醫(yī)學(xué)科研檔案管理的問題與對策分析

■嚴(yán)穎波

醫(yī)學(xué)科研檔案管理的問題與對策分析

■嚴(yán)穎波

科研檔案是指科學(xué)技術(shù)在研究過程中所形成的、具有較高保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等形式的文件材料。醫(yī)學(xué)科研檔案真實(shí)的記錄和反映了醫(yī)學(xué)研究與醫(yī)療實(shí)踐的整個(gè)過程，它不僅是醫(yī)學(xué)科技知識承載的基礎(chǔ)，也是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的重要條件與依據(jù)。醫(yī)學(xué)科研檔案信息可以為醫(yī)療工作、臨床表現(xiàn)、醫(yī)學(xué)研究提供有效的幫助，減少不必要的資源浪費(fèi)，提高醫(yī)學(xué)科研成果的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。

一、醫(yī)學(xué)科研檔案管理的重要意義分析

1． 有效提高科研成果的價(jià)值

醫(yī)學(xué)科研檔案可以有效的提高科研成果的價(jià)值，可以指導(dǎo)醫(yī)藥衛(wèi)生單位進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的研究工作，減少因低水平造成的重復(fù)工作，為醫(yī)學(xué)科研管理部門提供決策依據(jù)，避免管理者出現(xiàn)決策失誤；同時(shí)，還可以將科研研究領(lǐng)域中獲獎(jiǎng)科研成果的檔案加以整合和調(diào)配，使其成為具有較強(qiáng)競爭力與含金量的新成果，使科研檔案在提高我國醫(yī)療水平方面發(fā)揮重要的意義。同時(shí)，醫(yī)學(xué)科研檔案的收集與管理會直接影響科研成果的申報(bào)，一份完整的申報(bào)資料可以直接影響評審對整個(gè)研究成果的態(tài)度。根據(jù)往年的申報(bào)情況來看，有的科研成果很有價(jià)值，但由于申報(bào)人的資料不完整而遭到淘汰，導(dǎo)致科研成果的嚴(yán)重浪費(fèi)。一套完整的科研檔案可以準(zhǔn)確的表達(dá)研究者的研究成果，使評審員對成果有較為全面的了解，大大的提高科研成果的質(zhì)量。

2． 有效推動(dòng)科研成果管理，助力社會發(fā)展

醫(yī)學(xué)科研檔案信息的開發(fā)可以很好推動(dòng)科研成果管理，科研成果的形成與發(fā)展是檔案管理工作中的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一。隨著我國社會市場經(jīng)濟(jì)對醫(yī)藥衛(wèi)生單位的要求，加快科研檔案工作的發(fā)展與改革已經(jīng)成為醫(yī)學(xué)管理工作的必然要求。社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展在很大程度上加大了醫(yī)療衛(wèi)生與科研機(jī)構(gòu)對醫(yī)學(xué)研究的投入力度，科研成果不僅對醫(yī)療衛(wèi)生研究工作有積極的推動(dòng)作用，還對檔案的管理與社會發(fā)展創(chuàng)造了更大的經(jīng)濟(jì)效益。

二、目前我國醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)

醫(yī)學(xué)科研涉及方面較廣，它涵蓋了多種學(xué)科，是一門綜合性的科學(xué)體系。醫(yī)學(xué)科研檔案除了具備一般檔案所有的特性外，還具有以下幾種特點(diǎn)：

1．檔案形成的連續(xù)性與周期性較長?？蒲袡n案的形成與其研究周期有著密切的聯(lián)系，科研研究項(xiàng)目與課題從開始到結(jié)題要經(jīng)歷很長的一段時(shí)間，短則幾個(gè)月，長則一年甚至更長時(shí)間，中間每一個(gè)環(huán)節(jié)都具有較強(qiáng)的連續(xù)性，一旦其中某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，整個(gè)研究課題將陷入癱瘓狀態(tài)。

2．檔案的專業(yè)性較強(qiáng)。與其他科研檔案不同，醫(yī)學(xué)課題的研究一般都是按照專業(yè)來進(jìn)行研究的。比如，臨床醫(yī)學(xué)研究中的：內(nèi)科、外科、婦科、兒科；基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究的：病理、藥理、生化等多種專業(yè)。在醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)中不同的專業(yè)有其不同的特點(diǎn)，往往不能相互影響，它們會在專業(yè)范圍內(nèi)進(jìn)行較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼n堂研究。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案在管理中經(jīng)常體現(xiàn)出不同的專業(yè)特征。

