新常態(tài)下地方高校檔案工作的思考

文/齊鴻雁

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新常態(tài)下地方高校檔案工作的思考

文/齊鴻雁

新常態(tài)下高校檔案工作存在五個(gè)方面的新常態(tài)，這些新常態(tài)對(duì)高校檔案工作既是嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，又是難得的機(jī)遇。加強(qiáng)"學(xué)習(xí)型館室"建設(shè)、制度建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)、創(chuàng)新檔案管理模式和服務(wù)形式等提出了對(duì)策，同時(shí)從上級(jí)主管部門和學(xué)校層面提出了建議，從而推動(dòng)高校檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、健康發(fā)展

新常態(tài)下對(duì)檔案工作提出了新要求、新任務(wù)。作為高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作的檔案工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和戰(zhàn)略機(jī)遇。高等學(xué)校如何適應(yīng)檔案工作新常態(tài)，如何夯實(shí)高校的基礎(chǔ)，如何更好地為高校教學(xué)、科研、管理及師生和社會(huì)服務(wù)，是高校檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫性任務(wù)。

一、新形勢(shì)下高校檔案工作的新常態(tài)

高校檔案工作的新常態(tài)具體表現(xiàn)為“五新”：一是對(duì)檔案和檔案工作的地位與作用有了新概括。二是對(duì)做好新形勢(shì)下檔案工作提出了新目標(biāo)。三是對(duì)檔案工作體制有了新提法。四是對(duì)“三個(gè)體系建設(shè)”提出了新措施。五是就加大對(duì)檔案工作的支持保障力度提出了新要求。

二、西北大學(xué)檔案工作存在的問(wèn)題及原因分析

西北大學(xué)在長(zhǎng)期的辦學(xué)歷史中，積累了豐富的檔案資源。目前學(xué)校僅有“西北大學(xué)檔案全宗”1個(gè)，館藏檔案七萬(wàn)余卷（件），主要包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財(cái)會(huì)、聲像、人物、實(shí)物等13個(gè)類別。

（一）存在的主要問(wèn)題

1、對(duì)檔案工作重視不夠

“基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖?！睂W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對(duì)檔案工作重視不夠，沒(méi)有把檔案工作看作不可缺少的基礎(chǔ)性工作。

2、檔案工作保障條件不足

一是學(xué)校及各單位存在“無(wú)人分管或只分工不真管現(xiàn)象”。二是檔案管理經(jīng)費(fèi)、專職檔案人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等經(jīng)費(fèi)保障不足。三是學(xué)校檔案工作人員編制偏少。四是檔案工作規(guī)章制度不夠健全，制度保障不完善。

3、檔案收集、管理、利用不到位

檔案資源收集模式單一，檔案收集滯后現(xiàn)象嚴(yán)重，收集內(nèi)容不完整，從事檔案管理工作的同志積極性不高?，F(xiàn)有網(wǎng)站和檔案管理信息系統(tǒng)均不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，管理信息化程度較低。

4、檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)不高

現(xiàn)有的專職、兼職檔案干部隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等方面存在結(jié)構(gòu)不合理、認(rèn)識(shí)不到位、能力不足等問(wèn)題。

（二）原因分析

1、認(rèn)識(shí)不到位。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作是學(xué)校不可缺少的重要的基礎(chǔ)工作之一。沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案在教學(xué)、科研、管理和服務(wù)社會(huì)中的憑證作用、文明傳承作用、資政育人作用，依法管檔意識(shí)淡薄。

2、保障力度不夠。學(xué)校和單位對(duì)“五納入”、“四同步”制度的落實(shí)不到位，在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作的同時(shí)，檔案工作沒(méi)有同步跟上，尤其是沒(méi)有將檔案工作納入年度考核。

三、改進(jìn)檔案工作的對(duì)策

1、加強(qiáng)“學(xué)習(xí)型館室”建設(shè)。一是利用定期召開(kāi)館務(wù)會(huì)議和定期業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》《西北大學(xué)檔案管理辦法》等，提高檔案干部隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是加強(qiáng)調(diào)研，積極學(xué)習(xí)借鑒兄弟院校檔案工作的經(jīng)驗(yàn)。三是加強(qiáng)繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)交流，鼓勵(lì)檔案干部積極參加國(guó)家和省內(nèi)組織的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2、加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)。“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓?！绷?zhēng)短期內(nèi)建立起較為完善的檔案管理制度保障體系，提高檔案工作執(zhí)行力。

3、加強(qiáng)檔案工作平臺(tái)建設(shè)。一是做好館庫(kù)基礎(chǔ)建設(shè)。二是做好檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)。

4、創(chuàng)新檔案管理模式和服務(wù)形式。檔案業(yè)務(wù)部門要以與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念贏得學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，以“中國(guó)夢(mèng)”的正能量推動(dòng)學(xué)校檔案工作上水平。檔案業(yè)務(wù)部門要積極拓寬檔案工作領(lǐng)域，“做到檔案形成到哪里，哪里需要檔案服務(wù)，檔案工作就開(kāi)展到哪里?！狈e極做好檔案宣傳工作，在全校干部、師生中逐步普及檔案知識(shí)養(yǎng)成檔案意識(shí)。改進(jìn)查閱方式，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，最大限度滿足利用者需求。

（作者單位：西北大學(xué)檔案館）