◆比約恩·安德森　湯姆·費格豪 著

賈宣東　李文成　譯

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根原因分析：問題原因頭腦風暴的工具

◆比約恩·安德森湯姆·費格豪 著

賈宣東李文成譯

在本階段可以使用如下工具：(1)頭腦風暴法；(2)書面頭腦風暴法(Brainwriting)；(3)是-非矩陣(Is-Is Not Matrix)；(4)名義群組技術(shù)(Nominal Ggroup Technique)；(5)配對比較(Paired Comparisons)。

頭腦風暴法

針對一個給定的問題，在產(chǎn)生盡可能多的好想法方面，頭腦風暴法是一個偉大的方法。其目的是：(1)得出并產(chǎn)生一系列可以改進的問題領(lǐng)域；(2)通過對問題的分析，識別可能的結(jié)果；(3)得出產(chǎn)生問題的一系列可能的原因；(4)鼓勵對消除原因的途徑的思考。

使用步驟：(1)清晰地界定頭腦風暴的主題，并把它寫在白板上或活頁紙上。(2)讓參與者按照所采用的結(jié)構(gòu)化的或非結(jié)構(gòu)化的方法提出各自的想法。(3)寫下每個人提出的想法，使用同樣的字體作為初始的建議。(4)不要討論、批評或評價任何想法。(5)當提想法過程有中斷時，想辦法使之重新“流動”，因為這個過程往往可以再繼續(xù)。只有當提出的想法都是以前的變換說法時，或者實在沒有什么新的想法時，才終止這個過程。(6)評價這些想法，按照主題或降低的可能性，將它們分成不同的組。

檢查清單：(1)在實際頭腦風暴開始之前，要針對討論的問題進行清晰地界定和溝通。(2)確定應(yīng)用何種方法提出想法，自由發(fā)言還是輪流發(fā)言。(3)記錄每個人的想法，不要試圖修改或重新界定。(4)讓每個人都有機會(或時間)提出想法。(5)在激發(fā)想法的階段，不允許提出批評。(6)一旦提出想法的速度放緩，設(shè)法繼續(xù)，不要中斷頭腦風暴這一過程。(7)當提出想法再次放緩，或者提出的新想法是對以前想法的重復(fù)或簡單修改，終止頭腦風暴過程。(8)評價(和重新完善)這些想法。(9)將這些想法匯總和分組。

書面頭腦風暴法

當書面頭腦風暴法與頭腦風暴法的目的一樣時，它有如下優(yōu)點：(1)每個人都較好地參與這個過程；(2)參與者可以描述得更詳細和提出連貫的想法；(3)當處理一些敏感問題時，可以保證參與者的匿名。

在進行根原因分析時，書面頭腦風暴法的一些典型應(yīng)用，包括對問題、結(jié)果和方式提出想法，消除如下方面的不利因素：(1)期望獲得復(fù)雜的想法；(2)假如應(yīng)用口頭表達，一些人可能會主導(dǎo)頭腦風暴進程。

使用步驟：(1)有關(guān)頭腦風暴法，開始時是通過明確地確定主題來對可能原因進行頭腦風暴的，這取決于用什么方法寫下主題：用陳列室法寫在白板上；用卡片法寫在參加者的個人卡片上。(2)參加者在他們的卡片或白板上寫下想法，鼓勵做出準確解釋。(3)允許參加者添加其它想法用來識別出匯總的想法或者進一步擴充這些想法。(4)讓團隊來討論這些想法，如果可能，把它們分類。

檢查清單：(1)在開始書面頭腦風暴前，清晰界定并與團隊每個成員溝通會議的主題。(2)確定應(yīng)用哪種方法，是陳列室法還是卡片法。(3)激發(fā)每個參加者提出想法，并寫下想法。(4)在每個人完成了想法激發(fā)時，讓團隊試著完善彼此的想法，匯總并擴展這些想法。(5)評價(或重新完善)這些想法。(6)將這些想法匯總并分組。(7)假如書面頭腦風暴法是一個大型項目或過程的一部分，而且對有明確責任和時限的任務(wù)達成一致時，接下來就要進行頭腦風暴結(jié)果之后的活動。

是-非矩陣

是-非矩陣可以幫助我們區(qū)分不同的想法，以及澄清這個問題是或不是針對什么。其目的在于：(1)理解似是而非的問題原因；(2)識別與所討論問題毫無關(guān)系的想法。通過比較“是”和“非”，能更快地確定哪些地方是需要更加注意的。

使用步驟：(1)建立一個6行4列的空矩陣表。(2)在矩陣表的左上角，描述需要分析的問題。(3)在第二欄中填寫“是”的信息，什么受影響、在哪里、什么時候、誰，等。(4)用同樣的方法，在第三欄中填寫“非”的信息。(5)比較第二、三欄中的信息，找出不同或特別之處，填寫到第四欄中。(6)認真分析第四欄中的每一個信息，看是否可能是問題的一個原因。(7)檢驗通過此方法找出的可能的原因，能夠解釋“是”欄和“非”欄中的全部內(nèi)容。假如能解釋，這個或這些就可能是問題的真正原因。