3．完整性強(qiáng)。醫(yī)學(xué)研究通常是以專題來進(jìn)行研究的，每一項(xiàng)專題都需要一整套完整的研究過程，從開始到結(jié)題相互影響、相互關(guān)聯(lián)才可以形成具有較強(qiáng)專業(yè)性與完整性的科技文件材料，促使研究過程的每一步都緊密相連。

4．學(xué)科的綜合性較強(qiáng)。醫(yī)學(xué)科學(xué)的研究涉及到多個(gè)方面，是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的學(xué)科。隨著社會的發(fā)展，大量的科學(xué)設(shè)備與新興技術(shù)越來越多的運(yùn)用到醫(yī)學(xué)研究的各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，在交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科以及多種學(xué)科聯(lián)合研究下，幫助研究者更好的完成醫(yī)學(xué)科學(xué)科研成果。目前，由于專題檔案學(xué)科的綜合性增強(qiáng)，醫(yī)學(xué)科學(xué)研究各單位間協(xié)助項(xiàng)目數(shù)量也有了較快的增加。

5．檔案的數(shù)量大、形式多。

醫(yī)學(xué)研究具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，一般研究結(jié)果數(shù)量大，記錄形式多樣，研究者通常會根據(jù)各種病歷、標(biāo)本、化驗(yàn)單、檢測結(jié)果以及音頻與視頻等資料進(jìn)行數(shù)據(jù)說明，造成了醫(yī)學(xué)檔案的數(shù)量龐大，形式較多的特點(diǎn)。

6．保密性較強(qiáng)。科研文件及資料會涉及一系列知識產(chǎn)權(quán)問題，在一定程度上需要相關(guān)部門的保護(hù)，尤其是醫(yī)學(xué)科研檔案。醫(yī)學(xué)科研成果具有較強(qiáng)的使用價(jià)值，一些特殊的臨床資料與疫情統(tǒng)計(jì)報(bào)告，國家會根據(jù)保密法對其進(jìn)行相關(guān)等級的保密措施，從而減少資源外泄給國家和人民帶來危害。醫(yī)學(xué)科研檔案的管理是對與本單位相關(guān)的資料、成果進(jìn)行系統(tǒng)的收集、分類與編研，保障醫(yī)學(xué)科研檔案的完整與安全。只有管理好醫(yī)學(xué)科研檔案，才可以提高其整體管理水平，為醫(yī)院的科學(xué)研究與發(fā)展提供有利保障。

三、新時(shí)期下我國醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作中的問題

1．檔案管理人員歸檔意識較弱

目前，在我國醫(yī)學(xué)檔案管理工作人員中，大多數(shù)的工作人員的歸檔意識較較弱，對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。主要表現(xiàn)在，拿到檔案的第一時(shí)間不能進(jìn)行有效的整理與歸檔，造成諸多科研檔案存放混亂，經(jīng)常出現(xiàn)遺失現(xiàn)象發(fā)生。另一方面是科研檔案缺乏嚴(yán)格把關(guān)，當(dāng)計(jì)劃任務(wù)與文件資料下達(dá)時(shí)，管理人員在接收后未能第一時(shí)間進(jìn)行檢查，造成文件材料的遺失與錯(cuò)誤；新的藥品報(bào)批、科研成果鑒定和驗(yàn)收未能與科研檔案同步進(jìn)行，造成藥品登記出現(xiàn)遺漏、科研成果遭到淘汰。此外，醫(yī)學(xué)科研檔案的收集與管理會直接影響科研成果的申報(bào)，科研成果有關(guān)的的檔案包括：成果的鑒定資料、申報(bào)資料、推廣資料以及諸多附加材料，每一項(xiàng)科研成果都具備一整套的檔案依據(jù)，但往往在研究中很多科研工作者容易忽視對原始資料的收集，認(rèn)為只要完成研究就可以了，這就造成研究的原始資料混亂不全，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的信息遺漏，導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作很難有效的開展。

