文/劉思洋

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信息化視閾下高校檔案管理的功用

文/劉思洋

高校檔案管理信息化建設(shè)的一些理論和實(shí)踐已經(jīng)證明，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化在很大程度上整合和優(yōu)化了高校檔案資源，提高了檔案管理質(zhì)量從而提升高校管理效率、推動高校教學(xué)和科研發(fā)展

隨著信息社會的發(fā)展和數(shù)字化校園的建設(shè)，高校辦公管理系統(tǒng)自動化開始普及，高校檔案管理面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理信息化成為趨勢。高校檔案管理信息化是指把高校內(nèi)各單位產(chǎn)生的紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，形成電子文本、電子圖片或多媒體等形式的電子文件，再將電子資源收集、篩選、整理、歸檔形成電子檔案，通過信息管理系統(tǒng)對電子檔案進(jìn)行管理。高校是發(fā)展和傳播先進(jìn)科技文化的重要陣地，檔案管理的信息化建設(shè)不僅有利于與高校辦公系統(tǒng)自動化接軌，同時(shí)促進(jìn)檔案管理與教學(xué)、科研同步發(fā)展，使檔案管理在信息化時(shí)代得到升華和擴(kuò)展。

一、利用信息化檔案提升高校行政管理效率

1、確保檔案資源的安全有序存儲傳統(tǒng)檔案保持技術(shù)下，紙質(zhì)、聲像檔案存儲于固定環(huán)境之中，不但占據(jù)了較大的空間，還極易受到蟲蝕、水災(zāi)、火災(zāi)、地震、霉變等自然因素的侵害。此外，因使用人的反復(fù)性查閱，也容易造成檔案原材料受到不同程度的損害。而檔案管理信息化背景下，檔案材料被存儲在虛擬計(jì)算機(jī)或云計(jì)算平臺之中，有效避免了上述災(zāi)害的發(fā)生。

2、提升檔案管理人員服務(wù)水平

在高校傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理人員需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集、篩選、整理、歸檔，編目等，傳統(tǒng)人工整理檔案工作量較大，需要耗費(fèi)時(shí)間和人力。當(dāng)需要查閱檔案時(shí)，檔案館員需要到檔案館通過手工檢索、再翻閱紙質(zhì)本檔案查閱需要的信息。而高校檔案管理信息化則徹底顛覆了傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的高效化、規(guī)范化。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)后，檔案管理人員只需登入檔案管理信息系統(tǒng)，輸入關(guān)鍵詞，即可查詢到需要的電子檔案信息。一些檔案管理系統(tǒng)還為用戶提供了精確查找、模糊查找、分類查找、關(guān)聯(lián)查找等不同的查找服務(wù)，一定程度上改善了檔案管理人員工作狀態(tài)，使其從繁瑣機(jī)械的勞動中解脫出來大大提高了檔案管理人員工作效率，節(jié)約了查詢時(shí)間，提升了其工作效率。

3、提高檔案利用率

而高等院校是先進(jìn)文化知識的傳播和生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，隨著辦公自動化平臺的普及，高校各單位各部門每日都有大量的電子文件產(chǎn)生。傳統(tǒng)的人工檔案管理模式下不能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集和整理電子文件。長期以來，導(dǎo)致高校各部門越來越多的電子文件資源在歸檔過程中有遺漏。而檔案信息化建設(shè)后，檔案信息管理系統(tǒng)與高校辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接和資源共享。一方面有利于檔案管理員對檔案信息資源進(jìn)行收集整理，提高檔案建設(shè)的質(zhì)量。另一方面有利于高校檔案資源的利用，提高利用率。在檔案管理信息系統(tǒng)中可針對可建立面向多類型用戶的數(shù)據(jù)庫，設(shè)立不同的權(quán)限，各部門人員可通過網(wǎng)絡(luò)在一定權(quán)限下訪問到需要的檔案信息。這不僅滿足高校各部門各類型人員查詢使用檔案的需求，也提高了有價(jià)值檔案信息的利用率。

二、整合信息化檔案有助于促進(jìn)高校教學(xué)和科研水平提升

1、整合信息化教學(xué)資料保障教學(xué)

檔案信息化建設(shè)，可將常規(guī)教學(xué)檔案管理納入到檔案管理信息化平臺中，為教學(xué)質(zhì)量的提升提供文獻(xiàn)支持和保障。例如，哈佛大學(xué)檔案館投資五千萬美元專門設(shè)立公開課網(wǎng)站，為每位高級教授錄制全程授課視頻，并將視頻存檔。這是高校教學(xué)檔案系統(tǒng)化開發(fā)的一個(gè)典型例子，值得我國高校檔案管理館借鑒。

2、共享信息化科研資源推動科研

檔案信息化建設(shè)可實(shí)現(xiàn)高校檔案管理系統(tǒng)和學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的并軌，檔案管理系統(tǒng)接收辦公自動化過程中形成的較為規(guī)范的科研文件信息，并將其直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，再有高校檔案館對其資源進(jìn)行優(yōu)化管理。一方面高校檔案管理信息系統(tǒng)是本?？蒲袡n案信息共享的基礎(chǔ)，能夠有效存儲和讀取本校科研檔案信息資源，整合有序的電子科研檔案為高校教學(xué)科研提供檔案信息檢索、咨詢。另一方面，還能通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與其它高校、信息資源庫等相關(guān)科研信息進(jìn)行連接，促進(jìn)最新學(xué)術(shù)研動態(tài)獲取和學(xué)術(shù)交流。

（作者單位：西安醫(yī)學(xué)院）