而辦公室文秘人員思想易機(jī)械化，知識(shí)更新緩慢，在解決突發(fā)實(shí)際問(wèn)題上不能有效的解決。

3.2 綜合素質(zhì)有待提升

文秘人員的綜合素質(zhì)不足也是當(dāng)前所面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。就現(xiàn)狀來(lái)看，當(dāng)前電力企業(yè)辦公室文秘人員通常為半路出家，缺乏專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的文秘知識(shí)，無(wú)法全面滿(mǎn)足工作需求，在工作當(dāng)中無(wú)法高效完成任務(wù)；并且文秘人員自身知識(shí)更新較慢，學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，綜合素質(zhì)難以有效提升，工作視野與思路有待拓展；并且部分文秘人員也存在著服務(wù)意識(shí)差的現(xiàn)象，工作中表現(xiàn)為工作積極性不高、責(zé)任心不強(qiáng)等，導(dǎo)致辦公室文秘工作效率大打折扣。

3.3 缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

在電力企業(yè)辦公室文秘工作中，由于企業(yè)的性質(zhì)需要處理的事項(xiàng)會(huì)特別繁重。文秘工作人員經(jīng)常缺乏明確的目標(biāo)，正在處理稿件的同時(shí)突然領(lǐng)導(dǎo)又交代新的任務(wù)；在剛轉(zhuǎn)換新任務(wù)的過(guò)程中下級(jí)部門(mén)又過(guò)來(lái)請(qǐng)示項(xiàng)目決策；在交代工作的同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)又在加急催促統(tǒng)計(jì)表格。同時(shí)間面臨各項(xiàng)緊急事物的處理分身乏術(shù)導(dǎo)致工作一團(tuán)亂麻，在工作中機(jī)械式行動(dòng)缺少靈活性沒(méi)有統(tǒng)籌意識(shí)，從而導(dǎo)致其工作效率低下工作完成度不高。

4 電力企業(yè)辦公室文秘工作水平提升對(duì)策

4.1 強(qiáng)化執(zhí)行，提升服務(wù)意識(shí)

作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，文秘人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化自身的執(zhí)行意識(shí)。文秘人員可在領(lǐng)導(dǎo)決策之前提出自身意見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)決定之后的事情必須要想方設(shè)法全面完成，做領(lǐng)導(dǎo)身旁忠實(shí)的執(zhí)行人。同時(shí)，企業(yè)辦公室文秘人員數(shù)量有限，因而如何高效完成任務(wù)是一個(gè)重要的問(wèn)題。文秘人員應(yīng)當(dāng)積極改善自身的工作方法。工作中應(yīng)加強(qiáng)總結(jié)，理清辦公室工作規(guī)律所在，安排自身工作時(shí)間，從而能夠有條不紊地完成領(lǐng)導(dǎo)以及部門(mén)的各項(xiàng)工作任務(wù)；并且辦公室文秘人員通常情況下由于工作繁忙，自主安排的時(shí)間較少，因而在文秘人員在日常工作中有必要積極調(diào)整好自身的工作心態(tài)，以良好的態(tài)度應(yīng)對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)。此外，企業(yè)辦公室的主要職責(zé)為向領(lǐng)導(dǎo)以及各部門(mén)所服務(wù)，因而對(duì)于文秘工作人員而言，樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)是工作開(kāi)展的根本。日常工作當(dāng)中，企業(yè)辦公室文秘人員需要堅(jiān)持自身良好的服務(wù)意識(shí)，以真誠(chéng)熱情的服務(wù)為基礎(chǔ)，完成領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門(mén)所交予的職責(zé)；不斷提升自身服務(wù)意識(shí)，協(xié)調(diào)好企業(yè)各個(gè)部門(mén)單位之間的關(guān)系，確保各項(xiàng)工作零擱置、零積壓、零失誤，較好為公司領(lǐng)導(dǎo)分憂(yōu)，也為科室、基層服務(wù)。

4.2 及時(shí)溝融找準(zhǔn)重點(diǎn)