2．技術(shù)分布不均，管理手段落后

在我國目前歸檔的醫(yī)學(xué)科研資料中，部分材料缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性以及完整性，這就導(dǎo)致檔案在很大程度上缺乏真實(shí)有效的依據(jù)，可用于參考的意義降低；在傳統(tǒng)的歸檔中，檔案多為紙質(zhì)材料，對于音頻、視頻和圖像等電子資料，由于缺乏專業(yè)技術(shù)和設(shè)備未能進(jìn)行有效的歸檔與存放，嚴(yán)重的影響了醫(yī)學(xué)科研檔案保存的質(zhì)量。特別是隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)通訊與管理開始逐漸取代了傳統(tǒng)管理模式，自動(dòng)化辦公越來越多的運(yùn)用到醫(yī)療救治與科研檔案管理中去。在我國發(fā)達(dá)地區(qū)，管理人員文化水平較高、技術(shù)設(shè)備較為先進(jìn)，但也有少數(shù)醫(yī)院和醫(yī)療機(jī)構(gòu)仍使用手工管理模式，尤其是在部分基層醫(yī)院，由于技術(shù)相對落后和檔案管理人員使用計(jì)算機(jī)的能力較差，仍然采用落后的傳統(tǒng)的手工記錄模式，導(dǎo)致工作效率、技術(shù)含量、信息的使用率較低，嚴(yán)重制約了當(dāng)?shù)蒯t(yī)療事業(yè)與檔案管理的發(fā)展。

3．缺乏完善的醫(yī)學(xué)科研檔案管理體制

目前我國部分醫(yī)院對于科研檔案的管理認(rèn)識不夠，缺乏一套完善的管理體制?，F(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部管理體制不協(xié)調(diào)，人員的流動(dòng)性較大，少數(shù)單位還存在人員編制不足的狀況，在這種情況下，醫(yī)院就很難找到專業(yè)的管理人員對醫(yī)學(xué)科研檔案進(jìn)行管理。有的醫(yī)院和醫(yī)療單位是由辦公室或圖書管理員對檔案進(jìn)行監(jiān)管，這在很大程度上導(dǎo)致檔案管理人員缺乏責(zé)任感與工作積極性。由于缺乏系統(tǒng)、完善的管理體制，造成所有的工作都趨于形式化，不能從根本上解決管理中存在的實(shí)際問題。

4．醫(yī)學(xué)科研檔案的開發(fā)和利用較少

醫(yī)學(xué)科研成果具有較強(qiáng)的保密性，只有一少部分可以用來開發(fā)和利用，這在很大程度上限制了資源的使用，導(dǎo)致一些重大醫(yī)學(xué)研究成果很難受益于人民。醫(yī)療單位與機(jī)構(gòu)由于規(guī)模不同，在科研成果上的取得結(jié)果也大不相同，很多的醫(yī)學(xué)科研成果可以為醫(yī)院帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益，相關(guān)負(fù)責(zé)人就會要求對核心技術(shù)與資料進(jìn)行嚴(yán)格的保密，使得其可開發(fā)的資源嚴(yán)重減少。

四、加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研檔案管理的對策

1．轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對科研檔案的重視

醫(yī)學(xué)科研檔案真實(shí)的反映著科研工作的進(jìn)度，改變傳統(tǒng)的管理觀念，加強(qiáng)對醫(yī)學(xué)科研檔案的重視，是醫(yī)學(xué)檔案管理面臨的首要問題。充分的認(rèn)識科研檔案不僅是醫(yī)學(xué)活動(dòng)所需的重要資料，也是體現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研成果價(jià)值的標(biāo)志。在研究工作中要讓專人對其進(jìn)行記錄與保管，從開題之日起要隨著研究工作深入不斷的記錄各種原始數(shù)據(jù)，直至研究結(jié)束所有的數(shù)據(jù)報(bào)告、成果鑒定材料都要收集齊全、規(guī)范整理。這樣一來即使是檔案中有所遺漏也可以通過原始資料進(jìn)行查詢和補(bǔ)救。從而保證醫(yī)學(xué)檔案系統(tǒng)與完整，特別是在一些新藥品的研發(fā)與管理上，更應(yīng)該加強(qiáng)檔案的管理。此外，還要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，服務(wù)形式較為被動(dòng)，嚴(yán)重的影響了檔案資源的利用率。通常檔案管理工作是將研究材料進(jìn)行收集、整理來完成檔案歸檔工作，目的是為醫(yī)療事業(yè)的開發(fā)與利用提供有效的資源。但在傳統(tǒng)的管理模式中，管理人員通常只是坐等借卷，缺乏主動(dòng)服務(wù)與管理意識，因此，要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，將被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識，將工作重心逐步轉(zhuǎn)移到發(fā)展上，主動(dòng)整理為科研工作提供良好的信息資料。同時(shí)檔案管理人員也要全面的掌握和了解本單位的所有相關(guān)的科研項(xiàng)目，主動(dòng)向科研工作者提供全方位、多層次、準(zhǔn)確性高的醫(yī)學(xué)科研資料，減少科研勞動(dòng)成果的浪費(fèi)，最大限度的發(fā)揮檔案的作用與價(jià)值，為醫(yī)學(xué)研究提供更好的服務(wù)。

