文/王景杰

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建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理需求探析

文/王景杰

在施工管理全過程中，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案管理“三納入”和“四同步”原則，注重前端控制，使各項(xiàng)計(jì)劃進(jìn)度和施工文件文檔始終處于動(dòng)態(tài)的同步狀態(tài)中。尤其是對(duì)大量原始設(shè)計(jì)變更、施工技術(shù)、質(zhì)量檢驗(yàn)、驗(yàn)收評(píng)定等資料要進(jìn)行細(xì)致的處理，落實(shí)跟蹤處理制度，對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行通報(bào)，多方協(xié)調(diào)處理，改善檔案管理質(zhì)量

“城市化”背景下我國(guó)建筑施工企業(yè)迎來前所未有的發(fā)展機(jī)遇，城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，越來越多的新技術(shù)、新工藝和新材料運(yùn)用到建筑工程中，工程質(zhì)量得到更多關(guān)注，對(duì)工程項(xiàng)目集成管理的要求也越來越高，而工程項(xiàng)目檔案管理在其中也占據(jù)著舉足輕重的地位。但長(zhǎng)期以來，建筑施工企業(yè)普遍存在對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理重視度不夠的問題，工程項(xiàng)目檔案歸檔不及時(shí)、不完整、效率低、不規(guī)范的現(xiàn)象比較突出，為整個(gè)工程項(xiàng)目管理效率和效益的提升埋下了諸多隱患和風(fēng)險(xiǎn)，亟待采取有力措施加以改進(jìn)和完善。

一、傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理問題分析

手工管理效率低，以往進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理工作時(shí)大多運(yùn)用手工方式，即完全依賴人工實(shí)現(xiàn)文檔資料的收集、整理與檢索一系列工作。隨著建筑項(xiàng)目規(guī)模的擴(kuò)張，項(xiàng)目檔案數(shù)量尤為龐大，僅靠人工很難保證文檔管理工作的質(zhì)量，即便動(dòng)用大批人力與物力，也很難完全改變現(xiàn)有的低效率狀態(tài)。建筑項(xiàng)目施工文件大多為紙質(zhì)版，由于依賴于人工填寫，常由于保管、筆墨、紙質(zhì)等影響使施工文件準(zhǔn)確性偏低。一些工程甚至還會(huì)出現(xiàn)施工員不按實(shí)際記錄的情景，再加上復(fù)核不認(rèn)真，往往會(huì)出現(xiàn)文檔資料失真的問題。

收集不全，由于建筑工程項(xiàng)目期長(zhǎng)、參與方多，項(xiàng)目文檔分散性很強(qiáng)，從而增加了文檔收集難度。從責(zé)任者維度來看，由于參與方文檔工作意識(shí)、水平有限，不能兼顧項(xiàng)目建設(shè)與資料收集，往往等到工程項(xiàng)目即將結(jié)束時(shí)才開始準(zhǔn)備竣工驗(yàn)收。從時(shí)間維度來看，從項(xiàng)目初期直至竣工是相當(dāng)漫長(zhǎng)的過程，時(shí)間跨度大容易產(chǎn)生文檔“空檔期”。

更新不同步，實(shí)際工程項(xiàng)目的檔案管理中，文件編制往往落后于施工進(jìn)度，無法落實(shí)同步編制歸檔，因此其真實(shí)性、準(zhǔn)確性與可追溯性都較差。而且在實(shí)際施工環(huán)節(jié)常出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更，而項(xiàng)目檔案管理人員對(duì)變更情況不了解，很難展開實(shí)時(shí)的跟蹤與檢查，因此使得項(xiàng)目文檔失真嚴(yán)重。

項(xiàng)目檔案不規(guī)范，由于參與項(xiàng)目檔案整理的工作人員業(yè)務(wù)能力參差不齊，使項(xiàng)目文檔管理不規(guī)范。當(dāng)多方參與項(xiàng)目文檔的管理時(shí)，也使管理協(xié)調(diào)性較差，企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門銜接不足。除此之外，參與方項(xiàng)目文檔管理人員流動(dòng)性強(qiáng)，不少管理工作均由臨時(shí)工作人員負(fù)責(zé)，這也是項(xiàng)目文檔不規(guī)范的重要成因。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需求

工程項(xiàng)目檔案管理面臨著許多新情況、新問題，這些都要求加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，不斷提升其理論素養(yǎng)和實(shí)踐能力。同時(shí)，要關(guān)注檔案管理人員的成長(zhǎng)，在職務(wù)晉升、職稱評(píng)審等方面把政策落實(shí)到位，使其安心本職崗位，悉心鉆研業(yè)務(wù)，不斷提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化水平。

在施工管理全過程中，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案管理“三納入”和“四同步”原則，注重前端控制，使各項(xiàng)計(jì)劃進(jìn)度和施工文件文檔始終處于動(dòng)態(tài)的同步狀態(tài)中。尤其是對(duì)大量原始設(shè)計(jì)變更、施工技術(shù)、質(zhì)量檢驗(yàn)、驗(yàn)收評(píng)定等資料要進(jìn)行細(xì)致的處理，落實(shí)跟蹤處理制度，對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行通報(bào)，多方協(xié)調(diào)處理，改善檔案管理質(zhì)量。

考慮到檔案員自身檔案管理知識(shí)是有限的，而且工程項(xiàng)目工作量巨大，純手工整理難以滿足規(guī)范性與準(zhǔn)確性要求，還將出現(xiàn)合理組卷、擬定案卷標(biāo)題等諸多挑戰(zhàn)。借助于項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)、推進(jìn)檔案管理信息化，可以減少資料員的工作壓力，實(shí)現(xiàn)檔案整理工作的自動(dòng)化與智能化程度，一方面可以提高工作效率，另一方面使得檔案管理準(zhǔn)確性與規(guī)范性得到提升。

（作者單位：中鐵一局正方房地產(chǎn)開發(fā)公司）