檢查清單：(1)創(chuàng)建一個6行4列的空白矩陣，并填上適當?shù)谋眍^。(2)在第一列中填上標準的內(nèi)容，包括：發(fā)生了什么，什么受到了影響；問題發(fā)生在哪里；問題是什么時候發(fā)生的；問題的程度；誰與這些問題有關(guān)。(3)清晰地界定問題，并把它填到矩陣的左上角。(4)進行頭腦風暴，并在“是”欄和“非”欄中填上準確的內(nèi)容。(5)考慮是否在“非”欄中有一內(nèi)容本來期望發(fā)生但是實際卻沒有發(fā)生。(6)比較“是”和“非”兩欄，在“區(qū)別”一欄中填上適當?shù)膬?nèi)容。(7)假如矩陣填好之后，沒有發(fā)現(xiàn)可能的原因，就需要重新審視矩陣以找出更多的信息。

名義群組技術(shù)

頭腦風暴時，聲音最大的人或一些人有時會主導(dǎo)討論活動。當討論想法時，這些人將繼續(xù)主導(dǎo)，最終可能導(dǎo)致群組達成少數(shù)人的決策。

匿名群組技術(shù)可以形成另外一種頭腦風暴方式，這種方式可以讓所有參與者在選擇方案時有同樣的投票權(quán)。

典型的根原因分析的用途是：(1)發(fā)揮整個群組的潛能，以及激發(fā)出更多有效的想法；(2)對哪些想法需要繼續(xù)全面分析達成一致。

使用步驟：(1)每一個人提出想法，都將這些想法寫到想法卡上，一個想法一張卡片。(2)每場會議的組長給每個想法分配一個字母(從A開始)，標到一張活頁紙上。參與者簡要討論這些想法，澄清認識和消除相似的想法。(3)參與者獨自在排序卡上給這些想法排序，選出5個相對重要的想法并給出1～5的分數(shù)，最重要或最好的給5分，最不重要或不好的給1分。(4)會議組長收集排序卡，匯總分數(shù)。(5)總分最高的想法就是小組最優(yōu)先的想法或方案，將作為根原因分析后續(xù)活動的起點。

檢查清單：(1)在開始頭腦風暴尋找可能的原因之前，清晰界定主題，并告知參與討論的每一個人。(2)挑選一名討論會小組長。(3)給參與者發(fā)放想法卡片。(4)每位參與者提出想法，并寫到自己的想法卡片上。(5)當所有人都提完想法后，把這些想法寫到白板上或活頁紙上，給每個想法標記一個字母。(6)討論這些想法，澄清其中含糊不清的想法，并去掉類似的。(7)讓參與者在不受其他人影響的情況下，使用排序卡獨自把這些想法排序。(8)讓討論會小組長收集卡片，計算所有想法的總點數(shù)(分數(shù))。(9)將排序最高的想法作為團隊達成一致的結(jié)論。

配對比較

供選擇的想法可能有許多，而且各不相同。在這種情況下，可能很難決定投哪個想法一票，最終結(jié)果也許只有通過巧合來確定。

配對比較瞄準的是優(yōu)先權(quán)和達成一致，這要通過一系列的配對比較。二選一的決策要比從眾多方案中選出一種容易得多。

配對比較的典型應(yīng)用包括：(1)對不同的備選問題或原因進行優(yōu)先排序；(2)當有多個選項時，使決策直觀、容易。

與配對比較相似的方法有：(1)平衡表(Balance Sheet)。一種用于列出備選想法的正反兩方面特點的簡單工具，可以用于澄清哪一個想法會繼續(xù)保留;(2)標準評分表(Criteria Rating Form)，有時也稱為標準檢驗(Criteria Testing)。這是一種數(shù)字方法，使用某種評價標準在多個想法中作出選擇；(3)加權(quán)投票(Weighted Voting)。與匿名群組技術(shù)相似的一種方法。

使用步驟：(1)清晰地界定要比較的備選項?？倲?shù)量用N表示，備選項數(shù)量應(yīng)該在可以管理的范圍內(nèi)，一般不超過8項。(2)建立一個矩陣表，備選項用單個大寫字母表示，作為行的表頭；配對的大寫字母作為列的表頭，這樣可以節(jié)省空間。配對的數(shù)量p由公式?jīng)Q定：p=N×(N-1)÷2。(3)所有參與者逐列給每個備選項投票，將票數(shù)填到矩陣中。(4)在所有參與者對全部配對進行完投票后，按照列計算出每個配對的總票數(shù)；這個數(shù)應(yīng)該與參與者人數(shù)相同。(5)按照行計算出每個備選項的總票數(shù)。票數(shù)最高的備選項就是群組要找出的。

檢查清單：(1)配對比較開始之前，先想出一列備選項，例如，通過頭腦風暴法或書面頭腦風暴法。(2)減少備選項的數(shù)量，以便在配對比較中易于控制，一般不超過8個。(3)確定配對的數(shù)量，設(shè)計一個矩陣。(4)讓每位參與者對組成的對投票，按照矩陣中的欄依次進行；記錄票數(shù)。(5)計算每對得票的合計數(shù)，就是將對所在的列的票數(shù)求和。(6)如果在票數(shù)上存在分歧，對有爭議的對重新投票。(7)求出每個備選項(位于行)投票的合計數(shù)。(8)獲得最高票數(shù)的備選項被定義為一致決定。

(未完待續(xù))

摘選自《根原因分析：簡化的工具和技術(shù)》(第二版)