2．加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研檔案制度的實(shí)施

建立和完善各類檔案管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，制定嚴(yán)格的檔案工作制度。第一，運(yùn)用不同的管理方法與手段進(jìn)行統(tǒng)一管理，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。在醫(yī)院和醫(yī)療機(jī)構(gòu)中建立綜合檔案室，設(shè)專人進(jìn)行全面負(fù)責(zé)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)的建立，由醫(yī)院或機(jī)構(gòu)設(shè)專職管理人員進(jìn)行歸檔與保管工作，醫(yī)院或機(jī)構(gòu)各部門領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，讓檔案室成為職能部門，做到統(tǒng)一管理，只有這樣才能對醫(yī)學(xué)科研檔案進(jìn)行有效的規(guī)范與管理，充分發(fā)揮科研檔案的作用。第二，建立完善的激勵(lì)制度。一個(gè)好的管理模式與獎(jiǎng)勵(lì)制度可以更好的促進(jìn)工作人員的積極性，在醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度中添加激勵(lì)制度，將管理人員的獎(jiǎng)懲與單位、機(jī)構(gòu)的綜合管理目標(biāo)、年度考核、人員晉升、職位晉升進(jìn)行直接掛鉤，從而調(diào)動(dòng)起他們的積極性。醫(yī)院或科研機(jī)構(gòu)要定期召開檔案管理評選活動(dòng)，對檔案管理中歸檔率與合格率高、服務(wù)意識與責(zé)任感較強(qiáng)的人員給予大會表彰，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提高工作質(zhì)量。第三，對醫(yī)學(xué)科研成果歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控管理。為了更好的保障醫(yī)學(xué)科研檔案的完整性、系統(tǒng)性，科研檔案管理人員必須具備超前的控制意識，加強(qiáng)對科研成果資料的檢查以及歸檔過程的監(jiān)控管理，建立動(dòng)態(tài)的管理模式，對檔案的收集與管理做到嚴(yán)格把控，對入庫的成果檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充，加強(qiáng)將科研成果轉(zhuǎn)化成階段性材料收集與整理，細(xì)化每一步歸檔流程，從而確保醫(yī)學(xué)科研檔案的齊全完整與規(guī)范。

3．加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著信息時(shí)代的到來，越來越多的行業(yè)與單位都開始進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理不僅可以提高工作效率，還可以利用網(wǎng)絡(luò)對資源進(jìn)行匯集建立龐大的資源庫，為醫(yī)療科研檔案的開發(fā)創(chuàng)造有利的條件。網(wǎng)絡(luò)更新速度快，管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)開闊視野，了解和掌握市場發(fā)展的新動(dòng)向，避免傳統(tǒng)管理模式中數(shù)量大、更新慢、歸檔難、儲存占地空間大的弊端。未來的時(shí)代中網(wǎng)絡(luò)將會成為整個(gè)世界的發(fā)展趨勢，網(wǎng)絡(luò)不僅可以儲存大量的資源，還會發(fā)現(xiàn)更多的機(jī)遇，為醫(yī)學(xué)科研開發(fā)創(chuàng)造出良好的發(fā)展條件。