在辦公室文秘工作中會(huì)需要與各部門(mén)人員接觸，要在及時(shí)溝通上下狠功夫。文秘人員在溝通反面比較欠缺的主要原因，是自身缺乏服務(wù)意識(shí)。電力企業(yè)辦公室文秘人員由于經(jīng)常處理書(shū)面日常事務(wù)，在人情練達(dá)上表現(xiàn)欠缺且并不重視其自身有效傳達(dá)溝通的責(zé)任意識(shí)，文秘人員應(yīng)當(dāng)在工作中從被動(dòng)服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)，充分發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性主動(dòng)詢(xún)問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)日準(zhǔn)備事項(xiàng)，在工作關(guān)鍵期間主動(dòng)溝通了解掌握工作信息，從被動(dòng)接受安排工作到主動(dòng)制定計(jì)劃采取行動(dòng)，有效處理工作提高辦事水平。電力企業(yè)辦公室文秘的工作必須確保在短時(shí)間溝通中領(lǐng)會(huì)各項(xiàng)任務(wù)的工作重點(diǎn)與意義，只有不斷的改善被動(dòng)的工作局面，在溝通中主動(dòng)把握信息積極協(xié)調(diào)組織，才是提高工作水平最有效的途徑。

4.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)積累經(jīng)驗(yàn)

在面對(duì)如今辦公環(huán)境多樣化的需求，電力企業(yè)辦公室文秘由于日常工作的機(jī)械化容易導(dǎo)致思想陳舊缺少靈活性，因此需要不管加強(qiáng)文秘的知識(shí)技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在工作中實(shí)踐中探索方法，積累高效工作處理問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)。不斷夯實(shí)專(zhuān)業(yè)技能如：檔案管理、公文寫(xiě)作、人事制度、電力企業(yè)相關(guān)技術(shù)等。只有通過(guò)不斷的提高文秘自身素質(zhì)，在熟能生巧中結(jié)合勤奮好學(xué)才能提高文秘專(zhuān)業(yè)水平提高電力企業(yè)辦公效率。

4.4 抓好重點(diǎn)，注重工作細(xì)節(jié)

面對(duì)千頭萬(wàn)緒的文秘工作，作為文秘人員，日常工作中需要注重統(tǒng)籌安排，切忌馬馬虎虎。具體來(lái)講，文秘人員需要將需要辦理的事情記于日志當(dāng)中，區(qū)別輕重緩急、做好計(jì)劃，理順?biāo)悸罚挥羞@樣才能夠確保抓好重點(diǎn)，分清主次，不錯(cuò)辦、不誤辦，做到事事有條理，提升工作效率。其次，企業(yè)辦公室文秘工作的重點(diǎn)為做好信息傳達(dá)，文秘人員應(yīng)當(dāng)做好企業(yè)文件的上傳下達(dá)工作，嚴(yán)格處理好公文的審核以及發(fā)文等工作，特別是一些重要的文件，更要杜絕錯(cuò)誤領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的情況發(fā)生；同時(shí)需要積極做好企業(yè)信息的報(bào)送工作。作為企業(yè)辦公室工作中的一個(gè)重要部分，信息工作直接反映出企業(yè)的各項(xiàng)工作動(dòng)態(tài)。因而文秘人員在信息報(bào)送工作中需要將問(wèn)題切實(shí)弄清楚，有憂(yōu)報(bào)憂(yōu)、有喜報(bào)喜，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)可靠的信息。此外，對(duì)于文秘人員而言，辦公室工作面較為廣泛，工作當(dāng)中文秘人員需特別注重一些工作細(xì)節(jié)，處理好各個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題，保持謹(jǐn)慎仔細(xì)的工作原則，一心一意工作，認(rèn)真對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門(mén)交予自身的工作。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電力企業(yè)的辦公室文秘工作雖然表面上繁瑣普通，但因其重要的工作職能在企業(yè)中起到承上啟下，銜接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與基層溝通的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。辦公室文秘的工作水平直接影響企業(yè)的辦事效率，唯有從根本上不斷優(yōu)化自身工作方式做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，分清工作事項(xiàng)的輕重緩急井然有序的處理；在溝通上化被動(dòng)為主動(dòng)，積極通過(guò)對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的主動(dòng)了解，掌握關(guān)鍵信息與校心思路保證信息的準(zhǔn)確與及時(shí)；不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)夯實(shí)各項(xiàng)辦公技能；積極端正自身工作態(tài)度樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，在工作中保持謙虛穩(wěn)重的狀態(tài)才能有效提高電力企業(yè)辦公室文秘的工作水平。

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1004-7344（2016）28-0032-02

2016-9-2