4．加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)今的社會競爭實(shí)則是人才的競爭，一個(gè)企業(yè)中高素質(zhì)人才越多發(fā)展越快。而醫(yī)療機(jī)構(gòu)關(guān)乎人的生命安全更需要具有高學(xué)歷、專業(yè)性強(qiáng)的人才。因此，醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)和檔案界更應(yīng)該將人才隊(duì)伍建設(shè)放在發(fā)展的首要位置，重視人才的培養(yǎng)與挖掘，建造一批高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。高素質(zhì)的技術(shù)人才與檔案管理人才，是整個(gè)醫(yī)學(xué)科研檔案管理的主要力量。高素質(zhì)管理人員要具有專業(yè)的知識，開闊的視野、較強(qiáng)的信息意識與創(chuàng)新意識，還要具備較強(qiáng)的責(zé)任意識與保密素質(zhì)，要熱愛自己的工作，在管理中不斷的提高自身的管理水平與能力，提高醫(yī)學(xué)科研檔案管理的質(zhì)量。此外，加強(qiáng)基層檔案管理建設(shè)。運(yùn)用多媒體信息技術(shù)對檔案進(jìn)行規(guī)范化分配與管理。對技術(shù)和管理相對落后的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行技術(shù)與人員的支持，定期的開展學(xué)術(shù)交流與人才下基層的管理模式，增加和培養(yǎng)基層工作人員的檔案管理意識，通過借鑒與學(xué)習(xí)逐步建立一套適應(yīng)自身發(fā)展的檔案管理方法，為自身的發(fā)展提供有利的保障。

5．在實(shí)際中采取有效的管理方法：“四同步”

有效的管理的管理方法，可以很大程度的提高醫(yī)學(xué)科研檔案的管理質(zhì)量。（1）在一個(gè)項(xiàng)目或課題在立項(xiàng)時(shí)，研究課題組對工作流程還不是很熟悉，檔案管理沒有足夠的意識，這時(shí)有關(guān)部門應(yīng)該對所有的工作人員進(jìn)行檔案管理、形成、以及信息積累方面進(jìn)行有效的指導(dǎo)，增強(qiáng)工作人員的檔案與資料的管理意識，促進(jìn)課題組對檔案管理重要性能有個(gè)全面的認(rèn)識，從而更好的保管好科研檔案。（2）當(dāng)研究課題進(jìn)行到某一階段時(shí)，已經(jīng)形成了大量的數(shù)據(jù)、文件材料，這時(shí)就要對這個(gè)階段的材料進(jìn)行總結(jié)與檢查。對所有形成的報(bào)告進(jìn)行審查，查缺補(bǔ)漏對不合格或是有錯(cuò)誤、遺漏的地方提出修改意見，從而提高科研檔案的完整性與質(zhì)量。（3）當(dāng)研究項(xiàng)目完成時(shí)，工作人員要對全部的資料進(jìn)行整理與匯總，保證整個(gè)項(xiàng)目的完整性，因?yàn)檫@些信息是科研成果鑒定與申報(bào)的必要材料。同時(shí)，鑒定時(shí)檔案管理人員要全程參與或協(xié)助鑒定委員會進(jìn)行審查，由于科研檔案管理人員對整個(gè)的科研進(jìn)度、形成的情況有著非常詳細(xì)的了解，如果鑒定委員會在鑒定中遇到任何問題，檔案管理人員可以第一時(shí)間進(jìn)行有效的講解與說明，還可以增強(qiáng)對保密性較強(qiáng)的文件確認(rèn)，減少不必要的信息泄露問題。（4）根據(jù)有關(guān)規(guī)定，科研成果檔案會在鑒定之后的一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行歸檔處理，在申報(bào)成果與獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，需要檔案管理部門出示相關(guān)的歸檔證明，增加檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性與完整性，這樣一來不僅可以提高檔案的歸檔率，還可以為醫(yī)學(xué)科研人員晉升提供有利的保證。“四同步”的管理方法在實(shí)踐中的實(shí)施并不是檔案管理部門的事情，它需要各相關(guān)部門間的協(xié)作與配合，比如科研管理部門、科研小組、檔案管理部門以及涉及到科研的所有工作人員。這樣才可以提高科研檔案的真實(shí)性與鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。

（作者單位：廣東醫(yī)科大學(xué)）